Jeśli jesteś właścicielem lub menedżerem sklepu, już wiesz dokładnie, jak ważne jest posiadanie odpowiedniej bazy danych. Od inwentarza i wysyłki do pracowników i klientów, wiesz, że nawet powolny dzień wymaga dużej ilości danych. Prawdziwe pytanie brzmi, jakiego rodzaju bazy danych potrzebujesz? Mamy nadzieję, że nie próbowali Państwo zachować tych informacji w programie Microsoft Excel. Jeśli masz, możesz rozważyć rozpoczęcie od podstawowej bazy danych, takiej jak Microsoft Access, aby móc łatwo przenieść dane do bazy danych.
Rodzaj i wielkość prowadzonego sklepu stanowią dużą różnicę w tym, jakiego rodzaju baza danych ma największy sens. Jeśli twój sklep jest okresowo zakładany na targu, to masz bardzo różne potrzeby niż sklep z cegły i zaprawy. Jeśli sprzedajesz żywność, musisz śledzić daty wygaśnięcia w ramach inwentarza. Jeśli sklep detaliczny jest dostępny online, będziesz musiał śledzić opłaty, koszty wysyłki i informacje o opiniach. Istnieje jednak wiele rzeczy, które mają wspólne wszystkie sklepy, takie jak zapasy i przepływy pieniężne. Aby pomóc Ci wybrać najlepszą bazę danych dla Twoich konkretnych potrzeb, oto kilka rzeczy, które powinieneś rozważyć.
Informacje do śledzenia w bazie danych
Prowadzenie sklepu detalicznego pociąga za sobą śledzenie wielu różnych aspektów. Nie tylko musisz mieć oko na inwentarz, musisz mieć pewność, że masz wystarczająco dużo sposobów na wyświetlenie towarów (takich jak kosze, wieszaki, stojaki i skrzynie), materiałów do przedstawienia ceny towarów, rachunków, informacje o sprzedaży i informacje o kliencie. Jest dużo do namierzenia, a bazy danych znacznie ułatwiają zarządzanie Twoim sklepem.
Sklepy internetowe mogą być trudne do zarządzania, ponieważ musisz śledzić znacznie więcej, na przykład koszty wysyłki. Baza danych znacznie ułatwia obsługę wszystkich tych różnych aspektów bez konieczności ciągłego odwoływania się do historii klienta lub sprzedaży. Można nawet eksportować informacje, takie jak raporty, i przesyłać je do bazy danych, aby nie musieć radzić sobie z problemami ręcznego wprowadzania.
Decydowanie, czy kupić, czy zbudować
To, czy powinieneś kupić, czy zbudować bazę danych, jest dużym pytaniem i zależy to całkowicie od wielkości Twojej firmy i miejsca, w którym chcesz ją wziąć. Jeśli dopiero zaczynasz i masz czas na swoje ręce (ale bardzo ograniczoną ilość gotówki), budowanie własnej bazy danych to świetny sposób, aby dostosować ją do twoich unikalnych potrzeb. Jest to szczególnie ważne, jeśli dopiero zaczynasz sklep internetowy. Jeśli otworzysz bazę danych tuż przed otwarciem sklepu internetowego, będziesz miał o wiele lepsze pojęcie o swoich zapasach i punkcie początkowym. To fantastyczne dane, aby mieć łatwy dostęp do nadchodzącego sezonu podatkowego, dzięki czemu możesz być na bieżąco ze swoimi zapasami, a także danymi klientów.
Jeśli masz większy biznes, a zwłaszcza coś w rodzaju franczyzy, kupowanie bazy danych będzie działało lepiej dla ciebie. Pomoże ci przejść przez wszystkie rzeczy, o których w przeciwnym razie zapomnisz. Szanse są, nie będziesz miał czasu na tworzenie bazy danych i zarządzanie nią, więc najlepiej jest mieć wszystkie podstawowe zasady. Zawsze możesz tworzyć własne modyfikacje.
Znalezienie odpowiedniego programu bazy danych
Jeśli zdecydujesz się na zakup programu bazodanowego, będziesz musiał poświęcić dużo czasu na zbadanie różnych opcji. Istnieje wiele rodzajów sklepów detalicznych, a rynek baz danych dostosowuje się do unikalnych potrzeb tych różnych typów. Jeśli pracujesz z produktami i artykułami spożywczymi, potrzebujesz czegoś, co pomoże ci śledzić łatwo psujące się produkty. Jeśli masz sklep jubilerski, musisz mieć możliwość śledzenia ubezpieczenia na wartościowych przedmiotach. W przypadku sklepów, które mają obecność online i obiekt z cegły i zaprawy, zdecydowanie potrzebujesz czegoś, co obejmuje wiele różnych kątów dla twojego inwentarza, opłat, podatków i administracyjnych aspektów działalności. Jeśli sprzedajesz produkt z określonego przedmiotu, musisz wcześniej o tym wiedzieć, aby od razu zaznaczyć, że jest on wyprzedany w internetowej części sklepu.
Zanim zaczniesz, pomyśl o wszystkim, co musisz śledzić, a następnie upewnij się, że te bazy danych, które uważasz za minimalne, mają te elementy. Istnieje wiele baz danych na rynku, więc powinieneś być w stanie uzyskać wszystko, czego potrzebujesz za bardzo rozsądną cenę.
Tworzenie własnej bazy danych
Jeśli planujesz utworzyć własną bazę danych, musisz określić program, którego chcesz użyć. Microsoft Access wydaje się być programem typu "go-to", ponieważ jest potężny i stosunkowo niedrogi. Możesz importować i eksportować dane z innego oprogramowania firmy Microsoft (co jest niezwykle pomocne, jeśli śledziłeś informacje w programie Excel). Możesz także ładować wiadomości e-mail, listy sprzedaży i inne dokumenty (zarówno z Worda, jak i Outlook'a) do bazy danych i tworzyć z nich szablony. Dostęp ma dodatkową zaletę, że posiada znaczną liczbę darmowych szablonów i plików, dzięki czemu nie trzeba zaczynać od zera. Możesz pobrać bezpłatny szablon, a następnie dokonać niezbędnych modyfikacji, aby baza danych zawierała wszystko, czego potrzebujesz.
Znaczenie konserwacji
Bez względu na to, w jaki sposób zdobywasz bazę danych, będziesz musiał utrzymywać ją dla bazy danych, aby nadal była przydatna. Jeśli nie nadążysz za takimi rzeczami, jak zapasy, adresy, zmiany w rozliczeniach lub sumy sprzedaży, baza danych kończy się po prostu innym urządzeniem bez żadnego celu. Pomyśl o swoich danych w ten sam sposób, w jaki myślisz o swojej księgowości. Jeśli nie nadążysz za wszystkimi transakcjami i zmianami, wpędzi cię to w kłopoty.Nie musisz mieć osoby z branży IT, która mogłaby nią zarządzać na początku, chociaż może być bardzo pomocna. Im większy Twój sklep, tym więcej czasu poświęcisz na utrzymanie i zarządzanie danymi.
