Kryteria są ukierunkowane na określone dane w kwerendach bazy danych Microsoft Access. Dodając kryteria do zapytania, użytkownik może skupić się na informacjach, które zawierają tekst klucza, daty, region lub symbole wieloznaczne w celu objęcia szerokiego zakresu danych. Kryteria zapewniają definicję danych wyciągniętych podczas zapytania. Po wykonaniu zapytania wszystkie dane, które nie zawierają zdefiniowanych kryteriów, są wykluczane z wyników. Ułatwia to uruchamianie raportów o klientach w niektórych regionach, stanach, kodach pocztowych lub krajach.
Rodzaje kryteriów
Typy kryteriów ułatwiają określenie typu zapytania do uruchomienia. Zawierają:
- Numeryczne-Karty na podstawie liczby, na przykład daty, kwoty w dolarach lub numeru kierunkowego
- Tekst-Kryteria oparte na tekście, takie jak kraj, nazwisko lub informacje z pola komentarza.
- Zero- Kwerendy, które szukają wpisów, które mają puste pole, co jest przydatne do upewnienia się, że wszystkie istotne informacje są dostarczane w bazie danych, na przykład w celu spisania lub utrzymania informacji o klientach.
- Dzika karta-To może być dowolny z poprzednich typów zapytań. Symbol wieloznaczny przyciąga szerszy zakres danych i najlepiej go używać, gdy użytkownik nie jest pewny konkretnej daty lub potrzebuje wyciągnąć zakres danych o wszystkich klientach, którzy zamówili określony rodzaj usługi.
- Warunkowy-Używany do pobierania danych na podstawie wielu typów kryteriów. Kryteria warunkowe są zaawansowane, a użytkownicy powinni przyzwyczaić się do podstawowych kryteriów, zanim spróbują zastosować kryteria warunkowe.
Jak dodawać kryteria w programie Access
Zanim zaczniesz dodawać kryteria, upewnij się, że rozumiesz, jak tworzyć zapytania i modyfikować zapytanie. Po zapoznaniu się z tymi podstawami, poniżej przedstawiamy kryteria dodawania nowych zapytań.
- Utwórz nowe zapytanie.
- Kliknij Kryteria dla wiersza w siatce projektu, w którym chcesz dodać kryteria. Na razie wystarczy dodać kryteria dla jednego pola.
- Kliknij Wchodzić po zakończeniu dodawania kryteriów.
- Wykonaj zapytanie.
Sprawdź wyniki i upewnij się, że zapytanie zwróciło dane zgodnie z oczekiwaniami. W przypadku prostych zapytań nawet zawężenie danych w oparciu o kryteria może nie wyeliminować wielu niepotrzebnych danych. Zapoznanie się z dodawaniem różnych typów kryteriów ułatwia zrozumienie, w jaki sposób kryteria wpływają na wyniki.
Kryteria Przykłady
Kryteria numeryczne i tekstowe są prawdopodobnie najbardziej rozpowszechnione, dlatego dwa przykłady dotyczą kryteriów daty i lokalizacji.
Aby wyszukać wszystkie zakupy dokonane 1 stycznia 2015 r., Wprowadź następujące informacje w pliku Projektant zapytań:
- Pole - wprowadź datę
- Stół - wprowadź Zakup
- Kryteria - wprowadź 1/1/15
Aby wyszukać zakupy na Hawajach, wprowadź następujące informacje w polu Projektant zapytań.
- Pole - wprowadź kraj / region
- Stół - wprowadź klientów
- Kryteria - wprowadź Hawaje
Jak używać symboli wieloznacznych
Symbole wieloznaczne dają użytkownikom możliwość wyszukiwania więcej niż jednej daty lub lokalizacji. W programie Microsoft Access gwiazdka (*) jest znakiem wieloznacznym. Aby wyszukać wszystkie zakupy dokonane w 2014 r., Wprowadź następujące dane.
- Pole - wprowadź datę
- Stół - wprowadź Zakup
- Kryteria - wpisz "14"
Aby wyszukać klientów w stanach zaczynających się od "W", wprowadź poniższe.
- Pole - wprowadź kraj / region
- Stół - wprowadź klientów
- Kryteria - wprowadź jako "W *"
Wyszukiwanie wartości zerowych i zerowych
Wyszukiwanie wszystkich pozycji dla pustego pola jest stosunkowo proste i dotyczy zarówno zapytań numerycznych, jak i tekstowych.
Aby wyszukać wszystkich klientów, którzy nie mają danych adresowych, wprowadź następujące informacje.
- Pole - Podaj adres
- Stół - wprowadź klientów
- Kryteria - wchodzić ""
Przyzwyczajenie się do wszystkich możliwości może zająć trochę czasu, ale przy odrobinie eksperymentów łatwo jest zobaczyć, w jaki sposób kryteria mogą kierować określone dane. Generowanie raportów i przeprowadzanie analiz jest znacznie prostsze po dodaniu odpowiednich kryteriów.
Uwagi dotyczące dodawania kryteriów dostępu do zapytań
Aby uzyskać najlepsze wyniki, użytkownicy muszą pomyśleć o tym, co należy uwzględnić w danych ciągnąć. Na przykład:
- Jakie wyniki są potrzebne? Kwerendy można uruchamiać na wartości numeryczne, daty, tekst i wartości puste.
- Jaki jest najprostszy sposób na pobranie najbardziej szczegółowych danych? Użytkownicy, którzy są zainteresowani dostawami zrealizowanymi w ciągu roku i którzy byli ich najlepszymi klientami w tym samym czasie, potrzebują tylko zapytania, które pobiera dane i zawiera nazwy klientów i kwoty w dolarach dla zamówień. Użytkownicy, którzy chcą pobierać dane o nowych umowach w oparciu o najnowsze kampanie marketingowe, potrzebują czegoś bardziej złożonego; zapytanie musi uwzględniać kilka różnych pól.
- Jaka jest najmniejsza ilość danych? Określa, jaka część powinna zostać uwzględniona w zapytaniu, co zawęża niezbędne kryteria.
- Czy istnieje zapytanie, które można zmodyfikować? Przy pierwszym uruchomieniu programu Access odpowiedź brzmi "nie", ale najlepiej zacząć od sprawdzenia istniejących zapytań, ponieważ baza danych staje się bardziej niezawodna.
- Czy jest prawdopodobne, że zapytanie to będzie musiało zostać ponownie pobrane? Pomaga to ustalić, czy zapytanie powinno zostać zapisane i zapisane dla wszystkich użytkowników, którzy mogą go potrzebować.Nawet jeśli firma pobiera dane tylko w 2015 r., Można używać symboli wieloznacznych w zapisanej wersji, aby można było przeprowadzić ponowne przetwarzanie kwerendy.
