Gratulacje! Przeszedłeś ciężką część: zatrudnienie nowego bezpośredniego raportu, aby dołączyć do twoich szeregów. Mamy nadzieję, że wkrótce się zaczną i będziesz mógł realizować wszystkie ekscytujące cele, które wyznaczyłeś im w nowej roli.
Ale zanim nadejdzie ich pierwszy dzień, jako menedżer powinieneś zrobić kilka rzeczy, aby przygotować się na przyjęcie nowego pracownika z otwartymi ramionami. Niektóre są bardziej logistyczne - jak na przykład ustalenie, gdzie będą siedzieć i nad czym będą pracować w pierwszym tygodniu - podczas gdy inne mają na celu zapewnienie, że dana osoba poczuje się doceniona, uwzględniona i wygodna w nowym środowisku pracy. W rzeczywistości wiele z tych wskazówek czerpiemy z rzeczy, które robimy tutaj w Muse, gdy do naszego zespołu dołączają nowi pracownicy.
Oto, co musisz zrobić na tydzień przed ich przybyciem.
1. Połącz się z nimi na LinkedIn
Za chwilę będziesz blisko współpracować, więc dlaczego nie wpuścić ich do swojej profesjonalnej sieci? Na pewno nie chcesz musieć nieporadnie o nie prosić po miesiącach spędzonych przy nich każdego dnia.
Ponadto jest to świetna okazja, aby powitać ich jeszcze przed wejściem do biura. Kiedy poprosisz o połączenie, dołącz miłą notatkę w stylu:
Lub
2. Utwórz dokument dołączania
Jest to prawdopodobnie najważniejszy krok, jaki należy podjąć, ilekroć zatrudnisz kogoś nowego. Dokument ten będzie tratwą ratunkową osoby, która znajdzie się w jej roli. Powinien obejmować:
- Twoje cele na pierwsze 30, 60 i 90 dni danej osoby
- Zarys zadań, które według nich będą posiadane lub przejmowane
- Wszelkie odpowiednie dokumenty, linki, kalendarze lub dane logowania będą potrzebne
- Wszelkie spotkania, w których mają uczestniczyć w ciągu pierwszych kilku tygodni lub regularnie
- Nazwiska, dane kontaktowe oraz pochodzenie członków zespołu i współpracowników, z którymi będą współpracować
Ostatecznie im więcej dokumentujesz, tym lepiej - w ten sposób proaktywnie odpowiadasz na wszelkie ich pytania.
W wielu przypadkach może być sensowne, aby bezpośredni koledzy z zespołu przekazywali informacje o projektach, nad którymi będą wspólnie pracować lub o których powinni wiedzieć. To daje twojemu nowemu pracownikowi awans, a jednocześnie pozwala innym twoim bezpośrednim raportom czuć się bardziej zaangażowanym w szkolenie nowego członka drużyny.
Na szczęście dla Ciebie mamy idealny szablon do wdrożenia, z którego możesz skorzystać. Stworzony przez naszego założyciela i prezydenta Alexa Cavoulacosa jest to szablon, którego często używamy, aby pomóc naszym najnowszym członkom zespołu znaleźć się.
3. Zanotuj swoje początkowe pytania
Twoja głowa prawdopodobnie płynie z pomysłami, pytaniami i możliwościami dla tego nowego pracownika.
Zamiast pozwolić odejść tym myślom, utwórz dokument, aby zanotować wszystko, co przyjdzie ci na myśl. Może się okazać, że nie będziesz potrzebować lub nie będziesz chciał się z nimi skontaktować, kiedy dana osoba faktycznie zacznie, ale zapisanie ich sprawi, że będziesz mieć pewność, że wszystko pokryłeś.
4. Strzelaj do nich e-mailem
Najlepsi szefowie to robią! Czemu? Cóż, jak zauważył pisarz i redaktor Muse Stav Ziv, twój nowy pracownik prawdopodobnie właśnie przeszedł wyczerpujące etapy powiadamiania i rezygnacji z ostatniej roli. I „jako menedżer, który chce, aby ta osoba rzuciła się na ziemię, z pewnością nienawidzisz, aby Twój błyszczący nowy pracownik zaczął od stresującej notatki”.
Wysłanie wiadomości e-mail, zanim zaczną informować, jak bardzo jesteś szczęśliwy, że dołączają do zespołu, sprawi, że będą bardziej podekscytowani kolejną przygodą. Może obejmować również niektóre ważne rzeczy. Oczywiście chcesz powitać ich w zespole, ale możesz również skorzystać z tej notatki - jeśli HR jeszcze tego nie zrobił - w celu ustalenia oficjalnej daty i godziny przyjazdu, przedyskutowania firmowego kodu ubioru lub kultury, zażądania odpowiednich dokumentów, takich jak paszport lub dowód osobisty, a nawet przedstawić zarys ich harmonogramu pierwszego dnia.
Oczywiście zawsze powinieneś zakończyć, informując ich, że z przyjemnością odpowiesz na wszystkie pytania, które mają przed rozpoczęciem. Jako ktoś, kto był po drugiej stronie, jestem pewien, że wiesz, jak przerażające może być rozpoczęcie nowej pracy bez kontekstu. Spraw, by naprawdę łatwo poczuli się swobodnie wchodząc do drzwi pierwszego dnia.
o tym, jak powinien wyglądać ten powitalny e-mail (i skorzystaj z przydatnego szablonu!).
5. Uporządkuj miejsce na biurku
Może to wymagać pomocy ze strony IT, ale upewnij się, że wszystko techniczne jest poprawione. Wykonanie tego teraz oszczędza Ci spędzania trzech godzin pierwszego dnia na zastanawianiu się, jak włączyć laptopa.
