Serwisy społecznościowe wciąż zyskują na popularności, ale wiadomości e-mail są najbardziej ostateczną opcją przesyłania wiadomości, łatwo przewyższającą wszystkie inne formy komunikacji elektronicznej, nawet w tym nowoczesnym świecie wypełnionym mnóstwem aplikacji. Administrowanie wiadomościami może wydawać się kosztowną funkcją, szczególnie dla małych i średnich firm, a kilku administratorów szuka rozwiązań efektywnych pod względem kosztów.
Wiele firm uważa, że trudno jest uruchomić własne serwery pocztowe z powodu nieustannych wysiłków spamerów w celu wysyłania spamu wychodzącego i masowego wysyłania spamu za pośrednictwem swoich serwerów pocztowych. Ponieważ większość firm stojących przed takimi problemami zdarza się od małych do średnich, często brakuje im wewnętrznych rozwiązań technicznych do prawidłowej konfiguracji i uruchamiania serwera pocztowego oraz zarządzania takimi zagrożeniami. Dlatego wiele firm zleca zewnętrzne usługi dostawcom usług zewnętrznych po znacznych kosztach.
Jednak nie chodzi tylko o koszty; outsourcing tych wymagań może nie wydawać się kosztowną sprawą, ale wiąże się także z ukrytym ryzykiem.
4 Zagrożenia związane z outsourcingiem serwerów pocztowych
- Firma traci kontrolę nad własnymi zabezpieczeniami poczty. Firma outsourcingowa zarządza uwierzytelnianiem i szyfrowaniem na serwerze, co może wymagać dodatkowego szyfrowania dla poufnej komunikacji, ale nie jest już w rękach właściciela firmy.
- Warunki firmy outsourcingowej mogą czasami pozwalać jej na skanowanie zawartości poczty, aby pomóc w celowaniu w reklamę, co stwarza jeszcze większe ryzyko naruszenia poufności i prywatności.
- Udostępnianie serwera pocztowego innym firmom może powodować problemy z dostawą, gdy osoba z drugiej firmy wysyła wiadomości spamowe za pośrednictwem tego serwera poczty. Może to zwiększyć ryzyko, jeśli firma outsourcingowa nie jest w stanie wykryć spamu i go zablokować.
- Największą przeszkodą jest to, że inna firma może zobaczyć całą zawartość wiadomości. Czasami treść wiadomości może być przechowywana na serwerach firmy outsourcingowej w nieskończoność. Te wady są znaczące.
W przypadku małych firm, które wymagają poufnych i niezawodnych systemów poczty e-mail, podjęcie decyzji o outsourcingu może być trudne. Możliwe jest, aby małe firmy korzystały z filtrowanego spamu i bezpiecznego serwera pocztowego, postępując zgodnie z tymi wytycznymi.
Wybierz dobrego dostawcę usług internetowych lub dostawcę hostingu
Wybierając ISP, upewnij się, że jest on w stanie poradzić sobie z problemami nadużywania i spamu. Jeśli zarządzasz własnym serwerem poczty e-mail, bardzo ważne jest, aby twój dostawca Internetu nie pozwalał, aby nadużycia i spam rozwijały się w jego sieci. Aby upewnić się, że dostawca usług hostingowych lub dostawca usług internetowych prawidłowo zarządza tymi problemami w swojej sieci, istnieje wiele zasobów umożliwiających sprawdzenie reputacji domen i adresów IP.
Odrzuć spam przychodzący tak bardzo, jak to możliwe
Istnieje wiele baz danych domen i adresów IP, które mogą obniżyć ilość spamu przychodzącego docierającego do skrzynek pocztowych bez blokowania wiarygodnych wiadomości e-mail. Te bazy danych mogą być swobodnie używane, jeśli ilość wiadomości e-mail nie jest bardzo wysoka. Jednak ważne jest, aby właściwie ich używać.
Umieść Stop na spam wychodzący
Emisja spamu jest spowodowana głównie przez jednostkę lub osobę w firmie, która chce wysłać spam lub problem z bezpieczeństwem, który umożliwia innym wysyłanie spamu przy użyciu adresu IP.
W pierwszym przypadku nie ma rozwiązania technicznego, chociaż wszyscy pracownicy działu marketingu powinni wiedzieć, że wszystkie identyfikatory wiadomości e-mail używane do masowego rozsyłania poczty powinny szczególnie wymagać otrzymywania wiadomości e-mail o produktach w potwierdzonym procesie rejestracji.
Drugi przypadek jest bardziej powszechny. Większość spamu wynika z problemów bezpieczeństwa należących do jednej z tych kategorii: trojanów i wirusów złośliwego oprogramowania, otwartego przekaźnika, zaatakowanych kont i zaatakowanych serwerów WWW. Problemy te należy rozwiązać w odpowiedni sposób, aby zapobiec problemom ze spamem.
Monitorowanie dzienników
Poświęć trochę czasu lub ustal mechanizmy automatyczne oparte na liczbie wiadomości e-mail, aby monitorować serwer pocztowy. Wykrywanie problemu i wdrażanie działań korygujących tak szybko, jak to możliwe, zanim reputacja domeny lub adresu IP zacznie się pogarszać, może faktycznie zmniejszyć wpływ incydentu na regularny przepływ poczty.
Wewnętrzny serwer pocztowy jest z pewnością bardziej opłacalną opcją dla małych firm. W przypadku poważnego naruszenia poufności lub prywatności należy wybrać własny serwer pocztowy. Jeśli powyższe punkty są brane pod uwagę, nie powinno być przytłaczające uruchamianie własnego serwera pocztowego, ale wtedy zawsze łatwiej powiedzieć, niż zrobić.
Optymalnym rozwiązaniem może być znalezienie wiarygodnego dostawcy hostingu poczty e-mail, który zapewnia 100% poufności, niezawodności, a jednocześnie pozwala uniknąć problemów związanych z zarządzaniem własnym serwerem pocztowym.
