Większość przedsiębiorców patrzy na swoją firmę w niewłaściwy sposób. Niewolnicy spędzają długie godziny, robiąc wszystko, co w ich mocy, aby każdy szczegół firmy działał prawidłowo.
Ale niewolnictwo prawdopodobnie nie jest powodem, dla którego założyłeś firmę - ani nie jest to sposób prowadzenia firmy. Zamiast pracować dla Twojej firmy, Twoja firma powinna dla Ciebie pracować. W rzeczywistości powinien być w stanie działać bez Ciebie. Nie dlatego, że nie jesteś potrzebny, ale po to, abyś mógł poświęcić czas na rozwój firmy, zamiast być uwięzionym we wszystkich drobiazgach.
Jak więc stworzyć firmę, która działa dla Ciebie? Odpowiedzią jest zastosowanie planowania i systemów.
Zacznij od planu
Pierwszym krokiem jest rozpoczęcie od wizji tego, co ostatecznie chcesz osiągnąć. W szczególności odpowiedz na kluczowe pytania, takie jak:
Odpowiedź na te pytania zmusza cię do myślenia o swoim długoterminowym celu i pozwala stworzyć realistyczny plan, który pomoże ci się tam dostać.
Kiedy już osiągniesz ten cel (który często trwa w przyszłości), musisz opracować swój roczny plan - co musisz osiągnąć w tym roku, aby osiągnąć postęp. Zastanów się na przykład, jakie nowe produkty lub usługi musisz opracować w przyszłym roku. Jakich nowych pracowników musisz dokonać? Ilu nowych klientów musisz pozyskać?
Jeden z moich klientów przyszedł do mnie osiem lat temu jako firma outsourcingowa małych procesów biznesowych z przychodami nieco ponad 100 000 USD. Dokładnie wykonaliśmy to ćwiczenie, aby ustalić, gdzie chciałby mieć firmę za 10 lat i co musiał zrobić w nadchodzącym roku, aby zacząć robić postępy. Dziś jego firma generuje 150 milionów dolarów rocznych przychodów i zatrudnia ponad 2000 pracowników. Tak, to naprawdę działa!
Twórz systemy
Jedną z najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić w tym roku i co roku, jest tworzenie systemów. Podczas gdy większość ludzi myśli o „systemach” jako o skomplikowanych procesach, które zwykle wymagają oprogramowania, w rzeczywistości są to tylko procedury lub procesy do wykonania zadania, udokumentowane tak, aby można je było wykonać metodycznie.
Na przykład - zastanów się, jak Twoja firma powinna obsługiwać połączenia przychodzące. Prawdopodobnie wiesz, jak chcesz odbierać każde połączenie, ale udokumentowany system może rozwiązać:
Po ustanowieniu systemów dla procesów w firmie można je ukończyć bez ciebie. Wszyscy Twoi pracownicy będą dokładnie wiedzieć, co robić, a szkolenie nowych pracowników będzie bułką z masłem w porównaniu do wyjaśniania wszystkiego za każdym razem.
Zacznij od zidentyfikowania systemów, które musisz najpierw zbudować. Aby to zrobić, zastanów się, gdzie Twoja firma ma najwięcej problemów, gdzie najczęściej popełniane są błędy lub gdzie spędzasz dużo czasu. Systemy pomogą rozwiązać te powtarzające się problemy, a tym samym zwolnią Twój czas.
Z czasem powinieneś zbudować system dla każdego procesu, który ma miejsce w Twojej firmie, który jest często wykonywany i który, jeśli zostanie ukończony w przewidywalny, spójny sposób, zwiększy wartość i zyski Twojej firmy.
Odłóż na bok czas planowania
Wielkim wyzwaniem „kurczaka i jajka” jest to, że planowanie i budowa systemów wymaga czasu, który większość właścicieli firm spędza obecnie na utrzymaniu codziennej działalności firmy. Rozwiązaniem jest po prostu zmusić się do poświęcenia 15 minut każdego dnia na wycofanie się i udokumentowanie systemów. Do końca zaledwie miesiąca zobaczysz, że Twoja firma działa płynniej. Zacznie działać dla Ciebie. I tak powinno być.
Jogin Berra powiedział kiedyś: „jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, prawdopodobnie tam nie dotrzesz”. Jest to wyjątkowo prawdziwe, szczególnie w przypadku twojego biznesu. Zastanów się, dokąd chcesz się udać, i stwórz swój plan dotarcia do celu. Po drodze buduj coraz więcej systemów, które pozwolą Ci poświęcić czas na rozwój firmy, podczas gdy Twoi pracownicy fachowo zajmą się codziennymi operacjami.
