Czy kiedykolwiek miałeś to uczucie zatonięcia, gdy wracasz na swój e-mail po kilku dniach (a nawet godzinach) spędzonych na wakacjach i widzisz, że ilość nieodebranych wiadomości osiągnęła już proporcje niemożliwe do zarządzania?
Niesforna skrzynka odbiorcza może wydawać się przytłaczającą dziurą, z której nigdy się nie wykopiesz. Ale nie musi tak być! W kilku prostych krokach możesz uporządkować skrzynkę odbiorczą, przejąć kontrolę nad pocztą przychodzącą i poważnie zmniejszyć niepokój związany z pocztą e-mail.
Wyczyść to
Wiem, że dla wielu będzie to zniechęcające, ale zdecydowanie zalecamy używanie skrzynki odbiorczej tylko do tego, do czego jest przeznaczona: nowa poczta. Pomyśl o liście ślimaków jako analogii. Jeśli położysz każdą paczkę lub list, które otrzymałeś na stole w kuchni bez odkładania go lub wyrzucania, twoja kuchnia wkrótce stanie się niemożliwą do zarządzania stertą papierów. Twoja skrzynka odbiorcza działa w ten sam sposób - jest najbardziej skuteczna, gdy ją wyczyścisz.
Zacznij od usunięcia otrzymanych e-maili, do których nigdy nie będziesz chciał mieć dostępu (np. Ogłoszenie o sprzedaży w tym tygodniu na loty do Maui - niestety nie w tym roku). Zachowaj jednak ostrożność i nie usuwaj elementów, które mogą wymagać zapisu w dół linii (np. Pokwitowania z zakupu Amazon).
Następnie spróbuj umieścić wiadomości e-mail, które chcesz przechowywać, w odpowiednich folderach lub (dla użytkowników Gmaila) zarchiwizować. Moim celem jest zawsze widzieć wszystkie e-maile w skrzynce odbiorczej bez konieczności przewijania w dół lub klikania „strony 2.” Uważam, że jestem mniej zestresowany, gdy mogę rzucić okiem na wszystko, z czym muszę sobie poradzić, wszystko na jednej stronie. I bądźmy szczerzy: jeśli e-mail znajduje się na stronie 2, prawdopodobnie i tak nie zostanie rozwiązany.
Wypisz się
Największy blokujący skrzynkę pocztową to rzeczy, które otrzymujesz regularnie. Nie tylko wina e-biuletynów - Facebook, Twitter i dziewięć codziennych witryn z ofertami, które teraz subskrybujesz, również wypełniają skrzynkę odbiorczą aktualizacjami.
Więc następnym razem, gdy wyrzucisz pół tuzina wiadomości e-mail, nawet ich nie otwierając, zwróć uwagę na to, co usuwasz. Jeśli trzy razy wyrzucasz wiadomości e-mail z tego samego źródła, nie otwierając ich, nadszedł czas, aby anulować subskrypcję. Twoja skrzynka odbiorcza będzie Ci wdzięczna.
Konsoliduj, konsoliduj, konsoliduj
Coraz częściej ludzie mają do czynienia z wieloma skrzynkami odbiorczymi. Twój adres służbowy, adres .edu, profesjonalnie brzmiące imię[email protected], może nawet to stare konto Hotmail, których Twoi licealni znajomi nie mogą usunąć z książek adresowych.
W większości przypadków musisz trzymać osobne e-maile służbowy i służbowy, ale jeśli masz elastyczność, konsolidacja wielu adresów e-mail zapewni mniej miejsc do logowania się i zarządzania nimi. Jedną z opcji jest wycofanie starszych adresów, ale możesz również zdecydować, aby jeden adres e-mail był przekazywany na inny - dzięki czemu będziesz objęty ochroną bez względu na to, gdzie ludzie wysyłają ci pocztę, ale nadal będziesz mógł przechowywać wszystko w tym samym miejscu.
Zrób skrzynkę odbiorczą
Jedną z moich ulubionych funkcji Gmaila jest automatyczne filtrowanie: uczysz swoją skrzynkę odbiorczą, aby wiedzieć, gdzie wysłać wiadomość e-mail i jak ją oznaczyć. Wszystko od mojej matki jest rejestrowane jako „Rodzina”, a rzeczy wysyłane na listę e-mailową grupy przyjaciół z college'u również są odpowiednio oznaczone. W ten sposób, kiedy szukam czegoś później, zawsze łatwo jest znaleźć.
Możesz także użyć Gmaila, aby niektóre e-maile automatycznie pomijały skrzynkę odbiorczą. Na przykład, jeśli automatycznie płacisz rachunek za kabel, tak jak ja, możesz go zarchiwizować automatycznie i dodać etykietę „Finansowa”. Nie musisz go nigdy widzieć, ale jeśli go potrzebujesz, wiesz, gdzie go znaleźć to.
Zaplanuj „Później”
Znasz te e-maile, o których wiesz, że nie dotrzesz później, ale boisz się, że zapomnisz? Jest teraz wtyczka o nazwie Boomerang (obecnie dostępna dla Gmaila i Outlooka), która jest idealna do radzenia sobie z nimi. Możesz zaplanować zniknięcie e-maila i powrót w późniejszym terminie - gdy będziesz gotowy, aby to zrobić - pozostawiając skrzynkę odbiorczą wyraźniejszą do tego czasu.
Bumerang ma także inne (bardzo zmieniające życie) bonusy. Pozwala zaplanować wysłanie wiadomości e-mail w późniejszym terminie, a także pozwala skonfigurować powtarzające się wiadomości e-mail. Możesz również poprosić Boomerang o przypomnienie, jeśli ktoś nie skontaktuje się z Tobą. Na przykład, kiedy piszę do Julie w poniedziałek o raporcie, którego potrzebuję na piątek, mogę poprosić Boomerang, aby ten łańcuch e-mailów wrócił na górę mojej skrzynki odbiorczej o 10:30 w czwartek, jeśli jeszcze nie odpowiedziała. A jeśli odpowie, Boomerang wie, że nie zwróci e-maila z powrotem w czwartek. Genialne, prawda?
Gotowy żeby zacząć? W tym tygodniu poświęć trochę czasu na przegląd skrzynki odbiorczej. Może to potrwać kilka godzin, ale obiecuję, że czas (i stres) zaoszczędzony na dłuższą metę sprawi, że twój wysiłek będzie tego wart.
