Jeśli postrzegasz spotkania jako zło konieczne do cierpienia, być może brakuje Ci idealnego otoczenia do zaprezentowania swoich umiejętności przywódczych.
Jak wyjaśnia Luann Pendy, wiceprezes ds. Globalnej jakości w Medtronic: „Spotkania to Twoja największa szansa, aby być widocznym i pokazać swojej organizacji, co przyniesiesz na stół”.
Pendy powinna wiedzieć. Nadzoruje operacje związane z jakością i jest odpowiedzialna za zapewnienie najwyższej jakości i niezawodności urządzeń medycznych dla pacjentów na całym świecie. „Spotkania są sposobem, w jaki wykonujemy pracę” - kontynuuje. Ale nie zawsze to ona decyduje. „Większość czasu spędzam na uczestnictwie w spotkaniach, a nie na prowadzeniu spotkań. Moim celem jest być dobrym uczestnikiem spotkania, ponieważ wtedy przywódcy chcą, żebym przyszedł na ich spotkania, aby im pomóc ”.
Widzisz, aby zostać uznanym za rozwijającego się lidera, musisz przedstawić dowody, że jesteś w stanie dostarczyć znacznie więcej, niż wymaga tego opis stanowiska. Jak to ujęła Pendy: „Możesz wykorzystać swój czas na spotkaniach, aby pokazać swoją skuteczność, inteligencję i umiejętności przywódcze.” Trudno jest pokazać ten potencjał, gdy siedzisz na stanowisku pracy, z opuszczoną głową i wykonując swoją pracę.
Wypowiadanie się i uczestnictwo w spotkaniach może być najlepszą okazją do zmiany postrzegania ciebie przez innych: od taktyka do stratega, od osoby realizującej zadania do agenta zmiany oraz od wykonawcy do lidera. Z kolegami z zespołu, kierownictwem, a czasem z kluczowymi starszymi liderami w sali, spotkania są dostosowaną platformą, dzięki której możesz kształtować to, jak postrzegają cię inni w Twojej organizacji.
Aby skorzystać z tej okazji, oto cztery najważniejsze wskazówki Pendy dotyczące prowadzenia spotkań, nawet jeśli nie jesteś liderem spotkania.
1. Poznaj swoją rolę
Przed spotkaniem zapoznaj się z programem i zrozum swoją rolę w konferencji. Pendy zaleca rozważenie kilku kluczowych pytań, takich jak: Dlaczego zostałeś zaproszony na spotkanie? Jak lider chce, żebyś w nim uczestniczył? Jaki jest cel spotkania? Czego się od ciebie oczekuje?
Następnie dostarcz ponad te oczekiwania. „Bardzo ważne jest, aby upewnić się, że spełniasz oczekiwaną od ciebie rolę” - dodaje.
Na przykład, czy jesteś tam, aby przekazać aktualizację statusu swojej części firmy? Nie mów po prostu: „Wszystko idzie dobrze”, kiedy możesz przynieść fakty i dane, aby mieć większy autorytet. Zamiast tego powiedz: „Zadowolenie klienta wzrosło o 3% w ciągu ostatniego miesiąca” i podaj swoją analizę tego, dlaczego. Lub jeśli przychodzisz jako ekspert zewnętrzny (np. Jako specjalista ds. Marketingu biorący udział w spotkaniu inżynieryjnym), spróbuj uzyskać wyjątkową perspektywę, na przykład być mistrzem klientów.
Jeśli nie znasz swojej roli, zapytaj. Przynajmniej zdobędziesz punkty za opiekę.
2. Speak Up
Kilka lat temu Pendy otrzymała informację zwrotną, że była postrzegana jako trudna do czytania i cicha na spotkaniach, w wyniku czego ludziom trudno było z nią pracować.
Te komentarze były dla Pendy otwierające oczy. „Chodziłam na spotkania i byłam bardzo uprzejma i pełna szacunku” - wyjaśnia Pendy. „Słuchałam tego, co wszyscy mówili, przetwarzałam i uczyłam się” - powiedziała. W ten sposób jednak niektórzy współpracownicy poczuli, że nie była zaangażowana ani zainteresowana tym, co się dzieje.
