Wypełnianie raportów wydatków zawiera kanały root na mojej skali zabawy. Pomimo faktu, że moja firma jest mi winna sporo pieniędzy, prawie zawsze boję się, że będę musiał złożyć te raporty.
Prawdopodobnie ma to swoje korzenie w mojej pierwszej pracy po studiach, kiedy poprosiłem szefa o wskazówki, jakie wydatki byłyby odpowiednie na nadchodzącą podróż służbową. Po prostu powiedziała: „Wykorzystaj swój najlepszy osąd”.
Dzięki. Biorąc pod uwagę, że nigdy nie byłem w podróży służbowej, miałem wrażenie, że mój najlepszy osąd prawdopodobnie różni się od jej.
Ale myślę, że o to chodziło. Kiedy zostałem menedżerem, a moi pracownicy zadali mi to samo pytanie, znalazłem tę samą niejasną odpowiedź. Chciałem przetestować moich pracowników, aby zobaczyć, jak sobie radzą bez nadzoru - jeśli oszaleją i wyrzucą setki dolarów na alkohol, pewnej nocy mógłbym zakwestionować ich umiejętności decyzyjne (i tak, mógłbym też ich pominąć za promocja zamiast osoby, która rozsądnie poradziła sobie z wyzwaniem).
Morał tej historii? Kiedy szef mówi „Użyj swojej najlepszej oceny”, wydając dziesięciocentówkę firmy, ma na myśli to. To, jak poradzisz sobie z wydatkami, powie wiele o tobie jako pracowniku, a także może wpłynąć na twoją reputację z szefem.
Na szczęście na przestrzeni lat opracowałem kilka sztuczek, które przydają się, aby zachować kontrolę nad sytuacją, gdy zbieram rachunki.
Patrz i ucz się
Najlepszym sposobem, aby ocenić, ile powinieneś wydać, jest obserwowanie swoich bardziej doświadczonych kolegów. Są szanse, że będziesz jeść, pić i przebywać w tych samych miejscach, więc będziesz miał wiele okazji, aby zatrzymać się i zobaczyć, co robią w pierwszej kolejności.
Oto przykład: kiedy ty i twoi koledzy idziecie na obiad, pozwólcie wszystkim najpierw zamówić i zwróćcie uwagę na koszt zamówienia każdej osoby. Kiedy nadejdzie Twoja kolej, upewnij się, że twój wybór jest najtańszy lub znajduje się w tym samym przedziale, co tańsze zamówienia w grupie. Nie, tylko dlatego, że twój szef zamawia filet mignon, niekoniecznie oznacza, że powinieneś pójść za jego przykładem. Ale kiedy wszyscy doświadczeni podróżnicy zamówią sałatki Cobb, podążaj za nimi, a twój szef nigdy nie zakwestionuje kosztu posiłku.
A jeśli nie będzie nikogo na twojej podróży? Spróbuj wcześniej przeprowadzić badania. Zapytaj innych kolegów, na przykład: „Jadę do Chicago - czy możesz zasugerować kilka miejsc do jedzenia?” Dowiedz się, gdzie reszta zespołu zwykle bywa, a będziesz mieć kilka miejsc, o których wiesz, że są bezpieczne.
Nie bądź chciwy
Prawdopodobnie wydaje się to oczywiste, ale mogę ci powiedzieć z doświadczenia, że możesz czuć się trochę tak, jakbyś latał po biurze, płacąc za hotel i wysyłając cię na wymyślne kolacje z klientami. I chociaż możesz zobaczyć, jak inni to przeżywają, ponieważ wiedzą, że ktoś inny podejmie zakładkę, lepiej jest, jeśli to możliwe, ograniczyć wydatki do minimum.
Ogólna zasada: jeśli nie kupiłbyś jej za własne pieniądze, nie wydatkuj jej. Kieliszek wina do obiadu? W porządku. Kieliszek wina, trzy koktajle, kilka aplikacji i deser? „Potrzeba” tego nie będzie łatwa do uzasadnienia.
Nie bądź tani
Wydaje się rozsądne, że nie powinieneś wydawać zbyt dużych pieniędzy na firmowe pieniądze - ale co z tańszymi przedmiotami? Czy możesz podróżować do pracy, kosztując poranną latte i bajgiel? Z technicznego punktu widzenia możesz oczywiście poprosić firmę o zwrot 4, 67 USD, które zapłaciłeś za małą kawę i bajgiel, ale gwarantuję, że nie zdobędziesz żadnych punktów, gdy twój szef zobaczy to w szczegółowym raporcie.
Na przykład kazałem jednemu pracownikowi przesłać raport z wydatków na opłatę parkingową w wysokości 1 USD od spotkania klienta. Czy ty żartujesz? Oddałem jej dolara, ale od tamtej pory zawsze czułem się, jakby próbowała zepsuć firmę za wszystko, co mogła.
Tak, twoja firma powinna płacić za rozsądne wydatki, gdy jesteś poza domem, ale nikczemne wydatki sprawią, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie i niedojrzale, nie wspominając skąpo. Oto dobry proces: jeśli zazwyczaj kupujesz coś w zwykły dzień pracy, nie wydatkuj go (ale zachowaj paragony, bo szansa, że szef również zapłaci za małe rzeczy).
Zawsze pytaj o paragony
W związku z tym, oprócz utrzymywania wydatków w rozsądnych granicach, utrzymanie rachunków jest najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, gdy przebywasz poza biurem. Nie mogę nawet policzyć, ile razy pracownicy składali raporty wydatków bez żadnych dowodów na wydatki. Bez względu na to, jak bardzo twoim zdaniem szef ci ufa, nie może po prostu uwierzyć, że wydałeś 256 USD na ostatnią podróż służbową.
Kiedy zapytałem jednego pracownika, dlaczego nie uwzględniła swoich rachunków za stosunkowo niewielki wydatek - taki, który całkowicie bym zatwierdził - przyznała, że martwi się, że mogę nie zatwierdzić przedmiotu, więc po prostu „zapomniała” poprosić o rachunek. Miała rację: nie zatwierdziłem tego. Ale nie dlatego, że sprzeciwiłem się zakupowi - ponieważ nie miałem dowodów, że tak naprawdę się stało.
Szybka wskazówka: przeciągnij hotelową kopertę stacjonarną z pokoju i trzymaj ją w torebce lub teczce. Owiń duży portfel gumką wokół portfela, aby przypomnieć o prośbie o pokwitowanie, a następnie wrzuć pokwitowanie do koperty, gdy tylko go otrzymasz. A jeśli jest coś niezwykłego w tym wydatku, napisz go na odwrocie, zanim go odłożysz.
Każda firma i każdy szef ma inne podejście do obsługi wydatków, co oznacza, że nie ma twardej i szybkiej reguły, która obowiązywałaby w każdej sytuacji. Ale trzymaj się tych wytycznych, a twój szef nigdy nie będzie miał powodu, aby kwestionować twój najlepszy osąd.
