Niezależnie od tego, czy pracujesz dla małego startupu, dużej korporacji, czy czegoś pośredniego, dobra komunikacja i regularne dzielenie się informacjami są kluczowe dla sukcesu. Spotkania, tak stare jak sam biznes, mają być cennym sposobem na upewnienie się, że wszyscy ciężko pracują w kierunku tej samej gwiazdy północnej.
A jednak większość z nas ich nienawidzi. Jak zapewne wiesz zbyt dobrze, spotkania często przynoszą efekt przeciwny do zamierzonego i zajmują znacznie więcej czasu niż są warte. Nie ma nic gorszego niż wychodzenie z pokoju, zastanawiając się, co spędzasz godzinę, szczególnie w zatłoczonym dniu.
Ale czy muszą tak być? Nie. Aby jak najlepiej wykorzystać każde spotkanie, które planujesz lub bierzesz udział, musisz po prostu świadomie unikać najbardziej kłopotliwego czasu. Potrzebuję pomocy? Zebraliśmy listę sztuczek, których możesz użyć do krótszych i bardziej produktywnych spotkań, które z większym prawdopodobieństwem będą znakomitym wykorzystaniem czasu każdego.
1. Wyeliminuj problemy techniczne
Sekundy spędzone na usterkach technicznych mogą szybko przekształcić się w minuty lub, co gorsza, zająć połowę spotkania. Jest to szczególnie powszechne, jeśli chodzi o komunikację z ludźmi, którzy nie są fizycznie obecni. Ponieważ ostatnią rzeczą, którą ktoś chce, to usiąść i spróbować podłączyć laptopa do projektora lub posłuchać 10 minut „czy mnie słyszysz?” Od osoby dołączającej zdalnie, zaopatrz się w odpowiednie narzędzia do wykonania wszystko działa płynnie.
Oprócz technologii współdzielenia ekranu i projekcji dla wszystkich na miejscu niezbędne jest niezawodne oprogramowanie, które łączy Cię ze zdalnymi członkami zespołu. Darmowa wersja Spotkań Skype jest świetnym rozwiązaniem, ponieważ każdy może szybko dołączyć za pomocą dostosowanego (i łatwego do zapamiętania) adresu URL z dowolnego urządzenia - bez konieczności rejestrowania konta lub wykręcania numerów.
2. Zaplanuj krótsze spotkania
Tradycyjne, godzinne spotkanie może trwać wiecznie, z niewielką presją, by wszystko zakończyć i przejść dalej. Planowanie krótszego spotkania może zdziałać cuda pod względem wydajności - po prostu nie ma czasu do stracenia!
Przygotowując spotkanie, rzuć sobie wyzwanie, aby być naprawdę uczciwym co do tego, jak długo to potrwa - i może zaplanować trochę mniej czasu, niż myślisz, że potrzebujesz. Pamiętaj, że długości spotkań nie zawsze muszą być w odstępach 30-minutowych, a golenie zaledwie pięciu lub 10 minut, których nie potrzebujesz, może szybko zsumować się.
Porada profesjonalisty: zastanów się nad ustawieniem timera na komputerze, który każdy będzie widział podczas spotkania - obserwowanie upływającego czasu pomoże ci śledzić.
3. Ustaw konkretny program i trzymaj się go
Tworzenie planu może wydawać się przestarzałą praktyką, ale w rzeczywistości jest to jeden z najbardziej użytecznych sposobów szybkiego przyspieszenia spotkania. Pomyśl o tym: jeśli wyślesz zaproszenie do dyskusji na temat „ofert produktów” bez żadnego innego kontekstu, wszyscy mogą przyjść na spotkanie z różnymi pomysłami na temat tego, co będzie omówione, a będziesz marnować czas na wchodzenie na tę samą stronę.
Zamiast tego wyślij plan dnia na dzień lub dwa z wyprzedzeniem i bądź jak najbardziej szczegółowy. Wypróbuj następujący prosty format dla każdego tematu, który chcesz omówić:
- Konkretny temat
- Co należy przygotować przed spotkaniem
- Jakie aktualizacje zostaną podane podczas spotkania
- Na jakie pytania należy odpowiedzieć podczas spotkania
Szczególnie ważne jest ustalenie czasu na każdy temat - pozwoli to zachować uczciwość co do tego, co może realistycznie zmieścić się na spotkaniu i da ci swobodę w poruszaniu ludzi do przodu, gdy nadejdzie czas na następny punkt porządku obrad.
