Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w biurze, wiesz, że spotkania to czarna owca zadań roboczych. Uwielbiamy ich nienawidzić i staramy się je eliminować na zawsze, a jednak wciąż je mamy - w kółko, aż zastanawiamy się, dlaczego spędzamy w nich tyle czasu.
Każdy ma swoje sekrety poruszania się po trudnym krajobrazie spotkań (niektóre są lepsze od innych).
Podsumowałem więc strategie zmniejszania obciążenia spotkań (i zwiększania produktywności) od czterech odnoszących sukcesy liderów firmy. Kto wie, możesz spróbować jednej z tych taktyk we własnym biurze!
1. Tworzenie przedziałów czasowych „Brak spotkania”
Jest to najstarsza i najłatwiejsza sztuczka w książce dla każdego, kto ma problemy z zaplanowaniem pracy bez głowy.
I zadziałało dla Andrew Fingermana, CEO PhotoShelter:
„Od ponad roku odmawiam spotkań przed południem. Wpływ na moją produktywność był zdumiewający. Jako ktoś, kto ma również ADHD, zauważyłem, że poranki są niezbędne do pracy, która wymaga mojego najwyższego poziomu krytycznego myślenia. Tak więc, jeśli ktoś desperacko chce się ze mną spotkać rano, prawie zawsze odmawiam i zamiast tego pytam, czy możemy wybrać czas po południu. Jedynym warunkiem, na którym się znajdę, jest to, że spotkanie idealnie pasuje do moich najważniejszych priorytetów. ”
W Muse przyjęliśmy podobną strategię, wdrażając „Zwycięskie środy”, w których od środy do godziny 13.00 w środę nikt w firmie nie może planować spotkań.
„Najczęstszymi skargami było to, że ludzie nie mieli wystarczająco dużo czasu na konsekwentne myślenie, ponieważ spotkania tak często przerywały”, mówi nasza wiceprezes ds. Ludzi i talentów, Toni Thompson. „Jest kilka spotkań, które ludzie mi powiedzieli, że nie mogą się zatrzymać, ale jeśli wysiłek zmniejszy nawet 70% nieproduktywnych spotkań i zastąpi je dużą produktywnością, kreatywnością i zdrowiem pracowników, warto”.
2. Posiedzenia tylko jeden dzień w tygodniu
Mattan Griffel jest współzałożycielem i dyrektorem generalnym One Month. Aby rozwiązać własne problemy związane ze spotkaniami, zdecydował, że zamiast blokować pewne godziny, będzie blokował codziennie oprócz jednego.
W przeciwieństwie do systemu Muse, Griffel organizuje spotkania wyłącznie w środy: „Nie robię z tego wielkiego problemu. Jeśli ktoś poprosi o kawę we wtorek, zapytam, czy środa działa zamiast tego. Jeśli ta środa jest całkowicie zarezerwowana, zapytam o następną środę (czasami muszę zarezerwować dwie lub trzy środy poza domem) ”, mówi w ostatnim artykule Forbesa . Zaskakująco proste, prawda?
Odkrył, że wynik nie jest tylko ogromnym blokiem czasu na skupienie się na innych zadaniach, ale że „zmuszanie ludzi do czekania do środy często odfiltrowuje nieistotne spotkania. Wyeliminuje to ludzi, którzy chcą trochę twojego czasu, ale nie chcą na niego czekać ani pracować w twoim harmonogramie. To dla mnie świetne, ponieważ i tak nie chcę się spotykać z tymi ludźmi. ”
3. Regularne odwiedzanie kalendarza
„Regularnie co kwartał dokonujemy ponownej oceny spotkań, aby w razie potrzeby zmieniać harmonogramy spotkań” - mówi Dinah Alobeid, dyrektor ds. Komunikacji w szklarni. Oznacza to, że co kwartał wszyscy w firmie przeglądają swój kalendarz i decydują, czy niektóre dyskusje można przenieść na inny kanał.
Możesz to łatwo zrobić według własnego harmonogramu. Aby pomóc w zawężeniu zakresu spotkań, które nie odbywają się, Alobeid sugeruje skrócenie ram czasowych: „Zacznij od 30-minutowych spotkań i, jeśli to możliwe, skróć je do 20 minut; to samo dzieje się przez 60 minut, dlaczego nie spróbować 45? ”Możesz odkryć, że możesz osiągnąć tyle samo w krótszym czasie, jeśli nie przez e-mail lub dokument Google.
Mówi także: „Spędzaj czas w poniedziałek na planowaniu tego, co chcesz osiągnąć w tym tygodniu i które spotkania muszą się odbyć, aby wykonać pracę i posunąć naprzód pewne projekty.” Jeśli nie są zgodne z Twoimi priorytetami, usuń im.
4. Przeprowadzanie czyszczenia spotkania
Alex Villa, dyrektor operacyjny w Healthify, idzie o krok dalej, organizując „czystkę podczas spotkania” w swojej firmie:
„To szczególny moment co sześć do dziewięciu miesięcy, w którym usuwamy 100% cyklicznych spotkań i ustanawiamy zasady, według których można je dodawać z powrotem”.
Co właściwie oznacza powrót spotkania do kalendarza dla Villa i jego zespołu? „W przypadku spotkań cyklicznych i spotkań z klientem możesz zachować lub usunąć spotkanie według własnego uznania. Usuniętych spotkań nie można dodać ponownie przez co najmniej dwa tygodnie. Po tych dwóch tygodniach możesz dodać spotkanie z powrotem tylko wtedy, gdy większość uczestników proaktywnie poprosi o jego przywrócenie (lobbing na własne spotkania jest zabroniony!) ”
Odpowiedź w jego firmie była niewiarygodnie pozytywna, pomimo zastraszającej prośby: „Wszyscy to uwielbiają i nie mogą się doczekać, aby wszystko usunąć. Nie zdając sobie sprawy z tego, zaczynasz mieć niezręczną sytuację, w której nikt nie chce powiedzieć: „To spotkanie nie jest przydatne, czy możemy je po prostu anulować?”. W końcu przechodzimy przez cykle optymalnej wydajności, w których ludzie osiągają równowagę między możliwością współpracy, a jednocześnie mają czas na wykonywanie swojej indywidualnej pracy. ”
Chociaż zaangażowanie wszystkich członków zespołu w realizację tego planu może być trudne, warto przetestować je na mniejsze spotkania. Porozmawiaj ze swoimi współpracownikami o usuwaniu niepotrzebnych zameldowań przez kilka tygodni i sprawdź, czy w ogóle negatywnie wpłynie to na twoją pracę.
Rozwiązanie problemu przeciążenia spotkań sprowadza się do ustalenia priorytetu obciążenia pracą, dlatego powyższe strategie są tak skuteczne.
