Wybór odpowiedniego pakietu EDMS dla wykonywanej pracy jest kluczem do pomyślnego wdrożenia procedur zarządzania dokumentami w biurze. Rzućmy okiem na pięć największych pakietów i zważ ich zalety i wady, zanim kupisz.
Vault Collaboration
Autodesk Vault Collaboration ma dwa warianty: Vault dla AEC i Vault for Manufacturing. W zależności od rodzaju wykonywanej pracy jeden z nich z pewnością zapewni wszystkie narzędzia EDMS, których będziesz potrzebować. Ponieważ Vault jest produktem Autodesk, możesz mieć pewność, że są w pełni rozwinięte i ściśle zintegrowane z odpowiednim oprogramowaniem do projektowania Autodesk. Każdy program ma rozszerzoną funkcjonalność, jeśli korzystasz z pionów AutoCAD jako podstawowego pakietu projektowego. To nie znaczy, że Vault jest ograniczony do pracy z tymi programami, nie jest. Vault integruje się z MicroStation i całą linią produktów Microsoft Office, ale jego prawdziwą siłą jest to, jak dobrze wiąże się z różnymi pakietami projektowymi Autodesk.
Mój zespół pracuje w dziedzinie infrastruktury, a Civil 3D to nasze główne oprogramowanie do projektowania. Mając to na uwadze, przełączamy całą naszą firmę z Meridian i na Vault AEC Collaboration, ze względu na dodatkowe korzyści, jakie daje nam dzielenie się danymi w plikach, których nie zapewnia żadne inne oprogramowanie EDMS. Ponieważ program Civil 3D tworzy wszystkie informacje o projekcie (wyrównania, powierzchnie itp.) W ramach jednego rysunku, należy ręcznie utworzyć odniesienie do danych, aby umożliwić użytkownikom udostępnianie tych danych między plikami. Vault AEC ma już wbudowaną funkcjonalność: po zamknięciu pliku w Civil 3D, Vault interweniuje i pyta, czy chcesz udostępnić te informacje projektowe każdemu innemu rysunkowi w projekcie Vault. Jedno kliknięcie przycisku i to, co kiedyś było mylącym procesem ręcznym, odbywa się w spójny i skuteczny sposób.
Istnieje wiele innych integracji produktów Vault i AutoCAD, takich jak automatyczne łączenie z Menedżerem zestawów arkuszy, dzięki czemu można generować całe zestawy rysunków w jednym kroku, a bloki tytułowe i arkusze okładek są aktualizowane automatycznie po zmianie właściwości projektu i dodaniu lub usunięciu plików. Vault to bardzo rozbudowany i dostosowywany pakiet EDMS, który dostaje moją najwyższą rekomendację dla każdego, kto regularnie korzysta z produktów Autodesk.
Integracja Meridian
Meridian Integration to bardzo silny pakiet EDMS, który ma jedne z najbardziej zaawansowanych funkcji integracji dostępnych na rynku. Meridian współpracuje z niemal każdym dużym pakietem oprogramowania w twoim systemie i ma wysoko rozwinięty interfejs ze wszystkimi głównymi systemami CAD. Chociaż nie koncentruje się na żadnej konkretnej branży AEC, Meridian ma bardzo ładne ogólne sterowanie do integracji ze standardowymi programami AutoCAD, MicroStation i innymi pakietami kreślarskimi. Aby wyjść poza to, Meridian pozostawił otwarty programowalny interfejs użytkownika, którego można użyć do dostosowania programu, aby uzyskać dostęp do praktycznie dowolnej funkcji w tych systemach CAD.
Ta skalowalność jest jedną z mocnych stron Meridian; możesz naprawdę dostosować program do własnego procesu workflow za pomocą tylko odrobiny programowania. Jeśli nie masz programisty obsługującego pracowników, większość sprzedawców oferuje dostosowanie w rozsądnych cenach. Użyliśmy tego programu na obecnym stanowisku przez większą część dekady i udało nam się zebrać kilka funkcji oszczędzających czas przy minimalnych nakładach inwestycyjnych. Przeniesienie projektu, kreślenie partii, podpis elektroniczny i pół tuzina innych dostosowań pozwoliło nam zaoszczędzić niezliczone tysiące płatnych godzin.
Zdolność Meridiana do śledzenia zmian w pliku, tworzenia kopii zapasowych i poprawek za pomocą jednego kliknięcia oraz do przeglądania plików i linii czerwoną bez konieczności otwierania rzeczywistego rysunku są fantastycznymi narzędziami. Ostrzegam cię jednak, że jest to złożony system i że istnieje pewna krzywa uczenia się, dzięki której użytkownicy mogą czuć się z tym komfortowo. Meridian jest bardzo skoncentrowany na Autodesk Inventor, ale jest tak konfigurowalny, że dostosowanie go do różnych gałęzi przemysłu nie stanowi żadnego problemu. Podczas pracy z programem Inventor wykonuje cudowną pracę polegającą na tworzeniu katalogów części, śledzeniu wersji komponentów i tworzeniu plików wizualizacyjnych. Jeśli Inventor jest twoim podstawowym programem do projektowania, to Meridian jest z pewnością pakietem dla ciebie.
Adept
Adept od Synergis Software jest w pełni funkcjonalnym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami, które posiada wszystkie standardowe podstawowe procedury, które możesz znaleźć w dowolnym zaawansowanym systemie EDMS. Pozwala na pełną konfigurację metadanych pól niestandardowych, sprawdzanie / usuwanie dokumentów przez użytkowników, kontrolę wersji i ścieżki audytu, aby śledzić, kto co zrobił, a kiedy wszystkie pliki.
