„Pizza jest tutaj!”
W ten sposób powinieneś rozpocząć następne spotkanie, jak twierdzi Jeff Bezos, CEO Amazon.
Rozważając, ilu pracowników powinno przyjść, Bezos ma ścisłą „zasadę dwóch pizzy” - innymi słowy, jeśli wszyscy nie dostaliby kilku kawałków ciasta, przybywa zbyt wielu ludzi.
Teoria mówi, że redukcja liczby uczestników spotkania do tego, co najważniejsze, ma zasadnicze znaczenie dla wydajności. W przypadku Bezosa oznacza to, że lista zaproszeń zwykle waha się między piątą a ósmą.
Oczywiście ograniczenie spotkania o ósmej nie zadziała dla każdej organizacji lub typu spotkania. Zasada Two Pizza jest idealna do, powiedzmy, sesji burzy mózgów i rozwiązywania problemów, gdzie jakość jest znacznie ważniejsza niż ilość. Warto również o tym pamiętać podczas spotkań decyzyjnych, ponieważ próbując dojść do porozumienia, łatwo jest mieć zbyt wielu kucharzy.
I odwrotnie, w jednym spotkaniu służącym wymianie informacji powinni uczestniczyć wszyscy, dla których informacje są istotne. Na przykład aktualizacja postępów firmy i przyszłych celów powinna zdecydowanie obejmować całą firmę. Podobnie, jeśli próbujesz wymyślić strategię obejmującą wiele działów, powinien tam być przedstawiciel z każdego działu - nawet jeśli oznacza to zamówienie dodatkowego ciasta lub dwóch.
W każdym razie zasada taka jak Bezos jest dobra, ponieważ zmusza cię do ponownej oceny swoich zasad dotyczących spotkań. Zbyt wiele spotkań jest nieproduktywnych ze względu na zawyżone listy zaproszeń. Ale jeśli przejrzysz listę gości z wyprzedzeniem i upewnisz się, że możesz uzasadnić powód uczestnictwa każdej osoby, Twoje spotkania zostaną przekształcone. Wydajność gwarantowana.
