LinkedIn opublikowało w zeszłym roku ankietę, z której wynika, że nasze profesjonalne listy rzeczy do zrobienia wymagają gruntownej przebudowy. Okazuje się, że nie jesteśmy tak dobrzy w „robieniu” rzeczy, które sami sobie mówimy, że musimy zrobić. W rzeczywistości prawie 90% specjalistów przyznało, że nie jest w stanie wykonać wszystkich zadań z listy zadań do końca przeciętnego dnia pracy.
Jeśli więc masz dość codziennego radzenia sobie z tymi samymi nieudanymi zadaniami, czas to zmienić. Oto pięć sztuczek, które pozwolą zwiększyć wydajność i pomóc sobie w przejściu przez listę.
1. Zachowaj jedną listę rzeczy do zrobienia do pracy
Bądźmy szczerzy: jeśli chcesz uzyskać pełny obraz wszystkiego, co musiałeś zrobić teraz w pracy, istnieje szansa, że nie znajdziesz tego wszystkiego na jednej liście. Zamiast tego masz tutaj kilka postów, zapisaną wersję roboczą w wiadomości e-mail, pliki kleiste lub pliki tekstowe na komputerze, a może aplikację lub dwie na telefonie.
I chociaż ogólnie dobrą praktyką jest oddzielanie pracy od zabawy, posiadanie jednego miejsca na zadania związane z pracą jest koniecznością. Wybierz więc wybraną metodę i zacznij konsolidować. Może być wszędzie: odręczna lista w zaufanym terminarzu, dokument przechowywany na pulpicie lub aplikacja w telefonie .
Upewnij się jednak, że możesz dodać do listy z dowolnego miejsca - co oznacza, że jeśli używasz aplikacji komputerowej, będziesz chciał skonfigurować system do przechwytywania zadań wykonywanych z dala od komputera, na przykład otrzymywanych zadań podczas spotkania. Osobiście lubię zapisywać je na karteczkach samoprzylepnych, a następnie je usuwać lub podrzucać po przeniesieniu ich na listę główną.
2. Postępuj zgodnie z regułą 1-3-5
Teraz, gdy masz wyczerpującą listę wszystkiego, co musisz robić do pracy, powinieneś zdefiniować codzienną listę rzeczy do zrobienia. Załóżmy, że każdego dnia możesz osiągnąć tylko jedną wielką rzecz, trzy średnie rzeczy i pięć małych rzeczy. (Uwaga: jeśli spędzasz większość dnia na spotkaniach, może być konieczne trochę to skorygować.) Przed wyjściem z pracy poświęć kilka minut na określenie 1-3-5 na następny dzień, abyś był gotowy uderzyć w ziemię rano. Jeśli twoje stanowisko to takie, w którym każdy dzień przynosi wiele nieoczekiwanych zadań, spróbuj pozostawić jedno średnie i dwa małe zadania puste, przygotowując się na prośby szefa z ostatniej chwili.
Tak, wiem, że może być trudno zawęzić listę spraw do 1-3-5, ale ważne jest nadanie priorytetu. Czy ci się to podoba, czy nie, masz tylko tyle godzin w ciągu dnia i masz tylko skończoną liczbę rzeczy do zrobienia. Zmuszenie się do wybrania listy 1-3-5 oznacza, że to, co zrobisz, będzie tym, co zdecydujesz się zrobić, a nie tym, co się właśnie stało.
Planowanie z wyprzedzeniem w ten sposób oznacza również, że będziesz w stanie prowadzić bardziej świadome rozmowy ze swoim menedżerem, gdy on lub ona rzuci na ciebie coś nowego, co należy zrobić od razu - a także narzędzia do zmiany priorytetów twojej innej pracy. Na przykład, kiedy niespodziewana prezentacja spada na twoje kolana, spróbuj: „Jasne, mogę ci ją dostarczyć do 15:00, ale raporty z pierwszego kwartału nie będą gotowe do jutra, ponieważ planowałem nad tym dzisiaj pracować . ”
Sprawdź naszą listę rzeczy do zrobienia 1-3-5!
