Program Microsoft Access 2010 umożliwia automatyczne tworzenie profesjonalnie sformatowanych raportów z informacji przechowywanych w bazie danych. W tym samouczku opracujemy ładnie sformatowany wykaz numerów telefonów domowych pracowników do wykorzystania w zarządzaniu za pomocą przykładowej bazy danych Northwind i programu Access 2010. Jeśli używasz wcześniejszej wersji programu Access, dostępny jest starszy samouczek.Zanim zaczniemy, otwórz program Microsoft Access, a następnie otwórz bazę danych Northwind.
Jeśli potrzebujesz pomocy w tym kroku, przeczytaj artykuł Instalacja przykładowej bazy danych Northwind. Jeśli jesteś początkującym użytkownikiem programu Microsoft Access, możesz zacząć od Podstaw Podstawowych programu Microsoft Access 2010. Po otwarciu bazy danych wykonaj następujące kroki:
- Wybierz menu Raporty. Po otwarciu Northwind wybierz kartę Utwórz na wstążce pakietu Microsoft Office. W sekcji "Raporty" zobaczysz szereg metod obsługiwanych przez program Access do tworzenia raportów. Jeśli chcesz, możesz kliknąć kilka z nich i sprawdzić, jak wyglądają raporty oraz jakie typy informacji zawierają te raporty.
- Utwórz nowy raport. Po zaspokojeniu swojej ciekawości, kliknij "Kreator raportów", a my rozpoczniemy proces tworzenia raportu. Kreator przeprowadzi nas krok po kroku przez proces tworzenia. Po opanowaniu kreatora możesz powrócić do tego kroku i zbadać elastyczność zapewnianą przez inne metody tworzenia.
- Wybierz tabelę lub zapytanie. Pierwszy ekran Kreatora raportów prosi nas o wybranie źródła danych dla naszego raportu. Jeśli chcesz pobrać informacje z jednej tabeli, możesz ją wybrać z poniższego menu rozwijanego. Alternatywnie, w przypadku bardziej złożonych raportów, możemy oprzeć nasz raport na wynikach zapytania, które wcześniej zaprojektowaliśmy. W naszym przykładzie wszystkie potrzebne dane są zawarte w tabeli Pracownicy, więc z menu wybierz "Tabela: Pracownicy".
- Wybierz pola do uwzględnienia. Zauważ, że po wybraniu tabeli z rozwijanego menu dolna część ekranu zmienia się, aby pokazać pola dostępne w tej tabeli. Użyj przycisku ">", aby przenieść pola, które chcesz uwzględnić w raporcie, do sekcji "Wybrane pola". Pamiętaj, że kolejność umieszczania pól w prawej kolumnie określa domyślną kolejność ich występowania w raporcie. Pamiętaj, że tworzymy katalog telefoniczny dla pracowników naszego kierownictwa wyższego szczebla. Utrzymujmy zawarte w nim informacje proste - imię i nazwisko każdego pracownika, jego tytuł i numer telefonu domowego. Dalej i wybierz te pola. Kiedy jesteś zadowolony, kliknij przycisk Dalej.
- Wybierz poziomy grupowania. Na tym etapie możesz wybrać jeden lub więcej poziomów grupowania, aby zawęzić kolejność wyświetlania danych raportu. Na przykład, możemy chcieć rozbić naszą książkę telefoniczną według działu, tak aby wszyscy członkowie każdego działu byli wymienieni osobno. Jednak ze względu na niewielką liczbę pracowników w naszej bazie danych nie jest to konieczne dla naszego raportu. Śmiało i po prostu kliknij przycisk Dalej, aby ominąć ten krok. Możesz wrócić tu później i eksperymentować z poziomami grupowania.
- Wybierz opcje sortowania. Aby raporty były przydatne, często chcemy sortować nasze wyniki według jednego lub więcej atrybutów. W przypadku naszej książki telefonicznej logicznym wyborem jest sortowanie według nazwiska każdego pracownika w porządku rosnącym (A-Z). Wybierz ten atrybut z pierwszego menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.
- Wybierz opcje formatowania. Na następnym ekranie przedstawiono niektóre opcje formatowania. Przyjmiemy domyślny układ tabelaryczny, ale zmieńmy orientację strony na poziomą, aby upewnić się, że dane pasują poprawnie na stronie. Po zakończeniu tego kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.
- Dodaj tytuł. Na koniec musimy nadać temu sprawozdaniu tytuł. Program Access automatycznie udostępni ładnie sformatowany tytuł na górze ekranu, a jego wygląd zostanie wyświetlony w stylu raportu wybranego podczas poprzedniego kroku. Nazwijmy nasz raport "Listą telefonów domowych pracowników". Upewnij się, że wybrana jest opcja "Podgląd raportu" i kliknij Zakończ, aby zobaczyć nasz raport!
Gratulacje, udało Ci się utworzyć raport w programie Microsoft Access! Końcowy raport, który zobaczysz, powinien wyglądać podobnie do przedstawionego powyżej. Należy również zauważyć, że raport listy telefonów domowych pracowników pojawia się w sekcji "Nieprzypisane obiekty" w menu bazy danych Northwind po lewej stronie ekranu. Jeśli chcesz, możesz przeciągnąć i upuścić to do sekcji Raporty, aby uzyskać łatwy dostęp. W przyszłości możesz po prostu dwukrotnie kliknąć ten tytuł raportu, a nowy raport zostanie natychmiast wygenerowany z aktualnymi informacjami z Twojej bazy danych.