„Więc się zmieniłam” - opowiada. Zaczęła mówić i natychmiast zaczęła otrzymywać więcej pozytywnych opinii. „Pracownicy powiedzieli:„ Dzięki za wsparcie ”. Moi rówieśnicy powiedzieli: „Dzięki za podzielenie się swoimi przemyśleniami i pomysłami”. A kierownictwo powiedział: „Dzięki za prowadzenie”.
Zamiast czekać na pozwolenie lub zaproszenie do zabrania głosu, przyjdź przygotowany z oczekiwaniem, że wniesiesz swój wkład. Przeprowadź burzę mózgów z co najmniej trzema rozmowami z wyprzedzeniem i rzuć sobie wyzwanie, aby poruszać każdy punkt podczas spotkania. W miarę postępu spotkania trudniej jest włamać się do rozmowy, dlatego mów wcześnie, aby ustalić „głos” w pokoju.
A jeśli nie masz sugestii, które dodają wartości do rozmowy? Wypowiadanie się w obronie punktu widzenia współpracownika lub zadawanie dobrze przemyślanego pytania może sięgać tak daleko.
3. Znajdź mentorów spotkań
Pendy sugeruje znalezienie wzoru do naśladowania, który dobrze nawiguje na spotkaniach. „Znajdź osobę w swojej organizacji, która jest bardzo bystra z korporacyjną etykietą i odnosi sukcesy w prowadzeniu i uczestnictwie w spotkaniach. Obserwuj ich, aby zobaczyć, jak ich zachowanie przyczynia się do ich sukcesu ”- oferuje. „Dowiesz się wiele na temat kultury i etykiety Twojej organizacji.”
Na przykład dowiedz się, ile pytań i komentarzy uważa się za odpowiednie, i co rozważa się na górze. W niektórych kulturach korporacyjnych pytania są lepiej odbierane poza spotkaniem, a jeśli pracujesz wbrew tej etykiecie, trudno ci będzie odnieść sukces.
Lub, na przykład, załóżmy, że widzisz bardziej efektywny sposób na uporządkowanie osi czasu projektu. Pomaga wiedzieć, czy etykieta spotkania dyktuje, że zmiany należy wprowadzać w drodze konsensusu grupowego, czy też prawdopodobnie nie należy poświęcać czasu na spotkanie, zastanawiając się nad kwestią, którą można szybko rozwiązać w prywatnej rozmowie.
Zwracając szczególną uwagę na niepisane i niewypowiedziane zasady etyki, możesz skutecznie prowadzić, unikając pomyłek, które mogłyby zaszkodzić Twojej reputacji.
4. Bądź obecny
Jeśli zostałeś uwzględniony w zaproszeniu na spotkanie, oczekuje się, że będziesz tam uczestniczyć. Ważną częścią tego jest siedzenie przy stole. „Często widzę młodszych pracowników wchodzących do pokoju, w którym znajduje się duży, długi stół konferencyjny i próbuję znaleźć krzesło w kącie od stołu” - powiedziała Pendy. „To nie wydaje się być pozytywne, pewne siebie, zaangażowane i zachwycone. Aby dostać miejsce przy stole, trzeba stawić się na czas lub wcześnie, aby było wolne miejsce. ”
Według Pendy twoja postawa jest również ważna. „Połóż łokcie na stole - coś, czego matka nauczyła cię, aby nigdy nie robić podczas kolacji”, zaleca. Zaskoczony? „Gdy jesteś na spotkaniu biznesowym, jeśli pochylasz się do przodu i stawiasz łokcie na stole, informuje to grupę, że jesteś zaangażowany, zainteresowany i masz coś do wniesienia.”
TED Talk profesora Harvarda Business School, Amy Cuddy, zebrała ponad 16 milionów wyświetleń, popularyzując pozę władzy - postawę „Wonder Woman”, która zwiększa pewność siebie, a jednocześnie zwiększa postrzeganie twojego autorytetu przez innych.
Według Cuddy, wstań, aby mówić, jeśli to możliwe, z nogami wygodnie rozstawionymi, ramionami do tyłu, podbródkiem i rozszerzającymi się ramionami, dzięki czemu język ciała zwiększy wiarygodność przekazu. Działa również w pozycji siedzącej; siedzenie prosto z wyciągniętymi rękami zwiększa przestrzeń, którą zajmujesz, co jest demonstracją siły.
Wreszcie, nie wychodź ze spotkania bez dobrowolnego poprowadzenia czegoś lub podjęcia działania. Zagwarantujesz sobie miejsce w porządku obrad na następnym spotkaniu.
