Podnieś rękę, jeśli znalazłeś się w jednej z następujących sytuacji w pracy:
- Spotkanie, które się kończy i zmusza Cię do pojawienia się późno na następne spotkanie, niemożności ukończenia projektu na czas lub pominięcia wydarzenia po pracy.
- Spotkanie, które jest tak niezorganizowane, że wychodzisz z niego, myśląc, co się właśnie stało?
- Spotkanie, które kończy się stratą czasu.
Czy widzę ręce wszystkich w powietrzu? Tak myślałem. Każdy z tych problemów można rozwiązać za pomocą jednej prostej rzeczy: planu spotkania .
Jaka jest ta magiczna koncepcja, pytasz? Dokument obejmujący następujące elementy:
- Co musisz wcześniej przygotować lub zabrać na spotkanie
- Kto bierze udział
- Dlaczego się spotykasz i jakie cele chcesz osiągnąć
- O czym będziesz rozmawiać, kto o tym opowie i ile czasu poświęci każdy temat na dyskusję
- Wszelkie następne kroki, które chcesz podjąć po spotkaniu
Prawdopodobnie używałeś już czegoś takiego, ale w mniej formalny sposób. Może na przykład wypełniłeś sekcję notatek w swoim kalendarzu, aby poinformować ludzi, do jakich dokumentów powinni się odwoływać. Albo wysłałeś e-mail z krótkim opisem wtorkowego spotkania, na które właśnie zaprosiłeś całą firmę.
Ale posiadanie bardziej szczegółowego, konkretnego układu dokładnie tak, jak powinno wyglądać spotkanie, może być niezwykle przydatne. Po pierwsze, jest to kluczowa dokumentacja - zapisując na piśmie to, o czym mówiłeś i decyzje, które podejmujesz, masz coś, do czego możesz się odwołać, jeśli ktokolwiek (w tym szef) kwestionuje twoje przyszłe decyzje.
Po drugie, pomaga nawet najbardziej nieuprzejmym grupom ludzi utrzymać porządek i skupienie, jednocześnie pociągając ich do odpowiedzialności. Ludzie mogą przyjść na rozmowę przygotowaną, co oznacza, że możesz efektywnie wykorzystać swój ograniczony czas, możesz mieć pewność, że spotkanie było owocne, i możesz łatwiej zidentyfikować kolejne kroki.
Na szczęście dla Ciebie stworzyliśmy szablon agendy, który możesz teraz wypełnić, dzięki czemu zaoszczędzisz czas na pisanie własnego. Po prostu otwórz dokument, zrób kopię i poproś lidera zespołu o wypełnienie go.
Po wypełnieniu wyślij go wszystkim zaangażowanym w planowanie spotkania. (Mądrze jest zamieścić notatkę z informacją: Proszę zapoznać się z harmonogramem spotkania przed spotkaniem. )
Program jest pomocny przy prawie każdym spotkaniu. W przypadku zameldowań zapewnia przejrzystość i czas na przygotowanie kolejnych pytań, na spotkaniach z klientami pokazuje przywództwo, w przypadku burzy mózgów w grupie zapewnia, że nie rozpraszasz się, a dla wszystkich pokazuje, że cenisz ich czas.
Wszyscy wygrywają!
