Kilka tygodni temu moja siostra gorączkowo zaczęła do mnie pisać w drodze na lotnisko. Wybierała się w podróż służbową do Seattle i miała spotkać swoich współpracowników na dworcu kolejowym, aby wszyscy mogli razem lecieć do samolotu. Ale zasnęła i miała teraz nadzieję, że poniesie koszty jazdy taksówką. „Czy to było w porządku?” Zapytała mnie, jakbym miał jakiś pomysł, czy jej firma skoczyłaby na przejazd taksówką po uzgodnieniu z pociągiem.
„Jestem pewien, że się tym zajmą” - powiedziałem, próbując ją uspokoić. „Po prostu nie spóźnij się na lot” - ostrzegłem, myśląc, że wtedy naprawdę by się popieprzyła.
Tak bardzo, jak chciałem uspokoić jej sytuację, tak naprawdę nie miałem pojęcia, czy otrzyma zwrot pieniędzy, a co więcej, czy jej koledzy będą zirytowani, że spóźniła się na przejazd pociągiem grupowym i pojechała dalej posiadać. Czy uznaliby to za lekceważenie i czy na czas podróży byłoby niezręcznie?
Chociaż nie jestem ekspertem od podróży służbowych, wiem, że komunikacja jest niezbędna dla płynnej podróży. A kiedy zwróciłem się do szefa sztabu Muse, Lindsay Moroney, o potwierdzenie, zgodziła się: „Za każdym razem, gdy w pracy pojawiają się pieniądze lub budżet, najlepiej jasno określić oczekiwania swojemu kierownikowi”.
Jeśli jesteś nowy w swojej obecnej firmie lub po prostu nie jesteś przyzwyczajony do odbywania podróży służbowych, nie wahaj się zapytać z góry o politykę firmy w zakresie wszystkich wydatków. Na przykład Moroney wyjaśnia: „Niektóre firmy uważają, że wydawanie taksówek nie jest niczym wielkim, ale posiłki nie są pokrywane, podczas gdy inne są bardziej wygodne, określając codzienne diety, które wydajesz według własnego uznania”.
Jeśli pracujesz z codziennymi stypendiami i podróżujesz ze swoim menedżerem lub dyrektorem firmy, prawdopodobnie możesz wyczuć, że będziesz sam na wiele posiłków. Jeśli nie ma stypendium, a wszystkie posiłki są objęte gwarancją, dowiedz się z wyprzedzeniem, czy są zaplanowane kolacje i lunche, w których masz uczestniczyć.
A w notatce na temat jedzenia dobrze jest również zastanowić się, jakie posiłki będą udostępniane współpracownikom (lub uczestnikom konferencji) i dla których będziesz sam. Jest to zrozumiałe, jeśli czujesz się dziwnie, gdy pytasz bezpośrednio o wspólne godziny posiłków, jeśli nie jest to coś wymienionego w twoim programie, ale możesz wspomnieć o swojej skłonności do kofeiny i zapytać go, czy chce, abyś złapał mu latte przed 9 rano. To jego wskazówka, aby zaprosić cię na śniadanie lub puścić cię, zależnie od tego, jak chcesz na to spojrzeć.
Ta wytyczna działa dobrze przez resztę napotkanego czasu podróży poza pracą. Pomocne może być zapytanie o plan podróży przed podróżą, abyś wiedział, gdzie musisz być, kiedy. Ponieważ twoi koledzy nie są przyzwyczajeni do przebywania w biurze przez całą dobę, możesz bezpiecznie założyć, że „wolny” czas wymieniony w harmonogramie jest twój. I hej, w porządku, jeśli wolisz zwinąć się w dużym hotelowym łóżku przed 10 wieczorem. O ile nie przeprowadzasz burzy mózgów nad projektem przy drinku - lub jeśli wydawanie kaucji za wieczorne wydarzenie wydawałoby się niegrzeczne - zaufaj, że Twój wkład i obecność w ciągu dnia są wystarczające.
Ale w tej notatce, jeśli są „opcjonalne” wydarzenia lub sesje prelegentów, prawdopodobnie powinieneś sprawdzić kilka. Byłoby w złym guście odrzucanie każdego programu zajęć pozalekcyjnych. Pomyśl, jak potencjalnie byłoby to niezręcznie, gdyby twój szef odkrył, że porzuciłeś panel, który on lub ona polecił, ponieważ chciałeś trochę poćwiczyć.
Ostatecznie najlepszym sposobem na przybijanie etykiety w podróży jest posiadanie otwartych linii komunikacyjnych. Lepiej jest zadawać pytania lub rozwiązywać wszelkie potencjalne problemy przed wyjazdem (np. „Jak właściwie właściwie wszystko wydatkować?”), A nie w tej chwili. Jak mówi Moroney, kiedy rozmawiasz ze swoim przełożonym: „Jeśli obowiązują zasady, on lub ona może podać ci szczegóły”, a będziesz wiedział, co jest dopuszczalne, a co nie. Chodzi o to, by „uratować się przed stresem nieznanym - i kosztem odrzuconego zwrotu - i poprosić o co najmniej tydzień przed wyjazdem”.
To była rada, którą z pewnością mogłaby skorzystać moja siostra, i ogólnie jest to doskonała rada, aby utrzymać lęk przed podróżą służbową na dystans - i nienaruszony portfel.
