Obawiam się, że będę długo czekać na powiadomienia. Jasne, to trochę szalone, ale odmawiam pozostawienia czerwonej flagi na moim telefonie nietkniętym. Oznacza to, że natychmiast otwieram każdy alert bankowy, który otrzymuję (nawet jeśli wiem, że zakup był mój), każdy otrzymany e-mail (nawet jeśli nie czytam go od razu) i każdy tekst, który widzę (nawet jeśli nie od razu reaguje).
Możesz pomyśleć z tego powodu spędzam każdą sekundę dnia z nosem w telefonie, ale tak nie jest. Właściwie oszczędzam sobie wielu kłopotów i obaw, konsekwentnie usuwając powiadomienia i osiągając zero w skrzynce odbiorczej. To wtedy nie tylko otworzyłeś, usunąłeś i odpowiedziałeś na każdy e-mail, ale usunąłeś go ze swojej skrzynki odbiorczej w takiej czy innej formie.
Rozmawiałem z kilkoma osobami, z którymi pracuję, o tym, dlaczego pozostawiają tak wiele nieprzeczytanych wiadomości, pozostając w swoich skrzynkach odbiorczych, i otrzymałem bardzo rozsądne, logiczne odpowiedzi: „Przypomina mi to, aby na nie odpowiedzieć”, „Używam ich jako moich -do listy na dzień ”, „ Nie otwieram ich, jeśli wiem, że chcę je kiedyś przeczytać, ale nie mam teraz czasu ”, „ Łatwiej je znaleźć ”, „ To spam, nie mam czytać to. ”
Ale zapytałem ich również, czy poczuliby się lepiej, gdyby nie mieli żadnych pozostałych e-maili, czy też stresowało ich to, że zobaczyli tak dużą liczbę powiadomień obok skrzynki odbiorczej, a większość z nich odpowiedziała tak obu stronom. Ponieważ nawet jeśli masz coś, co uważasz za głupi system, mentalnie to uczucie niekompletności, przeoczenia czegoś, pozostawienia ludzi czekających nadal będzie cię dręczyć.
Więc najlepszą opcją jest otwarcie wszystkiego i usunięcie go ze skrzynki odbiorczej.
Czy to dla ciebie brzmi niemożliwie? Myślisz, że jesteś zbyt kolana, aby dotrzeć do miejsca, w którym jestem? Trzymajcie czapki, bo mam zamiar wysadzić wasz umysł - i skrzynkę odbiorczą - w pięciu łatwych krokach.
Krok 1: Znajdź swój czas
Najpierw dowiedz się, ile czasu będziesz potrzebował, aby to osiągnąć. Zależy to również od liczby wiadomości e-mail, które aktualnie masz w skrzynce odbiorczej - im większa liczba, tym dłużej potrwa.
Jeśli chcesz, aby była to jednorazowa umowa, musisz zablokować spory kawałek czasu. Upewnij się, że pasuje to do twojego harmonogramu - nie próbuj tego robić, gdy jesteś zestresowany, przeciążony lub w złym humorze, ponieważ wtedy ważne rzeczy, takie jak ważne reakcje, wpadają w szczelinę.
I odwrotnie, jeśli wolisz poradzić sobie z tym krok po kroku - jeden dzień wypisać się ze wszystkich śmieci, innego dnia tworzyć foldery itd. - upewnij się, że codziennie blokujesz ten czas w swoim harmonogramie. Fizyczne umieszczenie go w kalendarzu lub liście spraw sprawia, że czujesz się (więcej) zobowiązany do jego wypełnienia.
I dla przypomnienia, skrzynka odbiorcza zero nigdy nie będzie jednorazowa (ale o tym później).
Krok 2: oceń swoją skrzynkę odbiorczą
Następnie przyjrzyjmy się, z czym pracujemy. Wystarczy spojrzeć - jeszcze nie dotykaj, nie usuwaj ani nie klikaj niczego. Przeglądaj tylko wiersze tematu, otrzymane daty i nadawcę, i zwróć uwagę na trendy:
- Jakie e-maile otrzymujesz regularnie? Czy większość z nich to biuletyny? Wiadomości śmieci Wiadomości od szefa, rodziny lub przyjaciół? Łańcuchowe litery?
- Jakie są tematy? Czy są konkretne? Czy łatwo dają ci informacje o treści?
- Z jakiej są daty? Kilka miesięcy temu? Czy większość z nich pochodzi z jednego dnia tygodnia?
- Kto do ciebie wysyła e-maila? Są szanse, że spora ich część pochodzi tylko z kilku osób lub kont.