3. Wykonaj jedno znaczące zadanie przed lunchem (Twoje najmniej ulubione, jeśli to możliwe)
Przyznaję, że ten jest dla mnie trudny, ale działa. Podejmij jedno ze swoich dużych lub średnich zadań i poradzisz sobie z nim rano, przed wysłaniem e-maila, nawet jeśli możesz. Nie ma nic lepszego niż odebranie trudnego zadania przed lunchem. Autor Brian Tracy nazywa to „jedzeniem swojej żaby”, adaptowanym na podstawie słynnego cytatu Marka Twaina: „Zjedz żywą żabę z samego rana, a nic gorszego nie przydarzy się tobie przez resztę dnia”.
Moja współzałożycielka, Kathryn, często określa swoje „żaby” wieczorem, aby przygotować się na następny dzień; dzięki temu jest gotowa poradzić sobie z nimi rano, a to powstrzymuje ją od odpychania mniej przyjemnych zadań przez wiele dni.
4. Użyj swojego kalendarza jako listy rzeczy do zrobienia
Jeśli okaże się, że zawsze przeceniasz, ile możesz zrobić w ciągu jednego dnia, skutecznym podejściem jest umieszczenie swoich zadań w kalendarzu, tak jak spotkanie. Zamiast nakreślać codzienne czynności do załatwienia na liście, zaplanuj je, pozostawiając każdemu wystarczająco dużo czasu. Wysłanie do działu HR informacji potwierdzających W2 może zająć 15 minut, a przygotowanie strategii Q1 dla zespołu może zająć kilka godzin. Ważne jest, aby być realistycznym.
Kiedy wypróbujesz to podejście, pamiętaj także o zablokowaniu w kalendarzu czasu na nadrobienie zaległości w wiadomościach e-mail, burzy mózgów lub innych ważnych, ale niemożliwych do zrealizowania zadań. Na przykład spróbuj zablokować godzinę rano i godzinę po południu, aby przejrzeć skrzynkę odbiorczą, a następnie nie marnuj czasu między próbami obsługi wiadomości e-mail od momentu ich otrzymania, kiedy naprawdę planujesz pracować na czymś innym.
5. Zmniejsz liczbę spotkań, aby wydłużyć czas produktywny
Wreszcie, jeśli okaże się, że naprawdę nie możesz zrobić tego, co uważasz, że powinieneś być w stanie wykonać w ciągu dnia, pomimo wszystkich powyższych rad - zastanów się, czy możesz cierpieć na spotkanie-itis.
Jak powiedział kiedyś ekonomista John Kenneth Galbraith, „spotkania są niezbędne, gdy nie chcesz nic robić”. W rzeczywistości wiele badań przeprowadzonych na ten temat doprowadziło do podobnych wniosków, że gdzieś między ćwierć a połową czasu spędzonego na spotkaniach jest marnotrawstwem, nie wspominając o tym, że tak naprawdę nie można zrobić innych rzeczy do zrobienia podczas siedzenia w dół rozmawiając z kimś innym.
Rozwiązanie: Ogranicz swoje spotkania. Przed zaplanowaniem spotkania zastanów się, czy można to rozwiązać za pomocą wiadomości e-mail lub telefonu, czy też wpadając do czyjegoś biura na kilka minut. Jeśli spotkanie jest wymagane, wypisz kluczowe elementy porządku obrad, aby określić niezbędnych uczestników i najkrótszy czas, jaki możesz zaplanować. I tak, zaplanowanie 20-minutowego spotkania jest całkowicie OK, nie trzeba zaokrąglać do 30! Jeśli musisz mieć spotkania, spróbuj je zgrupować, aby zostawić duże nieprzerwane okresy w ciągu dnia na wykonanie prawdziwej pracy.
Tak, reorganizacja i planowanie z wyprzedzeniem są inwestycjami z góry - ale zastanów się, jaki będziesz szczęśliwy, kiedy faktycznie zostanie Ci skreślona lista zadań do wykonania na cały dzień. Zorganizuj się, zbierz wszystkie zadania w jednym miejscu, zminimalizuj rozproszenie uwagi i zacznij podbijać tę listę (jednodniową)!
