Czy nie jest denerwujące, gdy poświęcasz czas na wysłanie dobrze przemyślanego e-maila do współpracownika, który przedstawia różne problemy projektu i możliwe rozwiązania, i dostaje w odpowiedzi „Brzmi dobrze” lub „Działa dla mnie”.
Prawdopodobnie reagujesz krzycząc. Lub chcąc krzyczeć, ale zamiast tego wpatrywać się w swój komputer z konsternacją. Ale wiedząc o tym, jak często uciekasz od szybkich odpowiedzi, próbując przejrzeć wszystkie nieprzeczytane wiadomości?
Zaufaj mi, gdy powiem, że rozumiem znój, który jest twoją skrzynką odbiorczą. Właśnie wtedy, gdy wydaje ci się, że masz zero nowych wiadomości, trzy kolejne pojawiają się jak za pomocą magii. Dlatego tak szybko odpowiadasz - literówki, mieszane wiadomości, pytania bez odpowiedzi, do diabła.
Ale jeśli denerwujesz się, gdy ktoś ci to robi - dlaczego robisz to innym?
Kiedy korzystasz ze skrótów i po prostu przeglądasz wiadomość przed odesłaniem pochopnej odpowiedzi, ryzykujesz poważnym zirytowaniem współpracowników (lub, co gorsza, klientów). Zamiast wysyłać odpowiedzi, które grożą, że będziesz leniwy lub oszalały - żadna z tych cech nie jest zwycięska - postaraj się pokazać, że zwracasz uwagę.
To naprawdę tak proste, jak:
- poświęcenie czasu na przeczytanie każdej wiadomości w całości
- dokładnie sprawdź, czy odpowiadasz na pytania
- korekta przed naciśnięciem przycisku wyślij
A jeśli wyjdziesz poza to i zrobisz coś takiego, jak wytyczyć kolejne kroki lub zgłosić się do kontynuacji, możesz sprawić, że dzień twojego kolegi będzie.
To prawdziwy sekret pisania lepszych wiadomości e-mail. Poświęcając czas na pełne przeczytanie zawartości skrzynki odbiorczej przed wystrzeleniem odpowiedzi, nie tylko poprawisz swoją reputację, ale także uratujesz twarz kolegom, klientom i szefowi.