To ćwiczenie nie tylko pomoże ci znaleźć najlepsze podejście do odpowiadania, organizowania i zagęszczania skrzynki odbiorczej, ale także uświadomi ci typowe nawyki. Jeśli masz tendencję do przechowywania wiadomości przez wiele miesięcy bez ich sprawdzania, oznacza to problem z odkładaniem na później. Jeśli masz więcej wiadomości-śmieci niż służbowych, jest to kwestia priorytetowa. Jeśli otrzymujesz zbyt wiele od tych samych osób, problem dotyczy komunikacji. A jeśli otrzymujesz większość, powiedzmy w poniedziałek, jest to problem z harmonogramem. I zaufaj mi, wszystkie z nich można łatwo naprawić.
Iść dalej…
Krok 3: Zrezygnuj z subskrypcji i spamuj
Pierwszą rzeczą, którą fizycznie zrobimy, jest rozpoczęcie usuwania i anulowania subskrypcji całego spamu. Będziesz zaskoczony, jak dużo bałaganu to usuwa sam, nawet przed potraktowaniem ważnych rzeczy.
Oto najprawdopodobniej rodzaje:
- E-maile od osób, na które zawsze odpowiadasz
- E-maile od osób, na które czasami odpowiadasz
- E-maile od osób, na które nigdy nie odpowiadasz
- Biuletyny i subskrypcje (faktycznie subskrybujesz)
- Alerty w mediach społecznościowych
- Wiadomości-śmieci / spam / PR / niezidentyfikowani nadawcy
Te trzy ostatnie kategorie są tym, z czym zajmiemy się w pierwszej kolejności, stos „bez pracy” lub „dla zabawy”.
Biuletyny i subskrypcje
Są to najważniejsze wiadomości „śmieciowe”, ponieważ istnieje prawdopodobieństwo, że zasubskrybujesz je w pewnym momencie z uzasadnionego powodu. Może to być sklep, który kochasz i otrzymujesz kupony, punkt informacyjny, magazyn naukowy, podsumowanie produktu.
Zanim więc zagram złego gliniarza i powiem, żeby się go pozbyć - co, szczerze mówiąc, nie jest to okropny pomysł, jeśli chcesz zacząć od nowa - postawmy wszystko na właściwą perspektywę i zastanówmy się, czego faktycznie używasz. Dla każdego z nich zadaj sobie następujące trzy pytania:
- Jak często je otwierasz?
- Jeśli je otworzysz, jak często je rzeczywiście czytasz?
- Jeśli je czytasz, jak często je wykorzystujesz? (czy oznacza to wydrukowanie go, wysłanie do przyjaciela, odesłanie do niego w pracy, zapisanie go i ponowne przeczytanie później)
Jeśli nie możesz odpowiedzieć na te pytania, anuluj subskrypcję i usuń. Jeśli nie możesz dostać się na trzecie miejsce, anuluj subskrypcję i usuń. Jeśli nie pamiętasz, jak zacząłeś je otrzymywać, anuluj subskrypcję i usuń. Jeśli nie otwierasz ich wystarczająco często, anuluj subskrypcję i usuń. Jeśli jesteś na ogrodzeniu - w porządku - Unroll.me to aplikacja, która pomoże ci posortować ten ogromny zestaw subskrypcji, dzięki czemu nie będziesz musiał sam wykonywać pracy.
Bądź miły, ale bądź ze sobą szczery. Czy naprawdę pamiętasz, aby użyć tego kuponu przed jego wygaśnięciem? Czy naprawdę kiedykolwiek wrócisz i przeczytasz ten artykuł? Czy naprawdę zależy ci na usłyszeniu o XYZ? Jeśli nie jest to entuzjastyczne „Tak!”, Zaoszczędź sobie później bólu głowy i odetnij przewód.
Alerty w mediach społecznościowych
To są wszystkie e-maile, które otrzymujesz z Twittera, Facebooka, Instagrama, LinkedIn, Medium, Spotify, Snapchata, Skype'a, Venmo - czy któreś z nich przegapiłem? Cóż, jeśli uważasz, że ma to związek z tymi, wrzuć też na stos. Niektóre z nich prawdopodobnie mówią coś w stylu „Jesse skomentował Twój post” lub „Masz 25 nowych obserwujących”, podczas gdy inni są promocyjni, sprawdzają bezpieczeństwo lub biuletyny.
Ze względu na skrzynkę odbiorczą zero powiem tylko, że powinieneś starać się, aby Twoje konto i media społecznościowe były jak najbardziej oddzielne. Ponieważ oprócz otrzymywania powiadomień w skrzynce odbiorczej prawdopodobnie otrzymasz także powiadomienie telefoniczne i jaskrawoczerwony numer w rogu aplikacji - co ostatecznie powoduje, że jest to zbędne.
