Nawet jeśli masz świetnych współpracowników i sympatycznego szefa, w pewnym momencie konieczna będzie trudna rozmowa z kimś w biurze. Może się okazać, że przygotowujesz się do konfrontacji z wielu różnych powodów - od śledzenia komentarza, który przekręcił cię w niewłaściwy sposób, po prośbę o podwyżkę z powodu całej dodatkowej odpowiedzialności, którą ostatnio wziąłeś na siebie.
Niestety, trudne rozmowy są po prostu: trudne. Aby upewnić się, że odejdziesz od dyskusji z pożądanymi wynikami, odkryłem, że najlepiej poświęcić trochę czasu na przygotowanie. Pomaga mi to przemyśleć różne scenariusze i wyjaśnić dokładnie, co chcę powiedzieć, bez względu na rozwój sytuacji - zwłaszcza gdy myślę, że rozmowa może stać się emocjonalna, na przykład kiedy muszę przedstawić ocenę wyników lub kiedy chcę omówić coś, co mnie zdenerwowało z moim kierownikiem.
Oto niezawodny, pięciostopniowy proces, którego używam do przygotowania:
Krok 1: Wyjaśnij, co chcesz wyciągnąć z rozmowy
Najważniejszą rzeczą do zrobienia podczas przygotowywania się do trudnej rozmowy jest upewnienie się, że możesz wyrazić pożądany rezultat. Jeśli nie masz jasności, rozmowa zejdzie z torów znacznie łatwiej.
Twój idealny wynik powinien być dość konkretny i zawierać wykonalny wynik. Na przykład, jeśli ktoś skomentował cię obrażająco, idealnym rozwiązaniem może być, aby zgodził się on zaprzestać używania tego rodzaju języka.
Krok 2: Zaplanuj to
Gdy dowiesz się, gdzie chcesz zakończyć rozmowę, poświęć trochę czasu na zaplanowanie, w jaki sposób do niej dojdziesz. Wszystkie rzeczy, których nauczyłeś się o dzieleniu się uczuciami, są tutaj prawdziwe: użyj wyrażeń „ja” („Czuję się sfrustrowany, gdy nie biorę udziału w spotkaniach projektowych”), dołącz konkretne przykłady w celu podkreślenia problemu i wyraźnego rozróżnienia opinii i fakty („Ten proces wydaje się nieefektywny” vs. „Ten proces jest nieefektywny”).
Możesz użyć punktorów lub zanotować kilka notatek - cokolwiek będzie dla ciebie najlepsze. Często to piszę, bo lubię dokładnie wiedzieć, jak sformułować rozmowę.
Krok 3: Przewiduj odpowiedź
Następnie poświęć kilka minut na przemyślenie, jak myślisz, że dana osoba może zareagować, aby móc sformułować własną reakcję.
Na przykład, być może masz wrażenie, że nie bierzesz ważnych decyzji dotyczących jednego z twoich projektów i chcesz poprosić swojego szefa o włączenie cię. W odpowiedzi kierownik może zapytać: „Ile masz zdolności, aby uczestniczyć w dodatkowych spotkaniach?”, „Jaką perspektywę wniesiesz do procesu decyzyjnego?” Lub „Dlaczego chcesz być zapętlony?”
Przewidywanie tych pytań może pomóc w sformułowaniu wyraźnych i rozsądnych odpowiedzi.
Krok 4: Ćwicz
Podobnie jak ćwiczyć odpowiedzi na pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej, powinieneś poćwiczyć mówienie głośno swojej części rozmowy przynajmniej raz przed rozpoczęciem dyskusji. Pomoże Ci to wyeliminować załamania i wprowadzać poprawki w ostatniej chwili - od zmiany sposobu, w jaki chcesz oprawić rozmowę, po pozbycie się wzorca mowy z niechcianych „umów”.
Krok 5: Idź po to
Po przygotowaniu czas porozmawiać. Polecam zorganizować spotkanie w prywatnym miejscu - na przykład w sali konferencyjnej lub biurze - aby żadne z was nie czuło się w pośpiechu lub nieświadomie wyrażało swoje uczucia. A jeśli denerwujesz się na początku rozmowy, po prostu to powiedz! Twoja uczciwość złagodzi wszelkie napięcia w pokoju i pomoże zacząć wszystko.
Trzymaj się tego planu przygotowawczego, a następnym razem, gdy omówisz lepką sytuację ze współpracownikiem lub kierownikiem, na pewno wyjdziesz na górę.
