Masz duże wieści o swojej firmie i chcesz się o tym przekonać. Pierwszym krokiem jest przygotowanie atrakcyjnej informacji prasowej - ale co potem?
Wiesz, że musisz skontaktować się z mediami, ale może to być nieco zastraszające. Nic dziwnego, że istnieją niewypowiedziane zasady rządzące relacjami między markami a mediami, których nawigacja może być trudna.
Ale przy odrobinie przygotowania i kilku wskazówkach możesz rozwinąć solidne relacje z kontaktami z mediami. W tym miejscu demistyfikujemy proces rozpowszechniania mediów i zapewniamy pomocne zalecenia i uwagi, aby zamienić ten komunikat prasowy na pierwszą stronę (lub, szczerze mówiąc, dowolną stronę).
Zbuduj docelową listę mediów
Być może masz już na myśli kilka publikacji lub dziennikarzy, którzy chcieliby poinformować Cię o swoim ogłoszeniu. Ale, aby uzyskać najlepsze pokrycie dla twojego wydania, musisz rzucić szeroką sieć. Zastanów się, gdzie prowadzisz działalność (lub gdzie chcesz) i opracuj listę docelową dla tego obszaru.
Załóżmy na przykład, że masz dużą bazę klientów w St. Louis. Wykonaj kopanie, aby znaleźć dziennikarzy zajmujących się Twoją branżą w regionie St. Louis. Lokalne gazety to świetny sposób na rozpoczęcie, ale nie zapominaj o publikacjach branżowych i punktach internetowych poświęconych konkretnie Twojej branży (takich jak Tygodnik wydawców, Świat Runnera lub PRWeek). Listy mediów będą się różnić w zależności od ogłoszenia, ale zawsze dobrze jest mieć co najmniej 20-30 dziennikarzy na twojej liście kontaktów.
Po zidentyfikowaniu listy dziennikarzy i publikacji kolejnym wyzwaniem jest uzyskanie ich danych kontaktowych. Podczas gdy często możesz znaleźć to, czego potrzebujesz, z zaufanym przyjacielem Google, bardziej nieuchwytne cyfry i e-maile dziennikarzy mogą wymagać strategicznego przemyślenia. Wypróbuj wszechstronne bazy danych, takie jak Gorkana, które obejmują dziennikarzy z całego świata - uporządkowane według branż, które obejmują i gdzie mają siedzibę - oraz, co ważniejsze, ich pożądanych danych kontaktowych.
Przygotuj wydanie do dystrybucji
Gdy masz już listę kontaktów, czas zacząć pitching. Podczas gdy techniki rzutowania występują we wszystkich kształtach i rozmiarach, zwykle są one podzielone na dwie części: rozkład informacji prasowej i uzupełnianie rzutów.
Dystrybucja komunikatu prasowego
Najpierw zdecyduj, kiedy chcesz wyjść z komunikatu prasowego. Wskazówka: Aby mieć jak największą szansę na bycie widocznym, twoje ogłoszenie powinno zostać wysłane między 6 rano a 10 rano w regionie, z którego jest dystrybuowane. I nigdy nie powinno wychodzić w piątek. (Pamiętasz, co robiłeś w zeszły piątek około 15:00? Cokolwiek to było, prawdopodobnie nie wymagało czytania ogłoszeń firmy).
Następnie zdecyduj, w jaki sposób chcesz wysłać swoje wydanie dziennikarzom. Jeśli masz budżet, skutecznym i oszczędzającym czas sposobem na rozpowszechnianie informacji o swojej wersji jest łącze informacyjne, takie jak BusinessWire, PR Newswire lub Marketwire. Usługi te zapewniają dostęp do gotowych list najważniejszych publikacji, regionalnych i branżowych publikacji, aby zmaksymalizować zasięg.
Możesz też wybrać bardziej osobiste podejście i wysłać komunikat prasowy bezpośrednio do wszystkich dziennikarzy na docelowej liście mediów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Pamiętaj jednak, że wysyłając informację do wielu źródeł, będziesz chciał, aby wszyscy otrzymywali Twoje informacje w tym samym czasie. Ponieważ media są z natury konkurencyjne, dziennikarka może zdecydować, że nie będzie opowiadać o twojej historii, jeśli dowie się, że wcześniej udostępniłeś to wydarzenie innemu kanałowi.
Jeśli wybierzesz drogę masowego wysyłania e-maili, cokolwiek zrobisz, pamiętaj, aby wysłać wszystko za pośrednictwem BCC. Chcesz pokazać swoim źródłom, że cenisz ich prywatność - nie wspominając o tym, aby starannie zbadana lista docelowa pozostała tajemnicą firmy.
Wysyłanie pakietu uzupełniającego
Twoja dodatkowa oferta jest okazją do połączenia się jeden na jednego z docelowymi dziennikarzami. Pozwala również na przekazanie ogłoszenia w sposób bardziej nieformalny niż w komunikacie prasowym, a także na udzielenie odpowiedzi na wszelkie pytania dziennikarzy dotyczące twoich wiadomości.
Tworząc swój dodatkowy ton, powinieneś zachować go w zakresie 4–6 zdań najważniejszych komunikatów i kontekstu. Pamiętaj, aby podać wysokiego szczebla, kto, co, gdzie, kiedy, a także wszelkie dodatkowe informacje, które mogą zachęcić dziennikarza do napisania opowiadania.
Na przykład, jeśli ogłaszasz wydarzenie, które skupia wpływowe kobiety w technologii, powinieneś podać lokalizację, czas i godnych uwagi uczestników. Ale powinieneś również podać odpowiedni kontekst lub statystyki (np. „Kobiety stanowią tylko około 25% przemysłu technologicznego”) oraz wszelkie najważniejsze informacje, które zachęcą dziennikarza do ich omówienia (np. „Kilka list Forbes Women to Watch” z 2012 r. będzie obecny ”).
Ale niezależnie od tego, czy kontaktujesz się z docelowymi dziennikarzami przez telefon, czy przez e-mail, upewnij się, że jesteś krótka i słodka oraz że jesteś szczery w kwestii tego, co możesz zaoferować. Jeśli możesz zapewnić dziennikarzowi coś specjalnego - na przykład ekskluzywny wywiad ze swoim dyrektorem generalnym - daj jej znać od samego początku. Jeśli chcesz dać dziennikarzowi wyłączny dostęp do swojego ogłoszenia, zgłoś to przed rozpowszechnieniem komunikatu prasowego i poproś o zachowanie poufności wiadomości, dopóki komunikat prasowy nie zostanie opublikowany.
Pamiętaj też, że tylko dlatego, że prowadzisz przyjazną rozmowę z jednym konkretnym dziennikarzem, nie oznacza to, że powinieneś ujawnić wszystkie sekrety swojej firmy. Wszystko, co powiesz, może skończyć się drukiem, więc trzymaj się wiadomości.
Wreszcie, nie wyzywaj dziennikarzy. Po początkowym rzucie, podążanie za nim raz lub dwa jest w porządku - ale nic więcej i zbliżasz się do terytorium prześladowcy. Jeśli nic nie słyszysz po pierwszych dwóch połączeniach, przejdź dalej.
Nawiązywanie relacji z mediami może wydawać się zniechęcające, ale kiedy dostaniesz godne uwagi ogłoszenie, dobrze spreparowany komunikat prasowy i solidny ton, znajdziesz odpowiednich dziennikarzy, którzy będą równie podekscytowani jak Ty opublikuj swoje wiadomości.
