Jesteś pracowity. Lubisz robić rzeczy na czas i dobrze. Dla ciebie to małe pytanie.
Kiedy więc ktoś, z kim pracujesz, ciągle przekazuje niedokończone raporty lub niechlujstwa, naprawdę szlifuje twoje narzędzia.
Nie tylko to wpływa na wszystko, co robisz. To podrzędne zadanie może oznaczać przesunięcie ważnego terminu, wkurzenie klienta lub utratę szacunku dla reszty firmy. Zasadniczo bałagan tej osoby kosztuje dużo i wszystkich wokół ciebie.
Siedzenie kogoś, kto oddaje się niskiej jakości pracy i rozmawia z nimi, nie jest tym, jak większość ludzi lubi spędzać swoje dni. Ale ważne jest, aby postępować z szacunkiem i terminowo, jeśli zależy Ci na sukcesie swojego i zespołu.
Eilis Wasserman, trenerka kariery w Muse, podkreśla, że „nie ma jednego dobrego sposobu na zrobienie tego”. Ale jedną ogólną zasadą jest to, że „jeśli nie jesteś przełożonym i wpływa to na twoją pracę, najpierw przekaż to swojemu przełożonemu” próbując sobie z tym poradzić. Posiadanie informacji zwrotnej od wyższej osoby daje jej większą wagę i może wydawać się bardziej naturalne niż gdy pochodzi od współpracownika na tym samym poziomie. Ponadto, jeśli przełożony również zarządza współpracownikiem, będzie lepiej zaznajomiony z etyką pracy, historią i codziennymi obowiązkami danej osoby, dzięki czemu będzie mógł lepiej znaleźć rozwiązanie.
Ale powiedzmy, że jesteś przełożonym i masz do czynienia z mniej niż gwiazdorską wydajnością pracownika - lub jesteś pracownikiem, który nie może liczyć na przełożonego, który wykona za ciebie pracę. Oto kilka wskazówek na temat łatwego prowadzenia tej rozmowy.
Odłóż na bok wszelkie negatywne odczucia
Otrzymywanie niechlujnej pracy może drażnić nawet najspokojniejsze osoby, i to zrozumiałe. Być może jesteś już zalany i to cię cofnie o kilka godzin. Może są kontrahentem, a ty płacisz im dużo pieniędzy, które zostały zmarnowane. A może prosiłeś ich od czasu do czasu, aby postępowali zgodnie ze wskazówkami przed nimi, bezskutecznie.
Bez względu na to, jak bardzo możesz być zdenerwowany, bardzo ważne jest, aby pozwolić, aby emocje się uspokoiły, zanim skonfrontujesz się z tą osobą. Idź na spacer, zredaguj e-mail wentylacyjny, którego nie wysyłasz, może nawet poczekaj dzień lub dwa - cokolwiek Ci odpowiada.
„Jeśli to gniew, to frustracja, pozbądź się go”, mówi trener kariery Muse, Steven Davis. Chcesz wyglądać na spokojnego, opanowanego i profesjonalnego, jakim jesteś. Uderzenie w drzwi osoby nie tylko odbije się na tobie źle - z łatwością odłączy się od słuchania ciebie i poważnego potraktowania twojej opinii.
Nie zakładaj złych zamiarów
Możliwe, że ta osoba nie ma pojęcia, jak wpływają na nią twoje działania. Daj im korzyść z wątpliwości, że nie próbują cię denerwować ani osłabiać.
Może rozprasza ich coś, co dzieje się poza biurem lub w życiu osobistym. Lub „może zadania, które dana osoba ma do wykonania, wykraczają zbyt daleko poza jej możliwości”, mówi Davis. Lub mogą być zwolnieni, ponieważ są zdemotywowani, czy to dlatego, że są nieszczęśliwi w swojej pracy, pod presją kogoś z wyższych stanowisk lub niezainteresowani samą pracą.
A może ta osoba wie, że się psuje, ale decyduje się pójść naprzód, żeby zatrzeć ślady. „Czasami nie chcą wyglądać na nieodpowiednich, nawet jeśli ilość pracy, jaką im wykonano, jest w rzeczywistości zbyt duża”, sugeruje Wasserman.
