Wolontariusze zwracają uwagę na dobrą pracę na całym świecie, ale aby stworzyć optymalne doświadczenie dla wolontariuszy, wiele dzieje się za kulisami. Niezależnie od tego, czy jesteś płatnym pracownikiem, którego zadaniem jest zarządzanie wolontariuszami, czy kierownikiem projektu w organizacji w terenie, musisz poruszać się po różnych osobowościach, umiejętnościach i oczekiwaniach, aby wykonać pracę.
Zarządzanie wolontariuszami nie różni się niczym od zarządzania personelem w biurze, z wyjątkiem jednej dużej różnicy - wolontariusze są zasadniczo nieodpłatni, a czasem nawet płacą za doświadczenie. W wielu sytuacjach oczekiwania są wysokie i nie zawsze są jasne wyniki. Jak więc zapewnić wolontariuszom maksymalne wykorzystanie ich doświadczenia i wykonanie pracy? Oto kilka strategii, dzięki którym zarówno menedżerowie, jak i wolontariusze mają świetne doświadczenie.
Bądź realistyczny w kwestii czasu
Trwa debata na temat najbardziej efektywnego i najbardziej wpływowego czasu, jaki wolontariusze mogą poświęcić na projekt. Niektórzy twierdzą, że 3-6 tygodni jest wystarczający, a inni twierdzą, że od 6 miesięcy do roku to najlepszy czas na zapewnienie wolontariatu wzrostu i wpływ na środowisko. Zastanów się, co jest najlepsze dla Twojej organizacji, i poinformuj, jaki jest realistyczny czas dla Twojej organizacji, zanim weźmiesz wolontariuszy na pokład.
Poważnie rozważ koszty i korzyści wolontariuszy z „drzwiami obrotowymi”, którzy są na dzień lub dwa. O ile naprawdę nie potrzebujesz pracy lub finansowania lub nie mogą one naprawdę przynieść zasobów organizacji, styl „uciekaj i uciekaj” oznacza, że Twoja organizacja często daje więcej niż powinna pomieścić wolontariuszy. Nie zawsze jest to dobre dla długoterminowych celów organizacji i zdecydowanie promuje sceptycyzm w lokalnych społecznościach.
Zorientuj się w nowym środowisku
Po przybyciu wolontariuszy, pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to zorganizować orientację zarówno w swojej organizacji, jak i kulturze, w której będziesz pracować. (Byłbyś zaskoczony, ile osób przybywa bez podstawowej wiedzy w kraju). Wiele organizacji pomija ten krok, ale orientacja jest krytyczna - służą one jako podstawa dla wolontariuszy i pomagają im zrozumieć codzienne operacje, cele zespołu i to, co jest oczekiwany od nich.
W ramach tego procesu dobrze jest przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z każdym wolontariuszem, sprawdzając jego umiejętności i sposób, w jaki mogą być najbardziej efektywni. Jest to także czas na wyjaśnienie twoich zasad jako organizacji i kluczowych szczegółów, takich jak twoja polityka poufności i odpowiedzialnego korzystania z mediów społecznościowych. (Wolontariusze korzystają z mediów społecznościowych w celu podnoszenia świadomości, ale ważne jest, aby upewnić się, że informacje udostępniane przez wolontariuszy w Internecie nie stanowią zagrożenia dla Twojej organizacji lub społeczności lokalnych).
Kompleksowa orientacja pomaga również stworzyć kulturę otwartej komunikacji od momentu przybycia, dając wolontariuszom informację, że jesteś tam, aby słuchać, jeśli mają problem lub potrzebują wyjaśnienia. Aby podtrzymać tę kulturę, spróbuj organizować cotygodniowe spotkania wolontariuszy w celu omówienia oczekiwań i problemów lub wykorzystaj czas na posiłki, aby sprawdzić, gdzie jest temperatura.
Zarządzaj ich oczekiwaniami
Pracując w Kambodży, zarządzałem grupą wolontariuszy, którzy powiedzieli mi w połowie naszej podróży badawczej: „Chcemy zbudować bibliotekę”. To była dziwna prośba, ponieważ wioska poprosiła o narzędzia rolnicze, a nie czytanie materiałów. Była to sugestia o dobrych intencjach, ale kto właściwie zająłby się tą biblioteką, kiedy wyszliśmy - i przy niskim wskaźniku umiejętności czytania, kto faktycznie czytałby książki? Nie wspominając o tym, że nie był to nasz cel w terenie, a społeczność nie chciała biblioteki.
