Stworzyłeś coś, co uważasz za idealny e-mail. Jest przyjazny, ale niezbyt przyjazny. Jest dobrze zorganizowany dzięki pogrubionym sekcjom i punktorom. Na wszelki wypadek wrzuciłeś nawet urocze emotikony.
Naciskasz „wyślij” na swoje arcydzieło i czekasz, aż nieuchronne odpowiedzi zaczną się pojawiać. Czekasz godzinę, potem cztery godziny, a potem dwa dni. Wszystko, co słyszałeś w odpowiedzi na twoje idealnie dopracowane przesłanie? Świerszcze - i dźwięk własnej frustracji odbijający się echem w twoim mózgu.
Co daje? Myślałeś, że przestrzegasz wszystkich sprawdzonych i prawdziwych zasad dotyczących poczty e-mail. Czterokrotnie sprawdziłeś, czy wysłałeś go do właściwych odbiorców. Przeczytałeś go nawet po raz 800, aby upewnić się, że nic nie zostanie źle zinterpretowane jako agresywne lub niegrzeczne. Dlaczego otrzymujesz w zamian ciszę radiową?
Zwolnij - możesz to przemyśleć. W rzeczywistości może być tak, że Twój e-mail jest po prostu zbyt długi .
Za długo?
Czy jesteś podekscytowany, gdy musisz przedzierać się przez tak gęstą wiadomość e-mail, która powoduje skurcze dłoni podczas przewijania? Prawdopodobnie nie. Możliwe, że odbiorcy czują to samo.
Według badań przeprowadzonych przez rozszerzenie e-maila, Boomerang, idealna długość wynosi od 50 do 125 słów. Wiadomości z tego zakresu dawały odpowiedzi powyżej 50%.
Jak dokładnie wygląda ta długość? Spójrz z powrotem na „Too Long?”, A następnie zatrzymaj oczy tutaj . To 87 słów, co oznacza uderzenie odrobiną w środku zakresu, w którym chcesz się znaleźć.
Boomerang stwierdził, że odsetek odpowiedzi spadł z 50% w przypadku wiadomości e-mail zawierających 125 słów, do 44% w przypadku wiadomości zawierających 500 słów. W przypadku wiadomości, które zawierały niewiarygodnie 2500 lub więcej słów? Wskaźniki odpowiedzi przyjęły się bardzo szybko - poniżej 35%.
Widzisz co mam na myśli? Te od dawna przesadzane wiadomości prawdopodobnie nudzą ludzi do łez. Lepiej trzymaj rzeczy krótkie (ale nie za krótkie - w końcu chcesz pozostać powyżej tych 50 słów).
Jak zmniejszyć liczbę wiadomości e-mail
„Ale wszystko, co mówię, jest bardzo ważne”, mamroczesz w tej chwili do siebie. Zaufaj mi, rozumiem - sam potrafię być dość pracowitym pisarzem. Jednak od kiedy zarabiam na życie ciągając wzdłuż liter, nauczyłem się kilku sztuczek i taktyk, które pomagają mi kontrolować długość.
1. Poszukaj przecinków
Jest to jedna z moich ulubionych sztuczek, gdy wiem, że muszę ograniczyć pisanie. Przeglądam cały kawałek, nie odrywając oczu od przecinków. Chociaż często można je umieszczać na listach, można je również znaleźć po wielu krótkich frazach wprowadzających (wykorzystałem już sporo z nich w tym samym artykule).
Kiedy starasz się krótko mówić, te zwroty można łatwo usunąć - bez poświęcania ogólnej wiadomości. Od fraz takich jak „Tylko dla jasności”, „W razie gdybyś się zastanawiał”, aż po proste, „Nie trzeba dodawać”, to niepotrzebne kwalifikatory, które zajmują tylko cenne nieruchomości.
2. Usuń przymiotniki i przysłówki
Usuwanie kwiecistych przymiotników i bezużytecznych przysłówków z okropnie długiego e-maila może absolutnie go skrócić. Chcesz przykład? Usuń je z pierwszego zdania, a pozostanie Ci „Usuwanie przymiotników i przysłówków z e-maila może go skrócić”.
Tak, mogą wnieść do twoich wiadomości odrobinę życzliwości i konwersacji. Ale jeśli chcesz zmniejszyć liczbę słów, powinny one być jedną z pierwszych rzeczy do zrobienia. W końcu pisanie krótszych e-maili jest całkowicie możliwe, bez nieprzyzwoitości i niegrzeczności.
3. Udoskonal swoje skupienie
Jeśli przejdziesz oba te kroki i nadal będziesz znajdować się znacznie powyżej limitu 125 słów, możesz próbować pokryć zbyt wiele. Czy lepiej byłoby podzielić rzeczy na różne, krótsze wiadomości?
Zamiast wysyłać całemu zespołowi podsumowanie, które omawia szczegóły Twojego ostatniego projektu, prosi o pomysły na piknik firmowy, a także przypomina wszystkim, że zbliżają się urodziny twojego szefa, wybierz jeden temat i trzymaj się go. Twój e-mail będzie nie tylko krótszy, ale także lepiej zorganizowany.
Odbierz mi to, wiem, że skrócenie pisania nie zawsze jest łatwym zadaniem - istnieje powód, dla którego William Faulkner nazwał to „zabijaniem swoich kochanych”.
Jeśli nadal starasz się nie pisać Wojny i pokoju , zadaj sobie następujące pytanie: Jeśli ten temat jest tak obszerny, czy najlepiej nadaje się do wysyłania wiadomości e-mail? A może powinieneś odebrać telefon, umówić się na spotkanie, a nawet utworzyć Dokument Google, w którym wszyscy mogliby współpracować - zamiast zapychać skrzynki odbiorcze wszystkich osób?
Biorąc to pod uwagę, wraz z powyższymi trzema wskazówkami, twoje e-maile będą krótkie, do rzeczy i - co najważniejsze - udzielone na nie odpowiedzi.
