W świecie e-maili nawet najdrobniejsza zmiana może zmienić twoją dobrą wiadomość w fantastyczną. Ulepszanie pisania tylko odrobiną może być różnicą między ważnym połączeniem naciskając ikonę kosza lub faktycznie klikając „Odpowiedz”.
Jako ktoś, kto prowadzi całkowicie wirtualną organizację z ponad 120 pracownikami, widziałem więcej niż moją uczciwą część niesamowitych e-maili - i całkowicie podstępnych - i zauważyłem, że wiele razy profesjonalizm wiadomości (lub jej brak) tego) sprawia, że decyduję, czy pomóc nadawcy, czy nie.
Więc jakie są te drobne zmiany, które mogą sprawić, że twoje e-maile będą bardziej profesjonalne (a zatem znacznie bardziej prawdopodobne, że dostaniesz to, czego chcesz)? Oto dziewięć kluczowych rzeczy, o których należy pamiętać.
1. Miej celowy temat
Bez względu na to, do kogo wysyłasz wiadomości e-mail, nigdy nie pozostawiaj wiersza tematu pustego lub niejasnego (patrzę na Ciebie, „Pytanie” lub „Ważna wiadomość”). Sztuczka polega na tym, aby być jak najbardziej konkretnym, ale także trzymać linię od czterech do dziewięciu słów. Mniej znaczy więcej, ale posiadanie czegoś na początek jest kluczowe - skusi czytelnika do kliknięcia wiadomości e-mail i pomoże obojgu znaleźć ją w skrzynkach odbiorczych później.
Temat może być również doskonałym miejscem do wyjaśnienia, jakie są kolejne kroki. Spróbuj dodać (Potrzebuję do wtorku), jeśli istnieje termin, (Nie pilny), jeśli nie jest wrażliwy na czas, lub (Brak potrzeby odpowiedzi), jeśli jest to wiadomość e-mail od FYI, na którą nie potrzebujesz odpowiedzi.
2. Wpisz swój adres e-mail wstecz
Prawdopodobnie wiesz, że każdy e-mail powinien zawierać wezwanie do działania. Niezależnie od tego, czy chodzi o wysłanie Ci e-maila o określonej godzinie, czy umówienie spotkania, chcesz, aby czytelnik wiedział, co powinien zrobić dalej.
Ale wiele osób trzyma to w ostatnim zdaniu wiadomości. Zamiast tego, aby ułatwić sobie przyswojenie wiadomości e-mail, umieść zapytanie w pierwszym zdaniu, a następnie dodaj wszelkie informacje, których potrzebujesz, aby utworzyć kopię zapasową w poniższych akapitach.
3. Podaj kontekst
Podając wezwanie do działania, pamiętaj, aby podać jakieś zdanie, które określa kontekst wiadomości e-mail („To jest raport, który omawialiśmy na ostatnim spotkaniu” lub „To ja w następstwie naszego wydarzenia w poniedziałek”).
4. Wykorzystaj odstępy
To zdecydowanie wydaje się oczywiste, ale tak naprawdę nie jest rzadkością otrzymywanie wiadomości e-mail bez przerw między różnymi akapitami lub nowymi przemyśleniami. Nie ma nic bardziej nieznośnego niż otrzymanie wiadomości e-mail wyglądającej jak ściana tekstu, w której pisarz nie zadał sobie nawet trudu, aby podzielić zdania na małe, łatwiejsze do zarządzania akapity. Ułatw czytelnikowi: Daj swojemu poczatkowi początek, (krótki) środek i koniec.
5. Trzymaj się pojedynczej czcionki
Używanie neonowego komiksu Sans w wiadomości e-mail nie sprawi, że będziesz niezapomniany, tylko sprawi, że będziesz dziwny. Innymi słowy, zawsze zachowuj domyślną czcionkę i kolor wiadomości e-mail. Nie używaj też wielu czcionek w wiadomości e-mail. Często dzieje się tak przez przypadek, gdy ludzie kopiują i wklejają informacje z innych witryn, ponieważ klienci poczty e-mail, tacy jak Gmail, nie usuwają formatowania. Aby tego uniknąć, naciśnij „shift + polecenie + v” zamiast po prostu „polecenie + v”, co spowoduje dopasowanie tekstu do formatowania w wiadomości e-mail.
6. Pogrubienie lub podkreślenie - ale tylko wtedy, gdy jest to naprawdę potrzebne
Jeśli Twój e-mail zawiera więcej niż jeden bardzo ważny punkt lub pytanie, użyj pogrubienia lub podkreślenia, aby wyróżnić te części wiadomości. Uważaj, aby nie przesadzić z formatowaniem czcionek - nie chcesz, aby wiadomość e-mail była całkowicie pochylona, pogrubiona i podkreślona.
7. Korekta wszystkiego
Wszyscy wiedzą, jak sprawdzać błędy ortograficzne i gramatyczne w wiadomościach e-mail, ale czy sprawdziłeś, czy daty, tytuły wydarzeń, terminy i nazwiska są wpisane poprawnie? W moim przypadku zawsze czuję się lekko zirytowany, gdy ludzie umieszczają to dodatkowe „l” w „Lily”, aby było to „Lilly”.
8. Zachowaj prostotę podpisu
Miło jest mieć podpis, który jest czymś więcej niż tylko twoim imieniem, ale nie powinien zajmować połowy wiadomości e-mail. Pomiń długie cytaty, akapity ze swoją historią życiową, wznów fragmenty, masz pomysł. Wystarczy twoje imię i nazwisko, aktualna pozycja oraz jeden lub dwa sposoby skontaktowania się z Tobą (np. Adres e-mail i obsługa Twittera za pomocą hiperłączy).
Inna dodatkowa uwaga: widziałem zaskakującą liczbę profesjonalistów umieszczających cytaty religijne na końcu swoich podpisów e-mailowych, i jest to zdecydowanie coś, o czym należy dokładnie się zastanowić. Pamiętaj, że prawdopodobnie nie znasz systemów wierzeń większości osób, które wysyłasz e-mailem, i nie chcesz, aby ktoś cię zniechęcał z powodu czegoś całkowicie kontrolowanego.
9. W razie potrzeby użyj BCC
Zamiast utrzymywać kogoś, kto nie jest już częścią wątku, przenieś tę osobę do BCC (i upewnij się, że dasz jej znać, kiedy to zrobisz!). Proste „przejście do BCC” na początku e-maila powinno wystarczyć, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Wysyłanie świetnych e-maili polega na opanowaniu drobnych niuansów, których czytelnik może nie zauważyć, ale podświadomie to doceni. Uzbrojony w tę listę jesteś o krok bliżej do bycia mistrzem skrzynki odbiorczej.