Twoim kolejnym zadaniem jest przejście na każde posiadane konto w mediach społecznościowych, kliknięcie „Ustawienia” i wyłączenie wszystkich powiadomień e-mail. Następnie kliknij ostatnią, którą wysłała Ci platforma, i kliknij „anuluj subskrypcję”, aby upewnić się, że również nie znajdujesz się na ich liście.
Piękno tego polega na tym, że nie jest to stała decyzja - zawsze możesz wrócić i zmienić ustawienia. Ale postawiłbym duże pieniądze, aby niczego nie umknęło.
Dżonka
Dużo śmieci robimy na sobie, czy to dlatego, że przekazujemy nasze informacje losowym sklepom, czy podajemy nasz adres w mediach społecznościowych, lub odpowiadamy nieznajomym. Tak więc moją największą radą dla ciebie jest zawsze być ostrożnym w tym, jak podajesz swój adres e-mail i komu.
Ale niektóre z nich są nieuniknione i właśnie to należy usunąć bez otwierania. A w przypadku osób, które wciąż wysyłają Ci rzeczy, zgłoś je jako spam, zanim je usuniesz, aby nie pojawiły się ponownie.
Krok 4: Zorganizuj się
Kiedy już poradzisz sobie z większością puchu - i dopiero po tym, jak poradzisz sobie z puchem - nadszedł czas, aby przejść do mięsnych rzeczy - lub trzech najważniejszych kategorii wymienionych powyżej.
Teraz nie powiem ci, jak zorganizować skrzynkę odbiorczą - nie ma idealnego systemu, idealnej strategii ani metody „każda osoba, która odnosi sukcesy, robi to”. Jesteś opiekunem swojej poczty, więc zasługujesz na zorganizowanie jej według własnego uznania. Ale wymienię kilka podejść, które możesz zastosować:
Korzystanie z etykiet i folderów
Jest to opcja dla osób takich jak ja, które odmawiają korzystania z aplikacji, gdy mogą to zrobić sami. Najpierw wymyśl dla każdego e-maila, czy musisz odpowiedzieć natychmiast, czy chcesz odpowiedzieć później, czy wcale nie musisz (w tym przypadku powiem, otwórz go, przeczytaj i albo zgłoś go lub usuń w tym samym momencie).
Następnie zdecyduj o swoim planie działania. Jeśli chcesz szybko odpowiedzieć, ale nie masz teraz czasu, oznacz go gwiazdką lub umieść w folderze oznaczonym „Musisz odpowiedzieć” i umieść notatkę na liście spraw, aby sprawdzić ponownie w tym folderze.
Jeśli musisz czekać dłużej - być może dlatego, że pracujesz nad czymś powiązanym - wyślij krótką odpowiedź, informując nadawcę, że widziałeś wiadomość, i skontaktuje się z nim w ciągu X dni. Następnie umieść go w innym folderze oznaczonym „W toku”.
Podczas nazywania folderów, upewnij się, że jesteś konkretny i czy łatwo je rozpoznać. Nie ma nic gorszego niż zapomnienie o miejscu, w którym umieszczasz wyciągi bankowe lub informacje ubezpieczeniowe, ponieważ folder był oznaczony jako „Różne”.
Najważniejszą sztuczką przy otwieraniu każdej wiadomości na miejscu jest posiadanie innego systemu tworzenia kopii zapasowych. Oczywiście korzystanie z folderów utrzymuje je w porządku, ale ponieważ są już otwarte, nie ma znaku ostrzegawczego, aby je sprawdzić. Oprzyj się więc na liście rzeczy do zrobienia, kalendarzu online lub przypomnieniach telefonu, aby mieć pewność, że otrzymujesz informacje o tym, kiedy coś otrzymasz i kiedy chcesz do kogoś wrócić.
Korzystanie z aplikacji
Jeśli pierwsze podejście nie działa, zawsze są aplikacje! I mam ci wiele do przetestowania.
W przypadku Gmaila wypróbuj Inbox by Google, niesamowite narzędzie, które pomaga szybko skanować w poszukiwaniu zdjęć lub wydarzeń, sortować wiadomości na kategorie, a nawet synchronizować z kalendarzem. Ponadto Boomerang, rozszerzenie Gmaila, pozwala zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail później i wysyłanie aktualizacji, gdy ty lub ktoś będzie musiał odpowiedzieć, więc nigdy nie będziesz musiał pozostawiać ich nieotwartych.
Inne świetne aplikacje do organizacji to Sortd, który tworzy przydatne listy, Organizer, który automatycznie sortuje wiadomości, oraz CloudMagic, który pozwala odłożyć elementy, aby wrócić do nich później.