4. Pokaż, nie mów
Obraz mówi 1000 słów - i dotyczy to również spotkań! Obrazy, wykresy i wykresy często pomagają wyraźnie komunikować się zamiast mówić do każdego punktu - nie wspominając o oszczędzaniu każdemu czasu.
Przygotowując się, pomyśl o wizualizacjach, które mogą ułatwić komunikację. Po co tracić czas na wyjaśnianie aktualizacji produktu, skoro można go zademonstrować na żywo? Po co próbować wymyślać słowa, by dzielić się złożonym pomysłem, kiedy diagram mógłby to zrobić w kilka sekund?
Jeśli jesteś w pokoju ze wszystkimi kolegami, nie bój się wskoczyć i użyć tablicy lub odwrócić komputer, aby pochwalić się tym, nad czym pracujesz. Spotkania ze zdalnymi ludźmi mogą być trudniejsze, ale produkty takie jak darmowe Spotkania Skype często oferują wiele narzędzi do współpracy, dzięki czemu dzielenie się przemyśleniami i ustaleniami na ekranie jest dziecinnie proste. Na przykład darmowy program do przesyłania plików PowerPoint na Spotkania Skype (z interaktywnymi narzędziami, takimi jak wirtualny wskaźnik laserowy) lub funkcja współdzielenia ekranu pozwala ludziom przejrzeć wcześniej starannie przygotowane wizualizacje, a narzędzie do wirtualnej tablicy pozwala kolegom na szkicowanie pomysłów w czasie rzeczywistym.
5. Wiedzieć, jak pozwolić wszystkim ważyć
Tak, spotkanie powinno polegać na współpracy, ale kiedy wszyscy próbują mówić swoje słowa, rozmowa może szybko wydłużyć się, niż wszyscy zamierzają. Spróbuj więc znaleźć kreatywne sposoby na rozważenie każdego, bez konieczności poświęcania czasu na spotkanie.
Na przykład ankiety lub szybki pokaz rąk są przydatnymi sposobami, aby uniknąć uzyskiwania zbyt wielu opinii lub dyskusji, która szybko zamienia się w wszystkich, którzy rozmawiają ze sobą podczas próby szybkiego osiągnięcia konsensusu - frustrująca strata czasu. Jeśli organizujesz wirtualne spotkanie, możesz skorzystać ze zintegrowanej funkcji czatu, takiej jak ta, którą oferuje bezpłatny produkt Skype Meetings, aby umożliwić użytkownikom przesłanie pytań na koniec odpowiedzi lub umożliwić innym wypowiedzenie się na nie-pilne przemyślenia. na po spotkaniu.
6. Wytnij spotkania, do których tak naprawdę nie musisz chodzić
Chociaż może się wydawać, że musisz uczestniczyć w każdym spotkaniu, na które jesteś zaproszony, możesz zrezygnować z takiego, o którym wiesz, że nie będzie dobrym wykorzystaniem czasu. Jeśli nie prezentujesz się lub nie jest to ściśle powiązane z czymś, nad czym pracujesz, być może najlepiej będzie później nadrobić zaległości.
Pamiętaj, że dobry pracownik i silny członek zespołu wie, jak ustalać priorytety i być produktywnym. Twoje decyzje i wyniki mają wpływ na wszystkich, więc pamiętaj, że sposób, w jaki wykorzystujesz swój czas, ma również wpływ na twój zespół.
Nie wiesz, jak z wdzięcznością zrezygnować? Porozmawiaj bezpośrednio z organizatorem, aby poinformować go, że chociaż cenisz sobie zapętlenie, jesteś w świetnej formie z tym, nad czym pracujesz i wolisz nadrobić zaległości później. Jeśli organizatorem jest Twój szef, pamiętaj o swoich postępach i szczegółowym planie dalszego działania, na przykład: „Jestem podekscytowany dzisiejszą dyskusją, ale wciąż szukam nowych numerów dla Project Blue. Czy miałbyś coś przeciwko, gdybym nie spuszczał głowy i zapisywał notatki później?
Spotkania mogą być naprawdę najlepszym czasem spędzonym w ciągu dnia, o ile są starannie zaplanowane i po mistrzowsku prowadzone. Te sztuczki powinny pomóc ci się tam dostać!
