Oto smutna rzeczywistość: menedżerowie spędzają od 35% do 50% swojego czasu na spotkaniach, a mimo to kierownictwo uważa, że ponad połowa tych spotkań to porażki.
To nie jest takie szokujące. Zbyt często znajdujemy się w trakcie burzy mózgów, która jest trochę za długa lub za krótka, myląca, frustrująca lub całkowicie bezproduktywna.
Oczywiście istnieje kilka rozwiązań. Możemy anulować. Możemy zmienić termin. Możemy zmienić spotkanie w łańcuch e-maili lub dyskusję na temat Slacka.
W niektórych przypadkach są to odpowiednie kroki. Ale czasami musimy naprawdę starać się zrozumieć, gdzie nasze spotkania się nie udają, i aktywnie pracować, aby je naprawić. Bo przecież nie możemy po prostu nigdy odmówić spotkania z ludźmi - nic by się nie udało.
Jeśli szukasz sprawcy, spróbuj zadać sobie następujące pytania i zastosuj się do tych wskazówek, aby prowadzić bardziej efektywne spotkania w pracy:
Pytania 1-3 Przed spotkaniem
Tak, spotkanie może zakończyć się niepowodzeniem nawet przed jego rozpoczęciem. Oto, o czym powinieneś pomyśleć, gdy tylko wyślesz zaproszenie.
1. Czy czujesz się przygotowany?
Czy wszystkie twoje materiały są ustawione? Czy istnieje plan dotyczący przebiegu spotkania? Czy jest dostępna i zarezerwowana sala konferencyjna?
Twój największy przyjaciel będzie miał porządek obrad - bez niego nie możesz mieć wspaniałego spotkania.
Inną ważną rzeczą, którą należy przygotować z wyprzedzeniem, jest cel spotkania. Zadaj sobie (a może zapisz to): „Co jeszcze chcę osiągnąć?” Może to być coś małego, na przykład aktualizacja zespołu, lub duża, na przykład opracowanie strategii mającej na celu zwiększenie zaangażowania użytkowników. Upewnij się, że wszyscy są nastawieni na ten cel, abyś nie próbował omawiać sprzecznych pomysłów w jednej krótkiej sesji.
„Musisz mieć sekcję dotyczącą pożądanego rezultatu, która jest inna niż program”, mówi Devanté Lewis-Jackson, menedżer ds. Sprzedaży średniej wielkości w Muse. „Porządek obrad omawia, co będzie miało miejsce podczas spotkania, ale pożądany wynik buduje konsensus co do tego, co należy zrobić przed zakończeniem spotkania. Pomaga to zwłaszcza wtedy, gdy rozmowa zostaje wykreślona z tematu. ”
2. Czy inni czują się przygotowani?
Nie każde spotkanie, które prowadzisz lub bierzesz udział, wymaga uprzedniej weryfikacji, wypełnienia lub uzyskania materiałów. Jeśli jednak tak się zdarza, zdecydowanie zalecam, aby każdy miał odpowiedni czas i zasoby (ponownie skorzystaj z tego programu!).
Ale często tworzymy spotkania przed rozważeniem kontekstu i przejrzystości. W rezultacie ludzie wchodzą do rozmowy w niewłaściwej przestrzeni nad głową. Weźmy na przykład kogoś, kto jest nowy i nie ma doświadczenia w historii Twojej firmy. Lub ktoś, kto uczestniczy w spotkaniu sprintu i nigdy wcześniej nie pracował z zespołem inżynierów. Prawdopodobnie nie wyciągną zbyt wiele ze spotkania ani nie wnoszą cennych spostrzeżeń, lub mogą zboczyć z dyskusji ze swoimi wtrąceniami.
Przed wejściem zadaj sobie następujące pytania:
- Czy wszyscy wiedzą, dlaczego mamy to spotkanie?
- Czy wszyscy wiedzą, dlaczego zostali zaproszeni na to spotkanie?
- Czy wszyscy są na bieżąco na temat tego, co będziemy omawiać na tym spotkaniu?
- Czy wszyscy znają wszystkich na tym spotkaniu? Jeśli nie, to co muszą wiedzieć?
- Czy jest jakieś napięcie między ludźmi, które może utrudniać postęp na tym spotkaniu?
Jeśli odpowiedź jest przecząca, możesz odciągnąć osobę (lub osoby) na bok lub wysłać im krótką wiadomość e-mail, aby dać im trochę tła.
3. Czy ludzie są podekscytowani?
Oczywiście, nikt nie będzie podskakiwał na myśl o twoim spotkaniu, chyba że trzymasz jednego dla zwierząt domowych (w takim przypadku muszę zapytać, gdzie zginęło moje zaproszenie).