Aby codzienne sprawdzanie skrzynki odbiorczej było przyjemniejsze, wypróbuj grę pocztową, która mierzy Twój czas i nagradza Cię pozytywnymi opiniami. A dla zapalonych użytkowników mobilnych wypróbuj Boxer, najlepsze narzędzie do skutecznego odbierania i sortowania w podróży.
Krok 5: Utwórz system na przyszłość
Gratulacje! (Mam nadzieję, że) przejrzałeś każdy e-mail, usunąłeś go lub posortowałeś i osiągnąłeś tę piękną liczbę zero.
Ale praca się nie kończy - musisz teraz wymyślić sposób na utrzymanie tego. Oto dwie rzeczy, które zalecam, aby konsekwentnie utrzymywać niską skrzynkę odbiorczą:
Porozmawiaj ze swoją siecią
Czy po przeanalizowaniu skrzynki odbiorczej w kroku drugim były pewne osoby, które pozostały przy życiu? Czy to dlatego, że wysyłają ci najwięcej wiadomości, czy dlatego, że mają typowy czas lub dzień, z którymi się komunikują?
Ci dokładnie ludzie mogą pomóc ci utrzymać zero w skrzynce odbiorczej (kto by pomyślał?). Po ustaleniu, który system jest dla Ciebie odpowiedni, zdecyduj, w jaki sposób chcesz otrzymywać wiadomości e-mail i daj znać swojej sieci.
Na przykład mój szef przeszukuje temat, aby znaleźć e-maile, których potrzebuje, dlatego zawsze upewniam się, że podałem jej wystarczającą ilość informacji w temacie, aby łatwo je było znaleźć. Podobnie wysyłamy wiele niepilnych aktualizacji tam iz powrotem. Zamiast odpowiadać, gdy tylko nadejdą, skonfigurowaliśmy system, aby wysyłał tylko określone typy aktualizacji w określone dni. Teraz wiem dokładnie, jakiego rodzaju wiadomości się spodziewać i kiedy.
Otwarta komunikacja jest nie tylko kluczem do zorganizowanego, pełnego szacunku przepływu pracy, ale jej brak może być również tym, co przyczynia się do twojej zwariowanej skrzynki odbiorczej. Usiądź więc z szefem i współpracownikami i daj im znać, jak lepiej wysyłać ci rzeczy - i zapytaj ich, co wolą!
Będą też chwile, kiedy będziesz otrzymywać dużo e-maili na tematy, o których możesz łatwo porozmawiać osobiście. Jeśli tak się często zdarza, zamiast komunikować się online, zaplanuj cotygodniowe spotkania, aby omówić wszystkie te informacje.
Zaplanuj czas e-mail na Twój dzień
Chociaż Twoja skrzynka odbiorcza zawiera setki i tysiące nieprzeczytanych wiadomości e-mail, założę się, że sprawdzasz konto codziennie, jeśli nie co godzinę. Dlaczego więc tak szybko wymyka się spod kontroli?
Domyślam się, że nie aktywnie to sprawdzasz. Prawdopodobnie go odświeżysz, przewiniesz w dół, aby zobaczyć, kto wysłał, a następnie zamknij przed otwarciem lub przeczytaniem czegokolwiek.
Zmieńmy ten nawyk - zacznij odkładać 15 minut na początku i na końcu każdego dnia (lub krótkich chwil co kilka godzin), aby przejść i otworzyć każdą rzecz, która się pojawi. Niech to będzie priorytet jak każde inne zadanie. Po chwili będziesz mógł otwierać, czytać, usuwać, archiwizować i oznaczać każdy rodzaj otrzymanej wiadomości e-mail w ciągu kilku sekund.
Ostatnią rzeczą, którą polecę, jest oddzielenie konta służbowego i osobistego. Im więcej ich wymieszasz, tym bardziej prawdopodobne jest, że na koncie służbowym pojawi się nieprzeczytany spam, a ważne wiadomości zostaną utracone na koncie osobistym.
Zauważyłem, po przeanalizowaniu wielu kont moich kolegów, że ich prace są o wiele bardziej zorganizowane, ponieważ, co zrozumiałe, poważnie podchodzą do kariery. Ale twoje życie osobiste zasługuje na tyle samo miłości. Jeśli więc nie ma cię w skrzynce odbiorczej zero, daj jej czas i energię, aby była równie czysta. Ponieważ naprawdę wierzę, że uporządkowane życie we wszystkich obszarach jest szczęśliwsze i mniej stresujące.
Czy to zadziałało dla ciebie? Czy masz jeszcze jakieś wskazówki dotyczące hakowania skrzynki odbiorczej zero? Tweetnij do mnie!
