Siedzisz w sali konferencyjnej ze wszystkimi dużymi bossami. Spotykają się, aby przedyskutować roczny budżet, a Twoim zadaniem jest przedstawić im swoją sprawę, aby uzyskać więcej pieniędzy dla swojego zespołu.
Problem?
Chociaż jesteś całkiem pewny, że każdy ma niejasne pojęcie o tym, co robi twój dział, nie jesteś tak pewny, że wszyscy widzą znaczenie tego, co robisz lub sposób, w jaki to robisz.
Czemu? To, co robisz, jest dość specyficzne. Może tak bardzo, że twoi przyjaciele nie do końca to rozumieją.
Ale nawet jeśli tak jest, musisz nauczyć się angażować ludzi w swoją pracę, gdy szukasz cięcia w budżecie firmy, spotkania z kimś z zupełnie innej dziedziny lub wymyślenia pomysłu do klienta.
Oto jak to zrobić:
1. Poznaj swoich odbiorców
Na tym polega prawdziwa „sztuczka w branży”: Prezentacja informacji nigdy nie dotyczy prezentera - zawsze dotyczy odbiorców.
Więc zasada numer jeden? Dowiedz się, kim oni są: co jest dla nich najważniejsze? Co ich motywuje? Jakie jest ich pochodzenie? Jak wolą się komunikować? Jakiego „języka” używają?
Na przykład, jeśli jesteś inżynierem i musisz sprzedać swoją koncepcję grupie specjalistów ds. Finansów, spróbuj skupić się na wartości pieniężnej Twojego produktu - dlaczego pozwoli im zaoszczędzić pieniądze, ile jest wart w stosunku do rynku, jak obliczyłeś koszty jego utworzenia.
Rozumiejąc, z kim jest osoba (lub ludzie), z którą rozmawiasz, możesz wykorzystać ich wspólną wiedzę lub doświadczenie, aby zdecydować, jak najlepiej wyjaśnić swój pomysł.
Oczywiście jest to łatwe, gdy masz czas na przygotowanie się do spotkania, ale co jeśli kogoś poznasz po raz pierwszy, na przykład podczas imprezy sieciowej?
Cóż, zawsze możesz ich zapytać - coś w stylu: „OK, zanim wyjaśnię dalej, ile rozumiesz?”
Następnie, po zablokowaniu odbiorców, wykonaj następujące czynności…
2. Wybierz „One Thing”, którą powinni zrozumieć
Jedną ze słynnych prób przekazania bardzo złożonych informacji była odprawa wojskowa na temat Afganistanu w 2010 roku. Generałowi pokazany został schemat wyjaśniający amerykańską strategię wojskową, ale, jak pisze New York Times w artykule o incydencie, okazało się, że wyglądał bardziej „Jak miska spaghetti”.
„Kiedy zrozumiemy ten slajd, wygramy wojnę”, była odpowiedź generała na odszyfrowanie tych informacji.
Jak sugeruje ten zabawny przykład z życia codziennego, jeśli coś jest zbyt skomplikowane - czyli próba rozwiązania zbyt wiele naraz - ludzie najprawdopodobniej będą tym zmieszani lub, co gorsza, zapomną o tym.
Jak więc mamy szanse, aby dać Ci większą szansę na zapamiętanie złożonych informacji i dać widzom większą szansę na przetworzenie tych informacji?
Sprowadza się do zadawania sobie tych dwóch pytań:
- Jeśli moi odbiorcy zapamiętają tylko jedną rzecz z mojego wyjaśnienia, co to za „jedna rzecz”?
- I dlaczego moja publiczność powinna przejmować się tą „jedną rzeczą”?
To natychmiast tworzy punkt skupienia dla wybierania i wybierania dostarczanych informacji (i sposobu ich dostarczania) oraz zwiększa prawdopodobieństwo, że Twoi odbiorcy otrzymają to, co próbujesz powiedzieć.
3. Podaj kontekst i użyj przykładów
Przeprowadziłeś badania, znasz graczy i wiesz, co ich powoduje. Masz ogromną jasność na temat tego, co „jedna rzecz”, o której ma pamiętać zespół. Nadal musimy przekazywać te informacje w sposób wiarygodny, ale jasny.
Samo powiedzenie: „Miałem ten nowy pomysł i pozwoli nam zaoszczędzić czas i wysiłek i potrzebuję budżetu X, aby to zrobić”, może zwrócić na siebie uwagę ludzi, ale wciąż będą (wiele) pytań.
Tutaj kontekst może być twoim najlepszym przyjacielem. Sposób, w jaki układasz informacje, ma znaczenie - język, terminy i przykłady, których użyjesz, będą miały ogromny wpływ na to, co twoja publiczność pamięta i rozumie.
Więc namaluj obraz słowny. Na przykład, zamiast korzystać z powyższego przykładu, możesz powiedzieć coś takiego: „Co takiego nikt nie lubi robić? Raportowanie czasu i wydatków. Robi to 50 członków zespołu i zajmuje to średnio jedną godzinę tygodniowo na osobę. To 50 godzin, które moglibyśmy spędzić na ważniejszych projektach. Możemy skrócić ten czas o 75%, jeśli przeznaczyć część naszego budżetu na zatrudnienie kogoś, kto zrobi to za nas ”.
Dzieląc się tymi informacjami sprawiasz, że problem staje się namacalny, a rozwiązanie atrakcyjne.
4. Uważaj na swój język
Używanie długich, technicznych słów może wydawać się imponujące, ale rzadko pomaga każdemu zrozumieć, co zostało powiedziane.
Wybierz prosty, codzienny język. Wzdłuż tych samych wierszy unikaj akronimów, żargonu lub wysoce niszowych fraz. Jeśli nie da się tego uniknąć, należy zdefiniować złożone terminy.
Przełamywanie złożonych pomysłów może być bardzo trudne, szczególnie jeśli pracujesz z kimś, kto nie ma kontekstu na temat Twojej pracy. Ale tak długo, jak skupiasz się na najważniejszych informacjach, cenzurujesz swój język na potrzeby codziennych rozmów i dajesz im pewien kontekst, jesteś na dobrej drodze, aby umieścić ich na tej samej stronie co ty - i przekonać ich, aby biegli z twoim pomysł.
