Korzystanie z Microsoft'sKorespondencja seryjna Funkcja ta umożliwia wysyłanie tego samego dokumentu z niewielkimi zmianami do dużej liczby odbiorców. Termin łączenie wynika z faktu, że jeden dokument (na przykład litera) zostaje scalony z dokumentem źródła danych, takim jak arkusz kalkulacyjny.
Dane do tego samouczka można skompilować z większością wersji Microsoft Excel, w tym 2007, 2010, 2013, 2016 i Office 365.
Funkcja korespondencji seryjnej programu Microsoft Word jest zgodna z programami Word 2010, 2013, 2016 i Office 365.
Słowa Korespondencja seryjna funkcja działa bezproblemowo z danymi z Excela. Podczas gdy program Word umożliwia również tworzenie źródła danych, opcje korzystania z tych danych są ograniczone. Jeśli masz już dane w arkuszu kalkulacyjnym, nie ma sensu ponownie wpisywać wszystkich informacji do źródła danych programu Word.
Przygotowywanie danych do korespondencji seryjnej
Teoretycznie można użyć dowolnego arkusza programu Excel w funkcji korespondencji seryjnej programu Word bez specjalnego przygotowania. Należy jednak poświęcić trochę czasu na przygotowanie arkusza roboczego, aby zoptymalizować proces korespondencji seryjnej.
Uporządkuj dane arkusza kalkulacyjnego
Twoje dane Excela powinny być starannie zorganizowane wydziwianie i kolumny. Pomyśl o każdym wierszu jako pojedynczym rekordzie i każdej kolumnie jako polu, które chcesz wstawić do dokumentu. Jeśli potrzebujesz aktualizacji, zapoznaj się z samouczkiem wprowadzania danych Excel.
Utwórz wiersz nagłówka
Utwórz wiersz nagłówka dla arkusza, którego chcesz użyć do korespondencji seryjnej. ZAwiersz nagłówka jest wierszem zawierającym etykiety identyfikujące dane w komórkach pod nim. W programie Excel czasami można wyróżnić rozróżnienie między danymi a etykietami, dlatego należy je wyczyścić, używając pogrubionego tekstu, obramowań komórek i cieniowania komórek, które są unikatowe dla wiersza nagłówka - dzięki temu program Excel odróżnia go od pozostałych danych.
Później, gdy łączysz dane z dokumentem głównym, etykiety pojawiają się jako nazwy pól scalania, więc nie ma wątpliwości, jakie dane wstawiasz do dokumentu.
Dobrą praktyką jest oznaczanie kolumn w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, ponieważ pomaga to zapobiec błędom użytkownika w przyszłości.
Umieść wszystkie dane na jednym arkuszu
Dane, których zamierzasz używać do korespondencji seryjnej, muszą znajdować się na jednym arkuszu; jeśli jest rozłożony na wiele arkuszy, musisz połączyć arkusze lub przeprowadzić wiele scaleń poczty. Upewnij się również, że arkusze są wyraźnie nazwane, ponieważ musisz wybrać arkusz, którego zamierzasz używać, nie oglądając go.
Powiązanie źródła danych w korespondencji seryjnej
Aby powiązać przygotowany arkusz kalkulacyjny Excel z dokumentem Word:
-
Kliknij na Mailingi patka z faborek.
-
Wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną aby uzyskać dostęp do upuścić.
Ponieważ będziemy pisać nasze dane w liście dla tego przykładu, wybierzemy List opcja z upuścić.
-
Wybierz Wybierz odbiorców aby uzyskać dostęp do upuścić.
Chcemy zaimportować nasze dane z zapisanego arkusza programu Excel, więc wybierz opcję Użyj istniejącej listy … opcja.
-
W oknie dialogowym znajdź i wybierz plik Excel.
Kliknij dobrze kontynuować.
-
Od Wybierz tabelę Okno dialogowe, wybierz arkusz z twoją tabelą i kliknij dobrze przycisk.
Jeśli twój Excel ma nagłówki kolumn, upewnij się, że Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn opcja jest zaznaczona.
-
Kliknijdobrze.
Teraz, gdy źródło danych zostało powiązane z głównym dokumentem, możesz rozpocząć wprowadzanie tekstu lub edytowanie dokumentu Word. Nie można jednak wprowadzać zmian w źródle danych w programie Excel. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w danych, musisz zamknąć dokument w programie Word, zanim będzie można otworzyć źródło danych w programie Excel.
Wstawianie pól do swojego dokumentu
-
KliknijWstaw pole scalania na pasku narzędzi Korespondencja seryjna, aby otworzyćWstaw pole scalania upuścić.
-
Podświetl nazwę pola, które chcesz wstawić z listy i kliknijWstawić.
Przeglądanie dokumentów korespondencji seryjnej
Podczas wstawiania pól scalania do dokumentu program Word nie przenosi formatowania danych ze źródła danych. Jeśli chcesz zastosować formatowanie, takie jak kursywa, pogrubienie lub podkreślenie, musisz to zrobić w programie Word.
Jeśli przeglądasz dokument z polami, wybierasz podwójne strzałki po obu stronach pola, do którego chcesz zastosować formatowanie. Jeśli przeglądasz scalone dane w dokumencie, zaznacz tekst, który chcesz zmienić.
Wszelkie zmiany formatowania są przenoszone na wszystkie scalone dokumenty, a nie tylko na poszczególne.
Podgląd dokumentów scalonych
Aby wyświetlić podgląd scalonych dokumentów, kliknij przyciskWyświetl scalone dane na pasku narzędzi Korespondencja seryjna. Ten przycisk działa jak przełącznik, więc jeśli chcesz wrócić do przeglądania tylko pól, a nie danych, które zawierają, kliknij ponownie.
Przeglądaj scalone dokumenty, korzystając z przyciski nawigacyjne na Korespondencja seryjna faborek. Są to od lewej do prawej:Pierwszy rekord, Poprzednie nagranie, Przejdź do rekordu, Następny rekord, i Ostatni rekord.
Przed scaleniem dokumentów przejrzyj wszystkie lub wszystkie, aby zweryfikować, czy wszystko zostało poprawnie scalone. Zwróć szczególną uwagę na interpunkcję i odstępy wokół scalonych danych.
Kiedy jesteś gotowy do scalenia dokumentów, masz dwie możliwości. Bez względu na wybraną metodę wyświetlane jest okno dialogowe, w którym można powiedzieć programowi Word, aby scalił wszystkie rekordy, bieżący rekord lub zakres rekordów. Kliknij przycisk opcji obok swojego wyboru, a następnie kliknijdobrze. Jeśli chcesz scalić zakres, wstaw numer początkowy i końcowy rekordów, które chcesz uwzględnić w scaleniu, zanim kliknieszdobrze. Jeśli zdecydujesz się wydrukować dokumenty, po pojawieniu się okna dialogowego pojawi się znak Wydrukować Okno dialogowe. Możesz wchodzić w interakcje z nim tak samo, jak w przypadku każdego innego dokumentu. Sfinalizuj dokument korespondencji seryjnej
