Wreszcie! 23 niepisane zasady wiadomości e-mail

Dopiero kiedy pomogłem mojemu bratu w wieku szkolnym włamać się do jego skrzynki odbiorczej i wyjaśnić niektóre niuanse tej wszechobecnej metody komunikacji, zdałem sobie sprawę, jak wiele niepisanych zasad dotyczących poczty e-mail rozwinęło się na przestrzeni lat.

Niektóre z nich są dość oczywiste, ale warto je powtórzyć (ponieważ wciąż widzę, jak ludzie je łamią od czasu do czasu). A inni nie są od razu intuicyjni - ale, jeśli są ogólnie przestrzegani, pomogliby nam wszystkim lepiej wysyłać i odpowiadać na e-maile.

Więc piszę je na piśmie. Przejrzyj listę i powtórz za mną: „Uroczyście przysięgam, że na zawsze będę przestrzegać zasad dotyczących poczty elektronicznej”.

Twój temat powinien być zawsze opisowy. „Wprowadzenie” nie jest wystarczająco opisowe. „Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” jest lepsze.
Każdy e-mail powinien być jak najkrótszy; oszczędza czas i, co ważniejsze, szanuje czas odbiorcy.
Im szybciej odpowiadasz, tym krótsza może być twoja odpowiedź.
Zawsze dołączaj jedną linię kontekstu, jeśli adresat nie oczekuje tego e-maila. Dotyczy to zarówno wiadomości e-mail po raz pierwszy („To miejsce, w których się poznaliśmy”), jak i wiadomości e-mail do osoby, z którą regularnie współpracujesz („Ta wiadomość e-mail dotyczy następnego etapu tego projektu, nad którym wspólnie pracujemy”).
Umieść swoje „zapytaj” lub „elementy akcji” jako pierwsze w e-mailu, a nie jako ostatnie, i wyraź je. Odbiorca powinien natychmiast wiedzieć, czego chcesz.
Jeśli jest termin, powiedz tak. Jeśli prośba nie jest pilna, powiedz tak.
Jeśli nie potrzebujesz odpowiedzi, a wiadomość e-mail jest tylko dla Ciebie, powiedz tak.
Wszelkie pytania powinny być jak najbardziej szczegółowe. „Co sądzisz o propozycji?” Nie jest dobrym pytaniem. „Czy możemy zrealizować propozycję dostawcy do 20 000 $ do piątku?” Jest lepsza.
W miarę możliwości używaj punktorów lub list numerowanych. Są łatwiejsze do przeglądania niż bloki tekstu.
Kiedy coś jest naprawdę ważne, odważ się.
Nie nadużywaj pogrubienia w swoich e-mailach.
Używaj czytelnych czcionek. Comic Sans nie jest czytelną czcionką.
Jeśli otrzymasz zapytanie od kogoś innego, ale nie możesz od razu odpowiedzieć, odpowiedz, informując go, kiedy do niego dojdziesz. Pozwoli to zaoszczędzić ci e-maili na odprawę i pomoże planować drugiej osobie.
Zawsze CC minimalną liczbę osób niezbędnych do wykonania pracy. Im więcej osób w łańcuchu e-mail, tym mniejsze poczucie odpowiedzialności za odpowiedź.
Używaj „Odpowiedz wszystkim” tylko wtedy, gdy jest to naprawdę potrzebne. Nikt nie lubi osoby, która zatyka skrzynkę odbiorczą całego działu.
Jeśli ktoś jest w wątku e-mail, który nie musi już być włączony, przenieś tę osobę do BCC w następnej odpowiedzi i powiedz to w pierwszym wierszu wiadomości e-mail. („Sam, dzięki za przedstawienie Mary i mnie - przeprowadzę cię do BCC i zabiorę stąd”.)
Zawsze wykonuj podwójny wstęp. Jeśli tego nie zrobisz, ludzie zaczną się bać usłyszeć od ciebie.
Nie przejmuj wątku na jeden temat, aby omówić inny temat. Zamiast tego rozpocznij nowy wątek e-mail z odpowiednim tematem i adresatami.
Nie nakładaj. Nikt nie potrzebuje dwudziestego e-maila „To też wyglądało dla mnie świetnie!”.
Jeśli wysyłasz wiadomości e-mail w celach biznesowych, w stopce podaj swoje dane kontaktowe i tytuł. Im prościej, tym lepiej.
Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do bardzo zajętej osoby, jest to całkowicie akceptowalne i oczekuje się, że po tygodniu lub dwóch prześlesz do niej początkową wiadomość e-mail z następną wiadomością. Najbardziej zapracowani ludzie wymagają co najmniej jednego z nich. Nie rób więcej niż trzy.
Niedopuszczalne jest przesyłanie wiadomości e-mail w ciągu 48 godzin, chyba że jest to naprawdę pilne. Wiele osób traktuje pocztę elektroniczną jako formę korespondencji i może mieć po prostu wyższy priorytet niż natychmiastowa odpowiedź.
Jeśli otrzymasz lub chcesz wysłać zły e-mail, poczekaj na niego. Jeśli to pilne, zamiast tego zadzwoń.