Jeśli jesteś obecnie zatrudniony - i to człowiek - to wiesz o wielkim zalewie poczty elektronicznej. Dostajesz ich więcej, niż możesz odpowiedzieć każdego dnia, i często powstrzymuje cię to od wykonywania „rzeczywistej pracy”. Ale w tym nowoczesnym świecie bycie na szczycie skrzynki odbiorczej jest koniecznością, jeśli chcesz zrobić wrażenie na szefie i zrobić postęp.
Teraz wiele osób ocenia, jak dobrze sobie radzą z pocztą e-mail, na podstawie liczby wiadomości e-mail, które przekręcają. „Spędziłem trzy godziny po południu i odpowiedziałem na 120 e-maili” jest powodem do świętowania i chwalenia się prawami w większości biur. Ale w większości przypadków jest to ogromny błąd.
Prawda jest taka, że istnieją trzy rodzaje wiadomości e-mail:
W obliczu czasu na atakowanie swoich skrzynek odbiorczych większość ludzi zaczyna od szybkiego. Satysfakcjonujące jest usuwanie ich z drogi, całkowita liczba e-maili w skrzynce odbiorczej spada o wiele więcej i nie wymagają zbyt dużej siły roboczej.
Ale powinieneś faktycznie przyjąć odwrotne podejście. To stara metafora skały, żwiru i piasku: wyobraź sobie, że dostałeś szklany słoik przedstawiający twój czas, a także skały, kamyki i piasek. Jedynym sposobem, aby się tym zająć, jest zacząć od największych rzeczy: twoich kamieni. Jeśli napełnisz słoik piaskiem, nigdy nie zmieścisz wszystkiego.
Jeśli chodzi o wiadomości e-mail, upewnij się, że nie napełniasz słoika piaskiem, odpowiadając najpierw na szybkie i łatwe wiadomości e-mail - nigdy nie dotrzesz do dużych, ważnych wiadomości. Zamiast tego, mając do czynienia z dwugodzinnym blokiem czasu, zawsze powinieneś zacząć od wiadomości e-mail, które wymagają 30 minut lub więcej, i wykonaj co najmniej jedną lub dwie z nich, zanim zrobisz to szybciej. Z drugiej strony, jeśli masz tylko 15 minut przed następnym spotkaniem, to idealny moment, aby szybko usunąć e-maile.
Najłatwiejszym sposobem płynnego wdrożenia tej strategii w codziennym życiu jest dodanie dwóch tagów (lub filtrów w Gmailu): „szybka odpowiedź” i „wymaga skoncentrowanego czasu”. Wszelkie nieoznaczone e-maile należałyby zatem do środkowej kategorii, co zajmuje od 5 do 30 minut.
Kiedy wiesz, że masz solidny blok nieprzerwanego czasu, zacznij od otwarcia skoncentrowanego folderu czasu i zdecyduj, które z nich najbardziej wymagają rozwiązania. Uświadomienie sobie, jak rzadkie są te duże bloki czasu, jest kluczem do sukcesu: jeśli go masz, w pełni go wykorzystaj! A następnym razem, gdy masz kilka minut do stracenia, czekając na autobus lub w kolejce na kawę, otwórz folder „szybkiej odpowiedzi” zamiast sprawdzać Instagram.
