Niedawno zamknąłem projekt, nad którym pracowałem przez ostatnie kilka miesięcy. To był z pewnością sentymentalny moment - nie spędzanie czasu na czymś, co stanowi dużą część mojego dnia, było z pewnością trudną pigułką do przełknięcia. Był to jednak eksperyment od samego początku i wiedziałem, że gdy uzyskamy potrzebne wyniki, dojdzie do końca.
Konieczność zakończenia - lub w żargonie korporacyjnym - zachodu słońca - inicjatywa, w której odegrałeś kluczową rolę, musi się wydarzyć w twojej karierze, niezależnie od tego, czy to z własnej woli, czy z inicjatywy kogoś innego. Może skończy się budżetowanie, może to kwestia przepustowości, może zmiana celów i priorytetów, może ktoś popełnił błąd, przypisując je w pierwszej kolejności.
Niezależnie od tego, umiejętność zawinięcia wszystkiego w ładną kokardę jest ważną umiejętnością - tylko dlatego, że zbliża się ona do końca, nie oznacza, że nie jesteś odpowiedzialny za zakończenie jej płynnie i profesjonalnie. Ponadto, jeśli wykonasz to poprawnie, możesz wykorzystać wszystko, czego się nauczyłeś i osiągnąć w celu dalszego rozwoju kariery.
Oto jak:
1. Zbierz wszystkie fakty
Zanim cokolwiek zrobisz, musisz zrozumieć, dlaczego ten projekt się kończy. Zadawaj pytania, rozmawiaj z odpowiednimi członkami zespołu i zrozum, co to oznacza w perspektywie długoterminowej.
Na początek może to dać zarówno pewność siebie, jak i perspektywę - zwłaszcza jeśli obawiasz się, że kończy się to z powodu czegoś, co zrobiłeś (lub czego nie zrobiłeś).
Pomaga to również podejmować bardziej wykształcone decyzje. Kiedy wiesz, dlaczego projekt nie jest już potrzebny, możesz dokonać mądrzejszego wyboru dla przyszłych inicjatyw i upewnić się, że jesteś na tej samej stronie:
- czy jest to inicjatywa stała, próbna czy tymczasowa
- jak będzie mierzony sukces
- jakie są oczekiwania na osi czasu
2. Ustaw datę końcową i przygotuj
Następnie uporządkuj drobne szczegóły. Kiedy to się skończy? Kto pomoże w zwijaniu luźnych końcówek? Co trzeba zrobić, zanim to nastąpi? Kogo należy powiadomić?
Kiedy już to wszystko wiesz, możesz zacząć przygotowywać się natychmiast - zarówno na ostatni dzień, jak i na to, co nastąpi później (jeśli w ogóle). Po tym będziesz mieć więcej czasu, więc zastanów się, w jaki sposób chcesz spędzić czas na postępach i jakie inne projekty chciałbyś rozpocząć lub być częścią. Pamiętaj, aby porozmawiać z szefem, aby zorientować się, na czym chce się skupić i ustalić priorytety.
Wykorzystaj również czas potrzebny na ukończenie tego projektu. Czy jest jakiś eksperyment, który chciałeś wypróbować? Lub umiejętność, którą chcesz zbudować? Użyj tego odcinka, aby przetestować wszelkie pomysły i myśli z ostatniej chwili.
3. Powiadom swój zespół (i każdego innego, kto był zaangażowany)
To jest kluczowe: ktoś, kto był w ten czy inny sposób zaangażowany - bez względu na to, czy pomagał, przekazywał informacje zwrotne, czy po prostu biernie go śledził - powinien zostać zaangażowany.
Wyślij e-mail lub umów się na spotkanie, wyjaśniając, dlaczego projekt się kończy, co to oznacza dla każdego członka zespołu i firmy oraz jakie będą kolejne kroki. Daj swoim kolegom okazję do zadawania pytań i przekazywania opinii (i zanotuj te informacje w kroku piątym).
4. Poświęć czas na świętowanie najważniejszych graczy i osiągnięć
Idzie to w parze z krokiem trzecim, ale tak ważne jest uznanie całej ciężkiej pracy i osiągnięć związanych z projektem. Pamiętaj, aby zawołać i uczcić tych, którzy pomogli, i wykrzyczeć wszelkie pozytywne wyniki, które się przyniosły.
Świętuj też siebie! Niezależnie od tego, czy był to „sukces”, kierowałeś czymś i bez wątpienia zdobywałeś umiejętności po drodze (nawet jeśli umiejętności te są lepszym zarządzaniem projektami). Poświęć czas, aby poczuć się dumnym ze swojej pracy.
5. Wykonaj analizę odblaskową
Po zamknięciu sklepu zbierz wszystko, co zebrałeś w trakcie projektu, zarówno jakościowe, jak i ilościowe:
- Co zrobiłeś?
- Jak długo to robisz?
- Kto był zaangażowany? Co oni zrobili?
- Jakich wyników oczekiwałeś?
- Jakie masz wyniki?
- Jakie wyniki nie dostałeś?
- Co było zaskakujące?
- Jakie błędy zostały popełnione?
- Czego się nauczyliśmy?
Zdefiniuj, co sukces oznaczał dla tej konkretnej inicjatywy, jak ją osiągnąłeś (lub czego nie osiągnąłeś) i czego można się nauczyć na przyszłość - i zapisz to wszystko w raporcie.
Stworzyliśmy idealny szablon, abyś mógł to zrobić!
Następnie skorzystaj z tego raportu! Posiadanie wszystkich tych informacji w jednym miejscu jest niezwykle cenne z wielu powodów:
- Zmusza ciebie i twój zespół do refleksji. Poświęć trochę czasu na omówienie wszystkiego, przedyskutuj to i dodaj do tego. Skorzystaj z niego jako narzędzia do rozpoczynania konwersacji przy uruchamianiu nowych projektów lub burzy mózgów innych inicjatyw.
- Pomaga w podejmowaniu strategicznych decyzji w przyszłości i zapobiega powtarzaniu się historii. Ilekroć natrafisz na projekt lub problem, który wydaje się podobny, spójrz wstecz na ten raport, aby zdecydować, czy iść naprzód i jak nie popełnić tych samych błędów lub upaść w tę samą dziurę królika.
- To fizyczny dowód twoich osiągnięć. Możesz przynieść to do następnego przeglądu wyników lub odwołać się do niego w poszukiwaniu pracy. Możesz także użyć go, aby poczuć się dobrze - zrobiłeś to wszystko!
Z pewnością nie jest łatwo emocjonalnie zakończyć projekt, na którym ci zależy. Ale robiąc to w dobrze udokumentowany i przemyślany sposób, możesz łatwiej prowadzić przyszłe projekty. I to jest świetna rzecz.
