Niestety, twoje listy rzeczy do zrobienia nie spadną do zera aż do dnia śmierci. Więc jeśli myślisz, że osiągniesz nirwanę produktywności tylko wtedy, gdy twoje listy będą puste, a twój kalendarz będzie otwarty, cóż, to raczej nie nastąpi - przynajmniej tak długo, jak masz pracę, rodzinę, przyjaciół i życie do zarządzania.
Jeśli jesteś jak większość ludzi, masz dość masywne listy rzeczy do zrobienia, a także prawie stałą liczbę nowych zadań i przytłaczające uczucie, że wszystko trzeba zrobić teraz .
Wiele osób próbuje zmierzyć się z górą osobistych zadań, sortując je według priorytetów i rozpoczynając od góry. Wydaje się to logiczne - ale faktycznie mają to do tyłu. W rzeczywistości, zanim pomyślisz o priorytetach, musisz wziąć pod uwagę trzy czynniki, ponieważ w rzeczywistości ograniczają one twoje wybory dotyczące tego, co powinieneś (a nawet możesz) zrobić dalej.
Jeśli więc czujesz się przytłoczony i nie jesteś pewien, od czego zacząć - odłóż na bok swoje listy „najwyższych priorytetów”, rozważ te trzy czynniki i skorzystaj z nich, aby uporządkować nadmiar opcji w łatwiejszy do zarządzania zestaw wybory
Ograniczenie nr 1: kontekst
Jeśli nie jesteś we właściwym miejscu, nie masz odpowiedniego narzędzia lub nie znajdujesz się przed właściwą osobą wymagającą podjęcia działania, nie możesz tego zrobić. Pomyśl o tym - byłeś kiedyś w pracy, na spotkaniu i nagle pamiętasz, że musisz kupić szampon? O ile nie opuścisz tego spotkania, „kup szampon” w tym momencie się nie dzieje. Należy do listy o nazwie „Błędy”, gdy jesteś poza domem. (Chyba że jesteś podobny do mojego męża, który myśli, że życie szamponu można przedłużyć wiecznie, strzelając do niego wodą i rozcieńczając ją, gdy będzie prawie pusta).
Kontekst zawsze będzie twoim pierwszym ograniczeniem. Z pewnością możesz zmienić swój kontekst, aby dostać się we właściwe miejsce, narzędzie lub osobę, aby podjąć działanie, które właśnie przyszło ci do głowy. Ale jeśli tego nie zrobisz, twoje wybory są najpierw ograniczone tym czynnikiem.
Metoda Getting Things Done Davida Allena sugeruje, że listę zadań do wykonania należy posortować według kontekstu, np. @Computer, @Home, @Errands. Oszczędza to czas, zapobiegając przebijaniu się przez wybory, których nawet nie możesz dokonać - ponieważ nie jesteś we właściwym kontekście.
Ograniczenie nr 2: Dostępny czas
Drugim czynnikiem, który wchodzi w grę, jest to, ile masz czasu. Jeśli masz duży projekt do zrobienia, ale musisz skoczyć na następne spotkanie lub odebrać dzieci w 10 minut, prawdopodobnie nie jest to dobry użytek z jego rozpoczęcia. Zajmie ci to tyle czasu, zanim wejdziesz w jego rytm, zanim będziesz musiał odczepić.
Więc jeśli czas jest czynnikiem, poszukaj opcji, które pasują do dostępnego czasu. Może w ciągu tych 10 minut najlepszą rzeczą nie jest sprawdzenie skrzynki odbiorczej i przeczytanie w połowie wiadomości e-mail, które i tak będziesz musiał przeczytać ponownie. Może zamiast tego zyskasz więcej, wychodząc na zewnątrz i oddychając świeżym powietrzem lub wykonując ten szybki telefon, gdy wiesz, że dostaniesz pocztę głosową.
Ograniczenie nr 3: zasoby
Trzecim czynnikiem do rozważenia jest to, jaka jest twoja energia. Nie wiem o tobie, ale w piątkowe popołudnie po długim, pracowitym tygodniu roboczym nie nadszedł czas na zanurzenie się w czymkolwiek, co wymaga dużej przepustowości umysłu. Zamiast tego dokonuję wyborów, które pasują do mojej energii mentalnej i fizycznej. Nie wspominając, że nie ma czasu, gdybym musiał po prostu „zebrać” i wejść tam, ale lubię być świadomym tego, co wybieram i dopasować do tego, kiedy myślę, że przyprowadzę swoje najlepsze ja, ilekroć Mogę.
Ciągnięcie w priorytetach
Na początku powiedzieliśmy, że należy odłożyć na bok „priorytet”, ale teraz tutaj wraca. Kontekst, dostępność czasu i zasoby ograniczą możliwości wyboru, które czynności należy wykonać w następnej kolejności, ale zazwyczaj nie są one wystarczające, aby pomóc Ci zdecydować, które przyniosą Ci największą wartość. Właśnie tutaj priorytetem jest - staje się twoją strategią.
Jeśli myślisz, że podejmowanie decyzji na podstawie priorytetu oznacza, że musisz „wszystko wymyślić”, ułatwię ci życie. Musisz tylko wiedzieć, do czego się zobowiązałeś - całkowicie. Po pierwsze, zapisz na liście wszystko, co zawarłeś, może, powinno lub powinno być, osobiście i zawodowo, abyś miał pewność, że podejmujesz decyzję na podstawie pełnego spisu tego, do czego się zobowiązałeś.
Następnie zadaj te dwa proste pytania priorytetowe:
Często zdajesz sobie sprawę, że połowa projektów i zadań, które podjąłeś, nie może być realistycznie wykonana w twoim czasie, ani nie ma wartości w podejmowaniu ich teraz, ani nie ma ryzyka, że zaparkujesz je w przyszłości. Tego rodzaju rzeczy trafiają na listę „Może kiedyś”. Nie zrezygnowałem z tego pomysłu - mówię tylko: „nie teraz”.
Spróbuj zadać te dwa pytania w następnym e-mailu z prośbą o zrobienie czegoś. Lub następna książka, którą sam sobie powinieneś przeczytać. Lub następne spotkanie, na które zostaniesz poproszony. Może to po prostu pomóc ci w dokonywaniu wyborów z większą swobodą umysłu, wiedząc, że możesz zrobić tylko tyle i że dokonujesz najlepszych wyborów, jakie możesz.
