Jeśli nie możesz zmusić się do opuszczenia biura, kiedy zegar wybija 18:00 każdego dnia, wiesz, jak to jest zawsze mieć jeszcze jedną rzecz do zrobienia. Oczywiście, to całkowicie bije poruszanie kciukami, dopóki nie możesz rzucić się w kłębek dymu (oczywiście w stylu kreskówkowym). Ale może to również oznaczać, że gdzieś w jakiś sposób można lepiej zarządzać czasem w ciągu dnia.
Pracowici, ambitni ludzie są na ogół zainteresowani tym, jak spędzają dni. Jest to coś, z czym freelancerzy, pracownicy etatowi, artyści, przedsiębiorcy - każdy, naprawdę - mogą się z tym zgodzić.
Co jeśli powiem ci, że istnieje przydatne małe narzędzie o nazwie Toggl, które może pomóc Ci być jeszcze bardziej sumiennym i wydajnym? Ten darmowy program ma na celu zapewnienie większej przejrzystości i wglądu w rozpad dnia. Jego główny cel jest prosty: dokładnie zapisać, ile minut zajmuje każde zadanie. Wykonanie tego jest tak proste, jak naciśnięcie „Start” i „Stop” podczas pracy lub wprowadzenie rzeczywistego zakresu godzin, w którym wykonujesz dane zadanie.
Podstawowe funkcje są bezpłatne, co oznacza, że możesz nagrywać czas na zadania w trakcie ich wykonywania, sprawdzać, jak różne projekty zestawiają się ze sobą i ile czasu zabierają razem. Możesz także otrzymywać cotygodniowy przegląd przepływu pracy. Dostępny w przeglądarce, na komputerze lub urządzeniu mobilnym, program pozwala na pracę we własnym zakresie lub w zespole liczącym do pięciu osób za darmo. Działa tak samo dobrze dla grupy, jak i dla poszczególnych osób - wszyscy członkowie mogą śledzić rozkład poszczególnych części projektu.
Dodatkowe funkcje, takie jak dodawanie kolejnych członków zespołu, będą cię kosztować, ale dla moich celów darmowa wersja była w porządku.
Mówiąc o moich celach, oto jak i dlaczego zdecydowałem się z niego skorzystać. Może pomoże ci to ustalić, czy warto samemu to sprawdzić.
Co wiedziałem, zanim zacząłem używać Toggl
Na poziomie podstawowym miałem poczucie, jak spędzany jest mój czas i że mogę podzielić swoje obowiązki na małe, średnie lub duże pod względem zużycia energii i czasu. Tworzę odpowiednio listy rzeczy do zrobienia, biorąc pod uwagę, czy wiem, że coś powinno zająć około 15 minut lub dwóch godzin.
Wiem również, jakie nawyki pozwalają mi być bardziej produktywnym. Począwszy od wczesnego dnia, wyznaczanie czasu każdego tygodnia na sporządzenie szczegółowej listy rzeczy do zrobienia oraz zapewnienie sobie elastyczności podczas przerw pomaga mi zachować energię i wypełniać swoje zadania. Ale ponieważ mam zdalną pozycję, która pozwala mi mniej więcej ustalić własny harmonogram, mam również swobodę robienia dłuższych przerw i pracy (lub nie pracy) w nieparzystych godzinach.
Byłem więc zainteresowany wykorzystaniem Toggl, aby zrozumieć, jak sumuje się moja dystrybucja czasu na dobę, i sprawdzić, czy mogę uzyskać jeszcze więcej dnia. Są to ważne wyróżnienia, które należy rozpoznać: zacząłem korzystać z platformy, mając na uwadze dobre oszacowanie motywatorów i celów poprawy.
Czego się nauczyłem po użyciu Toggl
Dokładnie jak długo zajmuje każdy projekt
Mając konkretny czas na odniesienie, poczułem, że nagle umieściłem metkę na każdym projekcie. A ujęcie tej namacalnej liczby w perspektywie sprawiło, że skupiłem się nie tylko na tym, jak spędzam czas, ale także na projektach, na które zgadzam się i chcę poświęcić wysiłek.
Oto przykład, jak może wyglądać lista rzeczy do zrobienia w podziale:
Projekt śledzenia czasu to projekt sam w sobie
Jestem gotów się założyć, że nie jesteś przyzwyczajony do naciskania przycisku za każdym razem, gdy zaczynasz i kończysz zadanie. Ja też nie. Ponieważ nie byłem przyzwyczajony do programu, chyba że sam sobie przypomnę, zapomnę rozpocząć śledzenie. Toggl stara się, aby było to dla ciebie tak proste, jak to tylko możliwe - strona internetowa jest prosta i zapewnia funkcję przypomnienia o śledzeniu.
