Istnieje szczególny rodzaj rozdrażnienia, które powoduje, że spotkanie czuje się jeszcze mniej pewnie, o co w tym chodziło, niż kiedy wszedłeś (w takim przypadku może ktoś potrzebuje przewodnika na temat prowadzenia efektywnych spotkań, szablonu agendy spotkania lub tego artykułu określenie, kiedy naprawdę należy przełożyć to spotkanie).
Nawet jeśli sprawy nie są tak ekstremalne - być może miałeś stymulującą i wciągającą rozmowę - nadal jest to rozczarowujące, jeśli nic z tego nie wychodzi. Ale istnieje proste rozwiązanie: e-mail po spotkaniu.
„Nadrzędnym celem jest to, aby wszyscy ponosili odpowiedzialność za te same oczekiwania. Tak więc masz zespół na tej samej stronie, który pracuje nad tymi samymi celami, co utrzymuje wydajność i produktywność, a także ogranicza frustracje ”- mówi Heather Yurovsky, trener kariery Muse i założyciel Shatter & Shine. „Nikt nie lubi czuć się tak, jakby siedzieli na spotkaniu, które miało dobry rozmach, a potem nic się nie dzieje”.
Przeczytaj wszystko, co musisz wiedzieć o wysyłaniu idealnej wiadomości e-mail po spotkaniu - abyś nigdy nie był odpowiedzialny za udaremnianie postępów w czymkolwiek, o czym się spotykasz.
Kto powinien wysłać e-mail po spotkaniu?
Okej, może wszyscy wpadliście na pomysł wysłania e-maila. Ale skąd wiesz, czy to ty powinieneś to wysłać?
Często jest to oczywiste. Jeśli zorganizowałeś spotkanie, stworzyłeś porządek obrad i prowadziłeś rzecz, prawdopodobnie są to osoby zamykające pętlę listem po spotkaniu.
„Zazwyczaj na końcu spotkania jest jasne, kto jest odpowiedzialny, ale czasem nie, szczególnie jeśli jest to nowy projekt, którego technicznie nie ma jeszcze żaden dział” - mówi Jurowski. „Chcesz mieć pewność, że nie odpadniesz, jakbyś szczekał zamówienia na innych ludzi i że tak naprawdę pochodzi od właściwej osoby, której ludzie będą słuchać i szanować własność i termin”.
Jeśli jest to bardziej niejednoznaczna sytuacja, zastanów się, czy sensownie jest podjąć się tego zadania. „Na koniec spotkania, jeśli nie jest jasne, kto jest za to odpowiedzialny i czujesz się przygotowany do wysłania tego e-maila później, podnieś rękę i powiedz:„ Hej, z przyjemnością wyślemy e-mail po spotkaniu, chyba że jest ktoś w przeciwnym razie wydaje się, że lepiej od nich pochodzić ”- mówi Jurowski. „Więc jesteś wolontariuszem. Nie wzywasz nikogo, by to na nich nakładał, ale dajesz także innym ludziom możliwość powiedzenia: „Och nie, myślę, że to naprawdę musi pochodzić od Joe”.
Kto powinien zostać uwzględniony?
Po ustaleniu pola „z” nadszedł czas, aby pomyśleć o polach „do” i „cc”. Upewnij się, że wysyłasz notatkę do wszystkich uczestników spotkania, w tym wszystkich, którzy byli na liście zaproszonych, ale być może nie mogli wziąć udziału. Zastanów się, czy jest ktoś, kogo zdajesz sobie sprawę, że powinien był uczestniczyć w spotkaniu, a także inni interesariusze, którzy muszą podjąć działania lub mieć widoczność na ten temat. Wreszcie, jeśli masz do czynienia z większą liczbą starszych współpracowników, rozważ skopiowanie ich asystentów.
Kiedy powinno wyjść?
