Wiesz, jak to działa. Poczta e-mail do szefa, współpracownika, klienta lub dyrektora działu kadr zaczynasz od odpowiedniego powitania. Przekraczasz swoje Ts i kropkujesz swoje I, i kończysz wiadomość formalnym podpisem, takim jak „Najlepszy” lub „Z poważaniem”.
Odbiorca wiadomości e-mail odpowiada tą samą formalnością, zwracając się do Ciebie w standardowym pozdrowieniu, a następnie wypisuje kilka gramatycznie brzmiących akapitów przed zawinięciem notatki w podobny podpis; może to „Pozdrawiam” lub bardziej zwyczajnie „Na zdrowie”.
Ponieważ ta wiadomość wymaga od ciebie odpowiedzi, kontynuujesz grę zgodnie z tym, co uważasz za profesjonalny - wpisując pełne powitanie (ponownie), komponując treść wiadomości, a następnie kończąc słowami „Wszystkiego najlepszego”. Nadal robisz to, nawet po wielu naprzód i naprzód, mimo że ostatecznie wydaje się to całkowicie bezcelowe, a nawet trochę niezręczne.
O ile nie pracujesz w bardzo sztywnym biurze korporacyjnym, w którym nawet wykrzykniki nie są mile widziane, musisz dobrze sobie radzić z porzuceniem formalnego przemówienia, szczególnie jeśli często komunikujesz się z szefem lub współpracownikami w ciągu dnia pracy.
Gdy tylko poczujesz się naturalnie, złomuj „Cześć” uprzejmości i zbędne „Dzięki”, do widzenia, zrób to. Aby pomóc ci poczuć się OK, robiąc to (a nie jak potwór z etykiety), opracowałem kilka wskazówek.
1. Zapraszam do naśladowania
Chociaż formalizowanie wszystkich wymian może być kuszące, jeśli jest się do tego przyzwyczajonym lub dlatego, że tak się uczono, w większości przypadków nie jest to konieczne. Zwróć uwagę na wskazówki w miejscu pracy, w przeciwnym razie skończysz. Jeśli twój szef przekaże ci wiadomość e-mail z niczym więcej niż notatką na temat sprawdzenia, czy jest to interesujące, a ty odpowiesz formalną wiadomością, obiecuję, że nie zdobędziesz żadnych punktów brownie - tylko zatykasz w skrzynce odbiorczej i ignorując sposób, w jaki Twój zespół obsługuje przypadkową korespondencję. Lub, jeśli Twój kolega zaczął komunikować się z tobą w nieformalny sposób (bez zwracania się do ciebie po imieniu lub bez oficjalnego wypisania się), zaakceptuj to jako swój znak, aby odpowiedzieć w naturze.
2. Zmień go (w zależności od tego, z kim rozmawiasz)
Nie ma znaczenia, czy twój ostatni szef wyjaśnił, że przyjęcie nieformalnego tonu jest nie do zaakceptowania; już dla niej nie pracujesz. Jednak słowo ostrzeżenia, tylko dlatego, że osiągasz punkt, w którym upuszczasz „najlepsze” ze swoim menedżerem, nie oznacza, że powinieneś całkowicie usunąć to słowo ze słownika. Jeśli regularnie rozmawiasz z kimś, kogo nigdy nie spotkałeś, a twój związek jest bardziej formalny niż nie, nie spiesz się tak szybko, bez odpowiedniego zamknięcia, szczególnie jeśli jesteś na przeszkodzie, aby kontynuować. Błąd po stronie zawsze będzie dobrą radą.
Wiedz o tym: zmiana nie dotyczy tylko różnych osób. Nawet jeśli formalna korespondencja z jedną osobą zaczyna się formalnie, możesz wskoczyć do sedna tematu, omawiając przedmiot w długim wątku e-mail - zamiast zawracać sobie głowę pozdrowieniami lub podpisami.
3. Rozważ czas
Jeśli pojedziesz na tydzień na urlop i wrócisz do biura z listą pytań do swojego szefa, z którym nie rozmawiałeś ani nie widziałeś, odkąd odszedłeś, prawdopodobnie najlepiej zacząć od pierwszego e-maila z uprzejmością, taką jak „Dzień dobry”, „Mam nadzieję, że wyzdrowiałeś” lub, jeśli Twój kierownik był na wakacjach, „Witamy z powrotem” - nawet jeśli ty i przełożony zwykle pomijacie powitanie lub krótką rozmowę. Upływ czasu powiązania jest również ważny w przypadku wymian z klientami zewnętrznymi lub dostawcami. Jeśli jesteś w kontakcie raz w tygodniu lub tylko kilka razy w miesiącu, może być właściwe rozpoczęcie początkowej wiadomości po upływie pewnego czasu z wprowadzeniem i odpowiednim podpisem końcowym.
Comiesięczne kontakty ze starszym członkiem wydziału mogą również wymagać od ciebie bardziej konserwatywnego pisania. Jeśli ten początkowy komunikat powoduje znaczące poruszanie się w przód i w tył w ciągu kilku dni, prawdopodobnie dobrze jest zmniejszyć czynnik formalny, zwłaszcza jeśli zrobiła to druga strona.
Ostatecznie musisz określić ton i strukturę swoich wiadomości wychodzących. Mogę jednak powiedzieć jedną rzecz: osobiście nigdy nie miałem problemu, gdy ktoś, z kim regularnie rozmawiam, decyduje się porzucić standardowe otwieranie i zamykanie; w rzeczywistości odczuwam ulgę, że możemy zacząć od powiedzenia tego, co powiedzieliśmy online. Dodatek do wiadomości e-mail jest często odpowiedni tylko do pewnego momentu - a moje przeczucie polega na tym, że będziesz wiedział, kiedy pozbyć się formalności.