Czy mają przygotowany komputer i czy jest naładowany i zaktualizowany? Czy mają skonfigurowane konto e-mail? Co powiesz na skonfigurowanie wewnętrznego systemu czatu lub innych ważnych programów, do których będą potrzebować dostępu?
Czy ich biurko jest czyste i puste? Czy na pewno wyprowadziłeś wszystko, co należało do ostatniej osoby, która tam siedziała? Czy jest jakiś inny sprzęt - klawiatura, mysz, USB, dodatkowy monitor, przedłużacz lub szafka na dokumenty - mogą być potrzebne?
Najprawdopodobniej jest to pierwszy przystanek Twojego nowego pracownika po przybyciu, dlatego niech będzie to miejsce przyjazne. Rzucanie jakiejś firmy łupem, ich ulubionej przekąski, a nawet karty podpisanej przez zespół też nigdy nie boli!
6. Wysyłaj dowolne odpowiednie dokumenty
Mogą one zostać uwzględnione w e-mailu do nowego pracownika, ale może również mieć sens udostępnienie wcześniej dokumentów w osobnym e-mailu. Może to być podręcznik pracownika i pakiety świadczeń dla Twojej firmy lub dokument dołączający do zespołu.
Niezależnie od tego, podaj osobie kontekst, aby wiedział, dlaczego udostępniasz te dokumenty, co oznaczają dla ich roli, kiedy oczekujesz, że je przejrzą, i jeśli trzeba coś przygotować.
(Aha, i oczywiście, upewnij się, że wszystkie te zasoby są aktualne i dokładne, zanim zagłębisz się w nich nowy pracownik).
7. Znajdź „mentora” w biurze
Może Twoja firma ma program dla znajomych. W The Muse każdy nowy najemca otrzymuje „Muse Buddy” z innego zespołu, który w pierwszym tygodniu pije kawę, aby porozmawiać o kulturze naszej firmy i spotkać się poza biurem.
Jeśli nie ma formalnego systemu, zastanów się nad połączeniem swojego nowego pracownika z „mentorem” spoza zespołu - może to być ktoś, z kim nie może bezpośrednio współpracować lub ktoś z zupełnie innego działu.
Pomaga to nowemu pracownikowi w natychmiastowym poznaniu innych osób w firmie, a także daje im kolejny punkt wyjścia do zadawania pytań, których bali się porozmawiać z menedżerem, którego ledwo znają. Kontakt z osobami trzecimi może złagodzić niektóre z ich obaw i pozwolić im być bardziej otwartym i ciekawym kultury i przepływu pracy w Twojej firmie.
Tylko upewnij się, że ktokolwiek wybierzesz, jest dostępny i chętny do zostania mentorem - nie ma nic gorszego niż połączenie twojego nowego zatrudnienia z kimś, kto natychmiast go duchy.
8. Zablokuj czas we własnym kalendarzu i ustaw wszelkie ważne spotkania
Tak jak musisz przygotować nowego pracownika do wejścia na pokład, musisz także przygotować się na przyjęcie na pokład.
Szkolenie nowego pracownika wymaga czasu - czasu, który zwykle spędzasz na codziennych obowiązkach. Dlatego mądrze jest proaktywnie odkładać wolne miejsca, gdy będziesz blisko współpracować z tą osobą, abyś mógł ocenić, w jaki sposób wykonasz resztę swojej pracy.
Nie tylko powinieneś planować co najmniej jedno spotkanie jeden na jeden każdego dnia w pierwszym tygodniu, aby sprawdzić ich postępy, ale także znaleźć czas na sesje szkoleniowe, w których będą musieli wziąć udział.
Dzięki temu możesz zarezerwować dowolne sale konferencyjne lub inne potrzebne zasoby. Jeśli na przykład dołączasz do zdalnego pracownika, musisz upewnić się, że czat wideo działa, a oboje mają miejsce na prywatne rozmowy. Lub, jeśli chcesz zaprosić trzeciego członka zespołu (lub kilku), powinieneś sprawdzić i sprawdzić, czy są oni dostępni na spotkanie tego dnia.
9. Zaplanuj lunch zespołu / kawę / napoje
Uderzenie w ziemię jest sprawą priorytetową, ale tak samo poznanie pracownika jako osoby (z życiem poza pracą!) - i pozwolenie, aby reszta twojego zespołu również go poznała.
Zaplanuj wycieczkę (lub dwie) dla swojego zespołu, aby wspólnie zjeść lunch, kawę lub drinka, tak aby wszyscy byli w kalendarzu przed czasem. Możesz zachować intymność dzięki swojemu bezpośredniemu zespołowi, ale jeśli jest to mniejsza firma, możesz również rozważyć zaproszenie innych działów, z którymi współpracujesz.
Nie chodzi tu o popisywanie się najnowszymi talentami, ale raczej zapewnienie nowemu pracownikowi możliwości nawiązania kontaktu z kolegami spoza biura. I jest rodzajem szefa, który ceni koleżeństwo i zabawę tak samo jak ciężką pracę. Kontynuuj rozmowę na tematy niezwiązane z pracą (ale zachowaj ją). Jeśli potrzebujesz początkujących konwersacji, zapoznaj się z tymi świetnymi pytaniami dotyczącymi poznania Ciebie.
Kiedy zaczynałem, cały zespół redakcyjny poszedł na miły lunch i od tego czasu zrobiliśmy to samo dla innych nowych członków zespołu. Okazało się, że karta firmowa nie tylko była przyjemnością, ale natychmiast zniszczyła wszelkie niezręczności, jakie do siebie czuliśmy.
Zaznacz wszystkie te rzeczy ze swojej listy, a nowy pracownik zacznie od najlepszej możliwej notatki - i ty też!