Robienie odrębnych elementów projektu (takich jak na przykład tworzenie szkiców, redagowanie, edytowanie i przesyłanie jako osobne elementy tworzenia artykułu) również pozwoliło mi na mentalne tworzenie barier między zadaniami - co oznaczało, że nie przepływałem już od jednego do drugiego, jak zombie na autopilocie.
Łatwo jest zapomnieć o tym lub puścić, więc jeśli poważnie myślisz o zrozumieniu swoich nawyków związanych z produktywnością, musisz poważnie podchodzić do powiadamiania stopera za każdym razem, gdy zaczynasz nowe zadanie.
Wolne dni robią ogromną różnicę
Znasz te poranki, kiedy budzisz się całkowicie wypoczęty? Nie będziesz zapalał wszystkich zielonych świateł każdego dnia, ale Toggl pomaga zrozumieć, jak duży wpływ może mieć twój poziom energii na twoją wydajność. Na przykład, kiedy formatuję i przesyłam biuletyn „Inspiracje niedzielne” Muse, dwa strzały espresso mogą oznaczać różnicę między 30 minutami a godziną budowania.
W dzień jest więcej czasu niż myślałem
Zwłaszcza jako pracownik zdalny zdecydowanie jestem w obozie, że jeśli mój umysł nie jest w pełni skoncentrowany na danym zadaniu, powinienem zrobić sobie przerwę lub przekierować energię, dopóki nie będę mógł w pełni skupić się na projekcie. Ale to także oznaczało, że moje dni zaczną się wcześnie i zacznę dłużej niż normalny dzień roboczy, ponieważ mam elastyczność, aby spokojnie spędzać czas na lunchu, chodzić na spacery w poszukiwaniu inspiracji lub spać późno, w zależności od mojego nastroju.
Dzięki Toggl mogłem wizualizować ogólny obraz mojego zużycia czasu w danym tygodniu. A patrzenie na to, jak wszystko się ułożyło, pozwoliło mi dostroić się, kiedy osiągałem najlepsze i najszybsze wyniki, a kiedy mój umysł utknął, zastanawiając się nad wszystkimi możliwościami Grey's Anatomy w przyszłym sezonie (tak, nadal jest emitowany). Oto, w jaki sposób znajomość liczb sprawiła, że jeszcze lepiej zaplanowałem strategicznie na nadchodzący tydzień:
Spojrzenie na czasochłonność tego samego zadania w różnych porach dnia pomogło mi zrozumieć, kiedy mam więcej energii na niektóre czynności. Pamiętasz, jak mówiłem, że zbudowanie cotygodniowego biuletynu zajęło mi mniej czasu po porannej kawie niż po zjedzeniu lunchu? Wiedząc, że zaoszczędziłem kilka godzin tygodniowo, pozostawiając bardziej proste zadania na czas, gdy mój umysł wciąż się koncentruje.
Podobnie spojrzenie na zużycie czasu przez różne zadania o tej samej porze dnia pozwoliło mi zorientować się, kiedy w dniu najlepiej czułem się nad czymś pracować. Gdybym wcześnie zajął się ciężkimi zadaniami, poczułem się bardziej zrelaksowany (i mniej winny) niż dni, w których rano przesadzałem pocztą e-mail, aby dostać się do wszystkiego innego.
Zanim znalazłem Toggl, myślałem, że stres związany z pracą był czymś oczywistym - że praca nad pełnym potencjałem koniecznie oznaczała spędzanie godzin w niektóre dni lub wybranie robiącego lunchu w innych. Każdy, kto jest oddany swojej pracy, wie, co mam na myśli: poświęcenie czasu musi być konkretnym dowodem znaczącego wysiłku i zaangażowania na tym stanowisku.
Ale z tego eksperymentu nauczyłem się, że oszczędność czasu nie oznacza, że mniej inwestujesz w pracę. Jeśli już, to pokazuje, że jesteś zaangażowany w osiąganie jak najlepszych wyników w domu.
Śledzenie zużycia czasu może całkowicie otworzyć oczy na to, co działa, a co nie. A jeśli bycie silniejszym atutem dla twojej firmy nie pomaga w wyrównaniu ciśnienia krwi, to z pewnością kilka dodatkowych godzin swobody w każdym tygodniu.