„Najlepiej wysłać podsumowanie jak najbliżej wyjścia ze spotkania” - mówi Jurowski. „Jeśli spotkanie jest do końca dnia i chcesz poczekać do pierwszej rzeczy następnego dnia rano, to w porządku, ale im bliżej jesteś spotkania, tym więcej impetu powstaje i nie zaczyna spadać na dno stosy ludzi. ”
Innymi słowy, rozważ podsumowanie jako przedłużenie spotkania i odeślij je, gdy dyskusja jest wciąż świeża w twoim umyśle i innych. Jeśli wiesz z góry, że to ty zajmujesz się tym przedmiotem, możesz nawet planować z wyprzedzeniem, blokując czas w swoim kalendarzu zaraz po spotkaniu, aby to zrobić.
Co powinno obejmować?
„Celem tego e-maila jest umieszczenie wszystkich na tej samej stronie”, mówi trener kariery Muse, Kristina Leonardi. Ale co dokładnie w to się dzieje, aby tak się stało „zależy od charakteru spotkania i intencji, jaki jest cel?”, Mówi Leonardi.
„Jeśli był problem, który został rozwiązany, a spotkanie rozwiązało ten problem lub wyzwanie, może to być coś w rodzaju podziękowania i gratulacje”, wyjaśnia. Lub „może to być wyjaśnienie ról i kierunku w konkretnym projekcie lub kolejnych etapów działania, które należy podjąć i kto powinien je podjąć”.
Jako ogólną wskazówkę zastanów się nad wykonaniem niektórych lub wszystkich z poniższych czynności:
- Dziękując ludziom za ich czas i wysiłek
- Podsumowanie wszelkich kluczowych punktów omówionych lub omówionych podczas spotkania
- Przedstawienie elementów akcji i właścicieli, a także terminy kolejnych kroków
- Załączanie lub linkowanie do odpowiednich zasobów i dokumentów
- Zapraszanie ludzi do zadawania pytań lub ponownego spotkania
Leonardi zachęca cię, abyś był krótki i słodki. Ale nawet zakres wiadomości e-mail zależy od spotkania. Jeśli wychodzisz ze standardowego comiesięcznego spotkania zespołu lub stosunkowo szybkiego i rutynowego spotkania dotyczącego aktualizacji projektu, Twój e-mail może odzwierciedlać jego długość. Jeśli wysyłasz notatkę uzupełniającą po dwugodzinnym posiedzeniu zarządu lub sesji strategicznej, możesz wyglądać nieco inaczej. To samo dotyczy twojego tonu.
„Zawsze chcesz być uprzejmy, nawet jeśli wysyłasz szybki e-mail” - mówi Jurowski. „Chcesz także pisać nie tylko tonem organizacji, ale także samego spotkania.” Krótko mówiąc, nie podsumowuj przypadkowego spotkania z kolegami z drużyny w zbyt formalnym tonie i nie wysyłaj podsumowania na kadra kierownicza, która brzmi, jakbyś rozmawiał ze znajomymi w happy hour.
Jak to ujął Jurowski: „znajomość publiczności robi tu wielką różnicę”.
Czy istnieje szablon, którego mogę użyć?
Jak dotąd wszystko brzmi dobrze? Fajnie, teraz prawdopodobnie jesteś gotowy, aby się do tego zabrać. Oto szablon, którego możesz użyć częściowo lub w całości, w zależności od konkretnej sytuacji.
- - ukończy do
- - ukończy do
- - ukończy do
- - ukończy do
Co z przykładem?
Oto, jak może to wyglądać w praktyce:
- Potrzebujemy przejrzystości i dodatkowych szkoleń dotyczących sprzedaży nowego produktu, aby odnieść sukces w trzecim kwartale, a także niektóre nowe materiały dodatkowe do użytku wewnętrznego i zewnętrznego
- Ponieważ dzielenie się taktykami na tym spotkaniu było tak pomocne, przetestujemy posiadanie dwutygodniowych grup, w których częściej będziemy przekazywać triki i wskazówki
- Przygotuj i uruchom sesję treningową - Jackie zakończy się do 20 czerwca
- Utwórz jeden arkusz do użytku wewnętrznego - Rob ukończy do 25 czerwca
- Zaktualizuj materiały prezentacyjne do użytku zewnętrznego - Jorge ukończy do 30 czerwca
- Skonfiguruj powtarzające się grupki - Quinn zakończy się do 1 lipca