Zastanów się, czy którykolwiek z nich może być przyczyną, zanim samodzielnie wyciągniesz wnioski (tak, że nie obchodzi ich, jak trudno ci to zrobić). „Pamiętaj, aby zacząć od zaufania” - mówi Wasserman. Jedynym sposobem, aby dowiedzieć się, co się naprawdę dzieje, jest prowadzenie owocnej i produktywnej rozmowy.
Zajmij się tym wcześnie (i prywatnie)
„Lepiej jest zająć się tak szybko, jak to możliwe, aby nie wpływać na przyszłe prace, a pracownik może zacząć się poprawiać”, wyjaśnia Wasserman.
Zajęcie się tym wcześniej, a nie później, pozwala także na bardziej nieformalną pogawędkę w przeciwieństwie do poważnej, długotrwałej dyskusji. Davis wyjaśnia, że kiedy to się stanie po raz pierwszy, możesz po prostu sprawdzić, czy wiedzieli o tym, co zrobili - może te błędy ortograficzne lub niepoprawnie sformatowane arkusze kalkulacyjne były naprawdę błędem i naprawią to samodzielnie przyszłość. Ale „jeśli nie, dwa razy to jeden raz za dużo” - mówi. Gdy okaże się, że nie jest to jednorazowy przypadek, ale większy problem z wydajnością, najprawdopodobniej będziesz chciał odciągnąć ich na bok, aby to omówić.
Zastanów się nad historią osoby
W ramach przygotowań do siadania kluczem jest zebranie kontekstu.
Pomyśl o przeszłości tego pracownika. Czy zazwyczaj przedstawiają najlepsze prace, czy zdarzyło się to wcześniej (i ile razy)? Czy nastąpił powolny spadek jakości, czy jest to pełne 180 w stosunku do tego, co zwykle oddają? To, jak poradzisz sobie z jednym wielkim bałaganem, będzie wymagało zupełnie innego podejścia niż to, w jaki sposób zwracasz się do osoby rozczarowanej od pewnego czasu.
Ponadto, czy istnieje trend, który można wyciągnąć pod względem rodzaju pracy, z którą się zmaga, czy jest dość spójny bez względu na zadanie?
„Wydajność jest naprawdę połączeniem czyichś umiejętności i ich motywacji” - wyjaśnia Davis. Dane historyczne mogą więc być dobrym wskaźnikiem tego, czy powstrzymują je ich umiejętności, motywacja (lub coś innego).
Wreszcie, jaka jest osobowość tej osoby? Czy są zazwyczaj otwarci na konstruktywną krytykę, czy też mają skłonność do obrony, gdy są odciągnięci na bok? Wiedza o tym, jak poprzednio zareagowali na opinie, pomoże ci zdecydować o strategii. „Zidentyfikuj DNA osoby. Tak wpływasz na ludzi. Ponieważ to, co działa na Stevenie, może nie będzie działać na Alyse ”- mówi Davis.
Zastanów się nad własną rolą
Jeśli jesteś szefem tej osoby, Twoim zadaniem jest wspierać ją i poprowadzić do sukcesu - więc jeśli borykają się z problemami, zadaj sobie pytanie, czy możesz coś zrobić inaczej. Przejrzenie możliwości pomaga odrzucić, czy jest to problem z tobą, problem z nimi , czy trochę z nich obu (najczęściej niestety wynik).
Na przykład możesz mieć wysokie oczekiwania, których Twój zespół nie jest świadomy. „Niektórzy profesjonaliści mogą być perfekcjonistami lub narzucać własne standardy pracy innym i uważać pracę za niechlujną, nawet jeśli tak nie jest” - mówi Wasserman. Tak więc, chociaż coś wydaje ci się nie wypolerowane, może wydawać się na równi w oczach pracownika.
Ogólnie rzecz biorąc, mówi Davis, bardzo ważne jest, aby każdy zrozumiał, jakie są twoje oczekiwania. Jeśli ta osoba nie osiąga dobrych wyników, ponieważ Twoje wskazówki nie były jasne, musisz powtórzyć jej dokładnie to, czego od niej szukasz. Jeśli powody, dla których mają trudności, polegają bardziej na braku wsparcia lub umiejętności do wykonywania pracy, twoje oczekiwania i poziom wskazówek mogą wymagać dostosowania do przyszłych zadań.
