Większość z nas tam była: masz osiem milionów rzeczy do ukończenia, ale wydaje się, że nic nigdy nie zostanie zrobione. Tworzysz listę rzeczy do zrobienia po liście rzeczy do zrobienia i masz wrażenie, że dodajesz do niej więcej pozycji niż się odznaczasz. Czy to oznacza, że jesteś po prostu okropny w zarządzaniu czasem, czy może jest to coś innego?
Oto przerażający (ale dziwnie pocieszający) fakt: aż 89% ludzi nie kończy regularnie swoich codziennych list rzeczy do zrobienia. Więc nie martw się, nie jesteś sam!
Kolejny powód, dla którego nie należy się martwić: istnieją proste strategie, które można zastosować, aby zrobić więcej i sprawić, by lista zadań była łatwiejsza do zarządzania. Oto podsumowanie naszych najlepszych wskazówek na liście rzeczy do zrobienia - ponieważ nadszedł czas, aby stać się jednym z tych 11%, którzy faktycznie ukończą to, co zamierzali zrobić.
1. Poważnie podchodź do reguły 1-3-5
W ciągu dnia łatwo jest złapać się na wszystkie małe rzeczy, które się pojawią. Jasne, naprawdę chciałeś dokończyć ten gigantyczny raport komitetu, który cię obciąża od tygodni, ale po prostu musiałeś wypełnić swoją listę rzeczy do zrobienia 17 innymi rzeczami, które wymagają twojej natychmiastowej uwagi.
A może oni?
Tutaj przydaje się zasada 1-3-5: Odwzorowując jedną wielką rzecz, trzy średnie rzeczy i pięć mniejszych rzeczy, które chcesz wykonać tego dnia (i tak, to jest na ogół liczba zadań, które możesz rozsądnie zrobić skończyć w ciągu jednego dnia), od razu wiesz, gdzie leżą twoje priorytety (i co może poczekać). A jeśli ustalanie priorytetów jest w rzeczywistości Twoim największym problemem, jeśli chodzi o produktywność, pomoże ci to być lepszym.
Jeśli pracujesz w pracy, w której rzeczy naprawdę się pojawiają i trzeba jak najszybciej rozwiązać problem, pozostaw jedno ze swoich średnich i jedno lub dwa małe automaty otwarte każdego dnia, aby zaspokoić najważniejsze pilne potrzeby.
Aby jeszcze bardziej to ułatwić, stworzyliśmy bardzo prosty (i ładny) arkusz kalkulacyjny, w którym możesz zmapować swoje 1-3-5 elementów, które możesz pobrać tutaj.
2. Użyj metody Eisenhowera
Alex Honeysett robi świetny podział na Metodę Eisenhowera, ale sedno polega na tym, że musisz zacząć rozumieć dwie rzeczy na temat każdego z twoich zadań: jak to jest ważne i jak pilne? Najważniejszą lekcją tutaj jest to, że to, co ważne, nie zawsze jest pilne i na odwrót.
Pomysł ustalania priorytetów zadań może być zniechęcający (zwłaszcza jeśli nie wiesz, gdzie powinny być twoje priorytety), więc ten system tworzy bardzo prostą siatkę, na której możesz oprzeć listę zadań. Szukaj rzeczy, które są zarówno pilne, jak i ważne, i zrób to w pierwszej kolejności. Nie marnuj czasu na przejmowanie się sprawami, które wydają się pilne, i blokuj w swoim harmonogramie określone fragmenty czasu na te, które są ważne, ale nie musisz tego robić w tym momencie. Czy coś, co ustaliłeś, nie jest pilne ani ważne? Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby usunąć to ze swojej zbyt pełnej listy rzeczy do zrobienia.
3. Zaangażuj się tylko w jedną listę zadań do wykonania
Moja dobra przyjaciółka narzekała mi kiedyś, że nigdy nie była w stanie zbliżyć się do zrobienia listy rzeczy do zrobienia, a kiedy otworzyła swój komputer, zrozumiałem, dlaczego: miała dziewięć różnych list produktywności lub rzeczy do zrobienia aplikacje działające w tym samym czasie na jej pulpicie!
Wiele osób popełnia błąd, myśląc, że termin „im więcej, tym lepiej” odnosi się do aplikacji (szczególnie tych produktywnych), ale dla zdecydowanej większości ludzi tak nie jest. Spędzisz połowę swojego dnia na robieniu wszystkiego, i nie ma sposobu, aby poznać tajniki każdej aplikacji.
Zamiast tego poświęć trochę czasu na przejrzenie opcji aplikacji zwiększających produktywność (oto dobra lista na początek) i wybranie tylko jednej z nich. Pobierz go, przeczytaj o funkcjach i poświęć cały miesiąc na używanie wyłącznie tej aplikacji do swoich potrzeb. Będziesz zszokowany, o ile więcej będziesz w stanie zrobić, gdy nie będziesz się wiercić tak wieloma różnymi rzeczami przez cały czas.
4. Sprecyzuj, co pociąga za sobą każdy element listy rzeczy do zrobienia
Nie powinieneś przykładać takiej samej wagi do wypełnienia raportu, który zajmie Ci pięć godzin, aby napisać i wysłać wiadomość e-mail, która potrzebuje tylko dwóch minut twojego czasu. Zamiast tego, podziel kroki, które pociąga za sobą każdy element listy rzeczy do zrobienia, dopóki wszystkie nie zajmą tyle samo czasu i wysiłku (jeden ekspert sugeruje, że każde zadanie nie powinno zająć więcej niż 10 minut), i pomyśl o nich jako o ich własnym zadaniu Lista przedmiotów.
Wizualizując, ile pracy zajmie wszystko, łatwiej jest odpowiednio zaplanować resztę listy rzeczy do zrobienia i dzienny harmonogram. Chociaż samo powiedzenie „napisz raport komitetu” może wydawać się łatwe, wytyczenie sześciu kroków, które się z tym wiążą, pozwoli ci zablokować odpowiednią ilość czasu i przesunąć inne rzeczy do zrobienia na później, jeśli zajdzie taka potrzeba. .
5. Utwórz listę „Gotowe”
Mam przyjaciela, który trzyma się klasycznej listy rzeczy do zrobienia z papieru i długopisu, a jednym z powodów, dla których tak lubi, jest to, że uwielbia wyglądać, jak po długim dniu skreśla się przedmioty na kartce papieru. Istnieje poczucie spełnienia, które nie istnieje w przypadku wielu aplikacji z listą rzeczy do zrobienia.
Utworzenie listy „Gotowe” (więcej na ten temat tutaj) daje nie tylko to samo poczucie osiągnięcia, gdy możesz spojrzeć wstecz na wszystko, co zrobiłeś tego dnia, ale jeśli spojrzysz na listę i zdasz sobie sprawę, że naprawdę nic nie osiągnąłem, jest to również świetny telefon do przebudzenia, który wymaga ponownego ustawienia ostrości i przemyślenia tego, co spędzasz dzień.
Pamiętaj, wypróbowując jakąkolwiek nową sztuczkę związaną z produktywnością, której dostosowanie zajmuje trochę czasu, więc jeśli wszystko wydaje się nie działać po jednym dniu, nie poddawaj się. Daj nową sztuczkę z listy rzeczy do zrobienia co najmniej miesiąc. Szybko staniesz się maszyną produkcyjną!
