Możliwe jest posiadanie listy rzeczy do zrobienia, która dodaje energii, pomaga ustalać priorytety dnia i motywuje cię do dalszych działań, nawet po tych nieuniknionych zakłóceniach lub niepowodzeniach. Jednak tak wielu ludzi, którzy spisują listy, nie jest w stanie sprawdzić wszystkiego przed 18:00.
A to głównie dlatego, że nie robią poprawnie swoich list. W rzeczywistości wiele osób zwykle zabija własną produktywność.
Jeśli jesteś winny którejkolwiek z poniższych sytuacji, być może rozmawiam z tobą.
1. Odkładasz czas na wampiry energetyczne
Nawet jeśli nigdy wcześniej nie słyszałeś tego zdania, wiesz, kim są ci ludzie: zużywają twoją energię, koncentrując się wyłącznie na sobie, a nie na dobru zespołu. Twój czas i priorytety nawet nie rejestrują się na ich radarze. I z jakiegoś powodu ta osoba stale wysyła ci e-maile, aby pomóc w czymś, co często zajmuje czas, co trafia na twoją listę rzeczy do zrobienia (mimo że nie przynosi ci korzyści).
Rozwiązanie
Łatwy. Jeśli nie jest to pilna, zmieniająca firmę sprawa, możesz grzecznie oderwać się od tego, mówiąc: „Jestem teraz w napiętym terminie i niestety nie mogę pomóc w tym tygodniu”. Jeśli dana osoba będzie się utrzymywać, odpowiedz na pytanie, które wskazuje dlaczego to nie pasuje do ciebie: „Aktualnie pracuję. Jeśli jest to pilne, mogę zaprosić mojego kierownika i zapytać go, jak chciałby, abym ustalił priorytety. ”
2. Wystawiasz przedmioty, które są niejasne
Mówiąc prościej, nie powinno tam być żadnego elementu na liście, którego nie można wymienić jako działania. Obejmuje to zarówno zadania, które są niejasne (reagują na projekt) lub wieloetapowe (uruchom nową linię). Albo utknąłeś, próbując sobie przypomnieć, na który projekt chciałeś odpowiedzieć, albo przytłoczony perspektywą uruchomienia linii po południu.
Rozwiązanie
Zamiast tego używaj jasnych fraz dla pozycji na liście, zawsze używaj więcej szczegółów, niż myślisz, że potrzebujesz. Ponieważ o 16:00 twoje myśli o 9 rano mogą być odległym wspomnieniem. A jeśli chodzi o te większe przedmioty, podziel je na mniejsze kroki. W rzeczywistości pozycja na liście może brzmieć: „Oś czasu szkicu do wprowadzenia nowej linii produktów”. Oś czasu staje się wtedy mniejszymi elementami akcji, które można umieszczać na liście co tydzień.
3. Ładujesz swoją listę za dużo przedmiotów
Jeśli twoja lista jest bardziej idealistyczna niż to, co możesz realistycznie osiągnąć, narażasz się na porażkę i uniemożliwiasz sobie poczucie spełnienia na koniec dnia. Ponadto, gdy zapisujesz zbyt wiele rzeczy, bardziej prawdopodobne jest, że staniesz się zbyt zniechęcający. Nie będziesz wiedział od czego zacząć, a zwiększysz prawdopodobieństwo zwlekania.
Rozwiązanie
Belle Beth Cooper, twórczyni treści w Buffer, podzieliła się z Jeffem Hadenem z Jeffem Hadenem następującymi wskazówkami, jak przerobić listę rzeczy do zrobienia:
Jak określić, co jest najważniejsze? Zwykle są to działania mierzalne, a także generatywne, co oznacza, że po ich zakończeniu cały projekt, zespół lub firma zmierzają do osiągnięcia celów.
4. Zapomniałeś zaplanować przerwy
Pewnie, że w idealnym świecie możesz przyjść do biura o 9 rano i pracować nieprzerwanie do 18:00. Ale to nie jest idealny świat i będziesz się wtrącał, głodował i mrówki siedziały godzinami.
Rozwiązanie
Może to obejmować spacer (mój ulubiony), wzięcie czegoś do jedzenia lub picia lub odwiedzenie przydatnej lub inspirującej strony internetowej. Potrzebujesz pomysłów? Ta lista zawiera 55 przydatnych i inspirujących stron internetowych, idealnych na szybką przerwę w pracy.
5. Nie zezwalasz sobie na buforowanie przerw
Dołożyłeś wszelkich starań, aby zrozumieć swoje priorytety i zapisać je. Ale wtedy jesteś rozproszony. E-mailem, współpracownikiem, najświeższymi wiadomościami - lista jest długa. Mimo ciężkiej pracy i oznaczonych kolorami odniesień, tracisz czas, gdy pierwsza pilna wiadomość trafi do Twojej skrzynki odbiorczej.
Rozwiązanie
Zostaw kilka luk w swoim harmonogramie każdego dnia, w którym nic nie planujesz. Zapewni to marginesy do pracy w tych nieoczekiwanych momentach. Najgorszy scenariusz? Nie pojawia się nic pilnego i kończysz dzień wcześniej.
Ponadto możesz zapobiegać wielu zakłóceniom, działając proaktywnie: ustaw status „zajęty” na dowolnych rozmowach wewnętrznych, ustaw telefon tak, aby przechodził bezpośrednio do poczty głosowej, i dostosuj ustawienia poczty e-mail, aby otrzymywać powiadomienia tylko, gdy określone osoby będą do Ciebie powiadamiać . (Oto jak to zrobić w Gmailu i Outlooku).
Nie ma właściwego sposobu na zrobienie listy rzeczy do zrobienia, ale sposób, w jaki podchodzisz do swojego, może sprawić, że Twój dzień się zepsuje. Niezależnie od tego, z czego korzystasz - aplikacji, komputera, staromodnego długopisu i papieru - unikaj tych pięciu zabójców produktywności, a wykonasz właściwe czynności na czas .