Adept koncentruje się głównie na przemyśle wytwórczym i integruje się z programami takimi jak Inventor i SolidWorks, co oznacza, że Adept ma możliwość bezpośredniego łączenia się z elementami rysunkowymi, takimi jak atrybuty i nazwy bloków, aby automatycznie generować części i listy materiałów. Adept ma również zintegrowanego klienta, który działa wewnątrz dowolnego oprogramowania AutoCAD, aby dać użytkownikom bezpośredni dostęp do struktur plików projektu bez konieczności opuszczania AutoCAD. Podobnie, Adept ma identyczną integrację z linią produktów MicroStation firmy Bentley.
Ponieważ jest tak mocno skoncentrowany na produkcji, integracja Adeptów z SolidWorks z systemów Dassault jest jednym z jego najsilniejszych komponentów. Użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do części i złożeń, uruchamiać na nich zapytania o statusie, a nawet przeszukiwać wiele wersji i automatycznie aktualizować komponenty swojego projektu za pomocą panelu zadań Adept, który działa całkowicie w SolidWorks.Przez to okienko możesz przeglądać dowolną część lub zespół i najeżdżać na nią myszką, aby uzyskać podpowiedzi wyświetlające bieżący stan każdej części. Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny plik w bazie danych, aby go otworzyć / edytować bez konieczności opuszczania otwartego pliku. To duża oszczędność czasu: możesz modyfikować elementy swojego projektu w locie i natychmiast widzieć zmiany odzwierciedlone w ogólnych planach bez konieczności zamykania pliku.
Jedynie negatywny wpływ Adeptów jest największy: jest on przeznaczony dla przemysłu wytwórczego. Jeśli to twój świat, to Adept może być dla ciebie odpowiednim EDMS. Jeśli jednak pracujesz głównie w jakiejkolwiek innej branży AEC, możesz chcieć ominąć ten pakiet i poszukać czegoś lepszego do tego, co robisz.
AutoEDMS
AutoEDMS firmy ACS Software to oprogramowanie do zarządzania dokumentami inżynierskimi, które może być atrakcyjne dla mniejszych firm. AutoEDMS ma standardowe kontrolki check-in / out, workflow, rewizję i zestawianie bloków tytułowych, które spodziewasz się zobaczyć w każdym pakiecie EDMS, ale poza tym, utrzymuje rzeczy dość proste. AutoEDMS nie ma zaawansowanych danych i łączy do części, które ma wielu konkurentów, ani nie ma zaawansowanych narzędzi do dostosowywania i integracji większych programów. To niekoniecznie jest złe. Czasami potrzebny jest prostszy interfejs, więc po co kupować program dający więcej niż kiedykolwiek używałeś?
AutoEDMS to raczej ogólny system zarządzania dokumentami, pozwalający na podstawową kontrolę centralnej bazy danych do przechowywania i manipulowania plikami, zamiast koncentrowania się na pakietach projektowych specyficznych dla branży. Integruje się z AutoCAD, MicroStation, SolidWorks i innymi podobnymi produktami, ale nie oferuje w pełni rozszerzonego łącza danych, które robią inne pakiety EDMS.
Jeśli chcesz przenieść się do systemu EDMS po raz pierwszy, może to być dobry wybór. Prostszy interfejs zapewni pracownikom wygodę dzięki podstawowym koncepcjom zarządzania dokumentami bez pomieszania tematu z dziesiątkami zaawansowanych funkcji, których możesz nigdy nie potrzebować. Zacznij od mniejszego oprogramowania, takiego jak to, i daj sobie i swoim pracownikom czas na wygodne korzystanie z środowiska EDMS, zanim przejdziesz do bardziej niezawodnego pakietu, który specjalizuje się w Twojej branży.
Control Central
Content Central z Ademero jest bardziej prostym pakietem do zarządzania dokumentami niż system EDMS, ale ponieważ pozwala na przechowywanie i dostęp do dowolnego typu plików przy użyciu ich natywnego programu, zdecydowałem się włączyć go tutaj. Content Central to rozszerzony system zarządzania plikami, który pozwala zachować wszystkie i wszystkie pliki w ramach zdefiniowanej struktury folderów projektu i przypisać rozszerzone informacje do każdego pliku w ramach tej struktury. Posiada standardowe funkcje check-in / out oraz narzędzia do automatycznego nazywania plików i indeksowania.
W przeciwieństwie do większości innych pakietów EDMS, Control Central ma również wbudowaną funkcjonalność do skanowania dokumentów i korzystania z funkcji automatycznego rozpoznawania, aby określić, czym one są i gdzie znajdują się w projekcie. To może być bardzo dobra funkcja do obsługi faktur i umów od konsultantów i klientów. Ten program ma również bardzo przyjemny system monitorowania zatwierdzeń i udostępniania / współpracy przy plikach z innymi użytkownikami.
Z technicznego punktu widzenia ten pakiet jest nieco ograniczony. Nie ma możliwości integracji z pakietem projektowym i nie ma prostej wtyczki umożliwiającej dostęp do bazy danych z poziomu innego oprogramowania. Większość zarządzania plikami ma być wykonana bezpośrednio za pośrednictwem klienta Control Central, który po prostu uruchamia pliki w programie, który je utworzył po dwukrotnym kliknięciu. To oprogramowanie wydaje się bardziej skupiać na ogólnym modelu zarządzania biurem niż na inżynieryjnym, ale ma ładne funkcje, które można zaadaptować dla małej i średniej wielkości firmy AEC.