Wolontariusze mogą mieć wiele oczekiwań: Twoja organizacja powinna działać płynnie, że powinna działać jak organizacja zachodnia lub że powinna robić coś więcej lub inaczej. Aby zapobiec konfliktom, które mogą wyniknąć z tych oczekiwań, musisz bardzo jasno określić, co możesz, a czego nie możesz zapewnić, jakie są twoje cele, a jakie nie, oraz jakie zasoby będziesz i nie będziesz mieć dostępu. Im więcej wolontariuszy rozumie twoją organizację, tym bardziej będą zaangażowani w twoje projekty i cele.
W podobny sposób kluczowe jest zarządzanie oczekiwaniami wolontariuszy odnośnie wyniku ich podróży: robią coś wspaniałego, ale nie zmienią świata z dnia na dzień. Czasami nowi wolontariusze zniechęcają się i sfrustrowani, gdy nie widzą natychmiastowej zmiany, i mogą szybko obwiniać organizację goszczącą lub kierownika wolontariusza. Ustalając oczekiwania z góry, możesz pomóc im zrozumieć, że ta praca wymaga czasu i że są częścią znacznie większego celu lub ruchu, przyczyniając się do ich czasu.
Utwórz system oceny i rozliczalności
Chociaż stanowiska wolontariackie są nieodpłatne, często stanowią krok do innej pracy non-profit, dlatego ważne jest, aby zapewnić wolontariuszom naukę i rozwój w trakcie tego procesu. Podobnie, chociaż nie zarządzasz płatnymi pracownikami, masz zadanie do wykonania, więc musisz skonfigurować system, aby zapewnić wolontariuszom ukończenie projektu, który zamierzali wykonać.
Tak jak w biurze, powinieneś ustalać cele i terminy, organizować spotkania kontrolne i odprawy śródokresowe. Możesz również rozważyć podpisanie przez wolontariuszy kodeksu postępowania lub dokumentu podkreślającego ich zaangażowanie (bardziej symboliczne niż prawne), abyś mógł przypomnieć im, co zamierzali zrobić po przybyciu.
Jeśli masz problemy z wolontariuszami, porozmawiaj z nimi bezpośrednio jak z pracownikiem, a jeśli nie ma zmian, porozmawiaj z ich organizacją sponsorującą (zwykle jest to szkoła lub firma pośrednictwa pracy). Jeśli to nie zadziała, a oni marnują twój czas i zasoby, złamali polisę lub po prostu nie pociągają za sobą ciężaru, wtedy możesz je zwolnić. Jest to trudne dla wielu menedżerów (ponieważ cała idea wolontariatu polega na byciu bezinteresownym), ale są chwile, kiedy wolontariusz wyrządza więcej szkody niż pożytku i nie przynosi żadnej korzyści nikomu.
Bądź uczciwy w sprawie działań następczych
Wśród łez i uścisków wolontariusze często mówią lokalnej społeczności i pracownikom: „Obiecuję wrócić, nigdy cię nie zapomnę”. Ale niezależnie od tego, jak wzruszają ich doświadczenie, mogą nie mieć zasobów ani czasu na powrót, gdy wrócą do domu. Zgadza się, ale zachęcaj ich do realistycznego podejścia do tego, co mogą zrobić po powrocie do domu - czy to zorganizuje mały zbiórkę pieniędzy, dając kilka rozmów, aby zachęcić innych wolontariuszy, czy w ogóle nic. Dobrze jest opracować plan działania z osią czasu przed jego odejściem, aby oboje wiedzieli, czego się spodziewać, i mogą je kontynuować. To powiedziawszy, możesz zachęcić wolontariuszy do pozostania w kontakcie i utrzymywania kontaktu, utrzymując listserv, grupę na Facebooku lub kanał na Twitterze.
Na marginesie, upewnij się, że jesteś uczciwy w sprawie działań następczych, które możesz wykonać w imieniu swoich wolontariuszy. Wspaniale jest być referencją lub pisać listy polecające dla twoich wolontariuszy, jeśli możesz, ale jeśli twój czas nie pozwala na polecanie wszystkim (lub jeśli nie czujesz się z tym komfortowo), bądź szczery i daj im znać.
Zapewnienie wolontariuszom wspaniałego doświadczenia wymaga dużo planowania, działań następczych i komunikacji. Bądź praktyczny, przygotowany i uczciwy, a zarówno baza wolontariuszy, jak i organizacja mogą czerpać korzyści z czynienia dobra.
