Umieszczanie podpisu jest prawdopodobnie najłatwiejszym elementem tworzenia e-maili, i to nie tylko dlatego, że nie ma jednoznacznych reguł dla tej części etykiety e-mailowej.
Miejsce docelowe podpisu elektronicznego
Umieść swój podpis e-mailowy tuż pod końcem odpowiedzi tekstowych, a także w nowych wiadomościach. Zrób to zarówno w e-mailach, które wysyłasz profesjonalnie, jak i tym, które trafiają do rodziny i przyjaciół.
- Rozważmy jednak, że w ogóle nie używamy podpisu w prywatnych wiadomościach, ponieważ prywatna korespondencja może być bardziej intymna niż sformalizowane wiadomości z użyciem wysoce strukturalnego podpisu.
- W odpowiedziach nie ma również dobrej opcji podpisu ani skróconego; odbiorca przecież już cię zna.
W praktyce rozmieszczenie podpisów e-mail będzie różnić się w zależności od preferencji ustawionych w programie poczty e-mail:
- Jeśli uwzględnisz oryginalne wiadomości za pomocą wcięć i selektywnego cytowania, Twój podpis będzie zazwyczaj wyświetlany u dołu wiadomości.
- Jeśli zacytujesz leniwie, umieszczając wiadomość na wierzchu (niepopielonej) oryginalnej wiadomości, twój podpis zwykle będzie pomiędzy twoją wiadomością a oryginalną wiadomością, którą cytujesz, tuż nad linią "- Pierwotna wiadomość -".
Różnica między leniwymi kwotowaniami a cytowaniem selektywnym często jest funkcją używanego klienta poczty e-mail lub standardów twojego zawodu. Miłośnicy Linuksa, na przykład, często polegają na selektywnym cytowaniu, podczas gdy Microsoft Outlook domyślnie leniwie cytuje.
Błędy dotyczące umieszczania podpisów w e-mailach, których powinieneś unikać
Podpisanie podpisu tam, gdzie go nie ma, nie stanowi większego wykroczenia przeciwko etykiecie, ale mimo to powinieneś unikać typowych błędów przy rozmieszczaniu, aby zmniejszyć zamieszanie.
- Podpis u góry, odpowiedź w wierszu poniżej: czytelnicy są uwarunkowani, aby nie patrzeć daleko poza jakikolwiek podpis, który napotykają. Jeśli Twój program lub usługa e-mail jest skonfigurowana tak, aby umieścić swój podpis na cytowanym tekście w odpowiedziach i odpowiedziach do przodu, nie wpisuj niczego w cytowanym tekście. Szanse są takie, że odbiorcy będą zastanawiać się nad pustą odpowiedzią, ale być może nie na tyle długo, aby znaleźć odpowiedzi w cytowanej części. Zamiast tego odpowiedz nad podpisem lub przenieś podpis na sam dół.
- Podpis na samym dole, odpowiedz wszystkim na górze: jeśli odpowiesz na górze, ale twój podpis e-mail jest na dole, odbiorcy nigdy nie zobaczą podpisu lub, jeśli go widzą, podpis może wysłać im polowanie na tekst odpowiedzi w linii, który mogli pominąć. Zamiast tego: przenieś podpis powyżej cytowanej części i pod swoją odpowiedź.
Podpisy na ogół
Twój podpis e-mail nie jest dłuższy niż cztery lub pięć linii tekstu i zawiera standardowy ogranicznik podpisu. Twój podpis nie jest szerszy niż 75 znaków. Unikaj, w miarę możliwości, obrazów, ponieważ niektóre programy pocztowe traktują osadzone obrazy jak załączniki i wyciągają je z samej wiadomości.
Postscripts
Naturalnie, umieszczenie podpisu w sugerowanych miejscach daje możliwość włączenia postscriptów tuż pod nim. Należy jednak pamiętać, że niektóre programy i usługi e-mail traktują wszystko, co znajduje się poniżej ogranicznika podpisu, jako część samego podpisu. Jako alternatywę dodaj swój postscript poniżej "podpisanie" głównego tekstu wiadomości swoim imieniem, ale powyżej podpisu wiadomości e-mail.
