Na liście rzeczy do zrobienia nie ma już nic do rozwiązania. Niestety nie dlatego, że byłeś gwiazdą wydajności. Dzieje się tak, ponieważ każda ostatnia rzecz na liście znajduje się w martwym punkcie - w oczekiwaniu na zatwierdzenie, zmiany lub wskazówki od kierownika.
Menedżerowie często robią to z najlepszymi intencjami. Chcą zobaczyć, przejrzeć i zatwierdzić wszystko, co wychodzi z działu, aby upewnić się, że jest to najlepsze, co może być. Ale w trakcie tego procesu e-maile gromadzą się w skrzynkach odbiorczych, a pracownicy siedzą i czekają na zatwierdzenia, których potrzebują, aby realizować swoje projekty.
Jak radzisz sobie z wąskim gardłem, które utrudnia ci wykonywanie pracy? Oto kilka wskazówek, jak radzić sobie z szefem mikrozarządzania.
Zaplanuj to
Znasz tego przyjaciela, który spóźnia się na wszystko? To ona mówi „Jestem prawie na miejscu!”, Kiedy jeszcze nawet nie zjechała z podjazdu. Możesz poradzić sobie z jej wieczystym spóźnieniem przez jakiś czas, ale kiedy wiesz, że jest ważne wydarzenie, na które absolutnie musi zdążyć - na przykład na twój ślub - mówisz jej, że zaczyna się godzinę wcześniej niż w rzeczywistości. A potem pojawia się idealnie na czas.
W ten sam sposób musisz planować z wyprzedzeniem, gdy wiesz, że napotkasz wąskie gardło. Może to na przykład oznaczać umieszczenie raportu w skrzynce odbiorczej Twojego menedżera tydzień wcześniej niż w innym przypadku, aby dać mu dodatkowy czas na jego sprawdzenie i zatwierdzenie. Lub, jeśli piszesz biuletyn firmowy, być może dostaniesz zgodę menedżera na każdy z pomysłów na historię, zanim zaczniesz pisać - zamiast pracować nad ukończeniem całego biuletynu, a następnie przedstawić go jej zatwierdzeniu, co wymusza napięty termin, który prawdopodobnie nie zostanie spełniony.
Przypomnij, Przypomnij jeszcze raz
Absolutnie najgorsze, co możesz zrobić, to wysłać prośbę lub zadanie szefowi pocztą e-mail, a następnie po prostu zaczekać (i poczekać, i poczekać) na odpowiedź. To praktycznie błaga, aby twoje zadanie utknęło w wąskim gardle.
U podstaw problemu szef jest prawdopodobnie bardzo zajęty (i być może nieco zdezorganizowany) - a to oznacza, że może potrzebować przypomnienia lub dwóch, aby upewnić się, że zadania zostały wykonane. Może więc w poniedziałek po południu wyślesz e-maila do szefa z prośbą lub zadaniem do sprawdzenia. We wtorek, kiedy przechodzisz obok jego biura podczas lunchu, zatrzymujesz się i mówisz: „Chciałem ci tylko przypomnieć, że potrzebuję twojej recenzji i zatwierdzenia propozycji Smitha do końca dnia w środę - jest teraz w twojej skrzynce odbiorczej”. I potem w środę rano znów przychodzisz i pytasz: „Czy uda ci się zdobyć moje zmiany i aprobatę tego popołudnia? W razie potrzeby mogę wysłać ponownie. ”
Wiem, to irytuje. Ale szczerze mówiąc, twój szef prawdopodobnie doceni przypomnienia - a jeśli pomoże ci zdobyć to, czego potrzebujesz, ostatecznie pomoże twojemu szefowi (i całemu działowi) odnieść sukces.
Poproś o przejęcie prowadzenia
Oczywiste jest, że twój menedżer woli sprawdzać i zatwierdzać wszystko, co przechodzi przez dział, ale jeśli sprawisz, że poczuje się pewniej w swoich umiejętnościach, może on lub ona być w stanie przekazać wodze.
Na przykład ostatnio miałem menedżera, który lubił po raz ostatni patrzeć na wszystko, co napisałem z moim zespołem - aż do najbardziej przyziemnych e-maili - i to znacznie spowalniało postępy wszystkich. W końcu zaryzykowałem, stając na swoim miejscu, wykonując małe zadanie, o którym wiedziałem, że przybiłem: „Hej, Lisa, dziś są dwa zaproszenia na seminarium internetowe. Przejrzałem kopię i było bardzo mało zmian. Wiem, że masz już dużo na głowie; czy byłoby dobrze, gdybym poszedł naprzód i ruszył do przodu? ”
Zgodziła się (nieco niechętnie), a ja w końcu udało mi się wykreślić ten element z mojej listy rzeczy do zrobienia - i zobaczyła, że wszystko poszło dobrze. Po przetestowaniu wód powoli zacząłem czuć się pewniej, gdy dzwonię do innych zadań: „Nie sądzę, że ten wymaga twojej recenzji, więc zamierzam go dokończyć. Czy to w porządku? ”I przez większość czasu się zgadzała. Jasne, gdybyśmy pisali pocztę e-mail w całej firmie w imieniu zespołu zarządzającego, potrzebowalibyśmy jej zgody. Ale jeśli wprowadzałem niewielkie zmiany do istniejącej broszury sprzedażowej lub talii PowerPoint, zgodziła się, że nie będzie musiała sprawdzać. A to otworzyło jej czas i rozluźniło wąskie gardło.
Miej szczerą rozmowę
Oczywiście, twój szef może być bardziej uparty - a jego reakcja na twoją próbę ominięcia ustalonego procesu może brzmieć: „Nie, wciąż muszę to przejrzeć. Zajmę się tym, jak tylko będę mógł.
W takim przypadku musisz rozwiązać problem bardziej bezpośrednio. Podczas regularnie zaplanowanego spotkania jeden na jednego (jeśli nie masz jednego skonfigurowanego - powinieneś), porozmawiaj o tym i o tym, jak wpływa to na zespół: „Wiem, że czeka cię sporo projektów i zadań. do wglądu. Czy istnieje sposób na zwiększenie wydajności procesu? Czy jest coś, co mogę zrobić indywidualnie, aby ci to ułatwić? ”
Na przykład, może wolałaby, abyś określił termin w temacie wiadomości e-mail, aby mogła ustalić priorytet swojej skrzynki odbiorczej na podstawie tego, co jest należne natychmiast. A może twój szef wolałby przynieść listę oczekujących elementów na cotygodniowe spotkanie odpraw i możesz odpowiadać na wszelkie pytania - i od razu sprawdzać zatwierdzenia - w trakcie podróży.
Ale nawet jeśli nie możesz znaleźć natychmiastowego rozwiązania, bezpośrednie powiadomienie szefa pomoże mu zrozumieć, że nie chodzi tylko o dezorganizację lub przepełnienie skrzynki odbiorczej - to problem, który wpływa na produktywność całego zespołu. I może to być budzenie, którego szef potrzebuje, aby znaleźć rozwiązanie.