Zadawaj rozważne pytania
Kiedy się spotkasz, będziesz chciał zbadać sytuację - co się dzieje, co rozumieją o swoich wynikach, dlaczego podejmują decyzje i jakie są ich oczekiwania projekt.
„Zacznę od pytania, co czuje pracownik w związku z postępami i pracą”, aby rzucić piłkę, mówi Wasserman. Wyjaśniając, że pozwalając im prowadzić rozmowę, mogą dojść do wniosku, że coś jest nie tak.
Na przykład możesz powiedzieć:
Lub,
W rzeczywistości zwracaj uwagę i okazuj zainteresowanie tym, co dana osoba mówi ci w odpowiedzi na te pytania. „Może potrzebują innych zasobów, innych ludzi, aby im pomóc. Mogą czuć się ignorowani lub nie mają wsparcia ”- mówi Davis. Pokazując, że poważnie podchodzisz do ich odpowiedzi, bardziej prawdopodobne jest, że będą czuli się bardziej komfortowo, otwierając się i przyjmując opinie - teraz i później.
Podaj przykłady (ale unikaj bycia oskarżycielskim)
Możliwe, że naprawdę nie mają odpowiedzi na pytanie, dlaczego ich praca nie spełnia oczekiwań lub nie widzą żadnego problemu z pracą, którą oddają.
W takim przypadku będziesz chciał podać „odpowiednie przykłady, na które możesz wskazać, zamiast być niejasnym”, mówi Wasserman. Co dokładnie jest nie tak z tym, co zrobili i jak to naprawdę powinno wyglądać? A dlaczego tak ma wyglądać?
Jeśli to, co robią, wpływa na innych (oprócz ciebie), powinieneś o tym wspomnieć - choć ostrożnie - również. „Czasami po wyeliminowaniu niechlujstwa pracownik może nie zdawać sobie sprawy z wagi lub wagi swoich błędów. Bez oskarżenia możesz pokazać pracownikowi, w jaki sposób ten rodzaj złej pracy wpływa na innych w firmie i ogólnie na wizerunek firmy ”, wyjaśnia Wasserman. Aby tego dokonać skutecznie, należy unikać używania „agresywnego, oskarżycielskiego języka lub początkowego przypisywania bezpośredniej winy” - dodaje. Zamiast mówić: „Zepsułeś się”, musisz wyjaśnić: „Oto, jak tworzy”.
(Nie mów też, że ich praca jest „niechlujna” - samo słowo może być interpretowane negatywnie po stronie odbiorcy, szczególnie jeśli dana osoba nie postrzega swojej twórczości jako wynik lenistwa lub niedbalstwa).
Na koniec przypomnij im, że zależy ci na ich rozwoju i sukcesie. Wiesz, że ta osoba prawdopodobnie chce awansować w swojej roli - więc wyjaśnij, że zmiany pomogą ci ją osiągnąć.
Zastosujmy to wszystko w praktyce. Załóżmy, że Twój bezpośredni raport ciągle wyświetla pośpiesznie wyglądające dokumenty, co powoduje, że musisz je powtórzyć przed przesłaniem ich do klienta. Możesz powiedzieć, co następuje:
Możliwe, że ta rozmowa wystarczy, aby przywrócić osobę na właściwe tory - kopnięcie w tyłek może zdziałać cuda dla kogoś, kto płynie. Ale nawet jeśli wymaga to przerobienia niektórych sposobów współpracy, oboje wyjdziecie silniejsi.
Miej oko na ich postęp
Wasserman podkreśla, że nawet po rozmowie i opracowaniu planu należy od czasu do czasu śledzić ich postępy i zameldować się - udzielając opinii, dostosowując strategię i oferując rozwiązania. Co ważniejsze, jeśli ich niechlujność będzie się utrzymywać, musisz wyjaśnić, że ich działania mają konsekwencje - niezależnie od tego, czy zostanie to wprowadzone w planie poprawy wydajności, czy też zostanie zwolnione.
Ale daj im również szansę, aby się wykazali. Jeśli natychmiast zaczną wykazywać poprawę na małą skalę, zaakceptuj to. Komplementy i pozytywne wzmocnienie tylko zachęcą osobę do kontynuowania dobrej pracy - znacznie ułatwiając jej pracę.