Ale twój zespół powinien poczuć coś w tym zakresie i, mam nadzieję, bardziej w kierunku pozytywnego końca emocji. Być może nie są zachwyceni rozmową na temat kwartalnych zarobków, ale mogą odetchnąć z ulgą, aby w końcu uzyskać kontakt z ważnymi informacjami lub mieć miejsce do zadawania palących pytań.
Jeśli jęczą - a ich jęki nie mają nic wspólnego z nienawidzącymi spotkań i wszystko, co ma związek z tym szczególnym rodzajem spotkania - kop trochę głębiej. Możliwe, że będzie to powtórzenie poprzedniej rozmowy, a tym samym strata czasu, niektórzy członkowie poczują się nieprzygotowani lub ktoś zostanie wykluczony i wszyscy będą z tego powodu zaniepokojeni. Możliwe jest nawet, że Twój zespół jest zalany i nie ma przepustowości i energii, aby przejść godzinną prezentację. Niezależnie od tego, skąd pochodzi negatywna energia, musisz zająć się nią przed wejściem do pokoju.
Pytania 4-7 Podczas spotkania
To, że właściwie się przygotowałeś, nie oznacza, że nie masz nic przeciwko. Jest kilka rzeczy, o których musisz wiedzieć w tej chwili, aby wszystko poszło gładko.
4. Czy osiągasz wszystkie najważniejsze punkty?
Przyszedłeś z zadaniem do wykonania - odpowiedz na pytanie, przeprowadź burzę mózgów nad pomysłem, nakreśl nowy proces, cokolwiek. Znak dobrego spotkania to taki, który osiąga to w granicach twojego limitu czasu.
Aby to zrobić, jest dość proste. Postępuj zgodnie ze swoim planem do litery T (lub przynajmniej tak blisko, jak to możliwe). Co 10-15 minut sprawdź sam ze sobą, aby sprawdzić, czy nadal jesteś na dany temat. Jeśli nie, poprowadź rozmowę z powrotem i zgódź się na umieszczenie szpilki w dowolnej stycznej, na której byłeś później. Zgadzam się ponownie odwiedzić wszystko, co przegapiłeś w trybie offline lub na innym spotkaniu (i przypisać to zadanie komuś w pokoju). Nie przejeżdżaj, chyba że wszyscy inni zgodzą się na dłuższe spotkanie. Poświęcając ludziom więcej czasu, utrudniasz im dotrzymywanie innych ważnych terminów, które mogłeś im wyznaczyć.
„Głównym celem spotkania jest podjęcie decyzji w sprawie czegoś i tego, co / kto / jak akcja jest wykonywana”, mówi Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager w The Muse. „Mówiąc najprościej, jeśli nie możesz wymyślić przedmiotów, które można wykonać, lub decyzji, nie organizuj spotkania.”
5. Czy wszyscy (lub przynajmniej większość) zwracają uwagę?
Zmuszenie 100% widowni, by patrzyło na ciebie cały czas, telefony w dół, na skraju ich miejsc, to prawdopodobnie odcinek (w końcu łatwo rozpraszamy ludzi), ale prawie wszyscy powinni cię słuchać prawie wszyscy czas.
Aby ludzie słuchali, wymaga trochę wysiłku z twojej strony. Spraw, by rzeczy były krótkie i słodkie. Nakreśl jasne kolejne kroki. Używaj łatwych do odczytania i zrozumienia elementów wizualnych. Zablokuj laptopy (jeśli możesz).
To świetna lektura, dlaczego nikt nie słucha na twoich spotkaniach - i jak to naprawić.
6. Czy ludzie zadają pytania i czy otrzymują odpowiedzi?
Powiedziałbym, że to rzadkie spotkanie, na którym nikt nie zadaje ani jednego pytania. W takim przypadku ludzie prawdopodobnie nie zwracają uwagi i prawdopodobnie zadadzą ci mnóstwo pytań po zakończeniu spotkania (musisz przeczytać # 5).
Ale ważne jest, aby mieć zaangażowaną publiczność, ale ważne jest również, aby odpowiedzieć na ich obawy. Zbyt często mówimy „dochodzę do tego punktu później” lub „Obiecuję, że odpowiem na koniec” i nigdy do tego nie wrócę. Upewnij się więc, że obejmujesz wszystkie swoje bazy, nawet jeśli oznacza to zapisanie pytania lub poproszenie ich o powtórzenie go na końcu prezentacji.
Pamiętaj, że mogą istnieć inne powody, dla których ludzie nie zadają pytań. Może stworzyłeś środowisko, być może nieumyślnie, w którym nie czują się dobrze. A może ludzie są tak zaskoczeni dyskusją, że nie są pewni, od czego zacząć zadawanie pytań, w którym to przypadku prawdopodobnie nie masz ochoty dać im kontekstu (porady na ten temat # 2).
7. Czy istnieje znaczący wzorzec mówienia przez niektóre osoby (lub w ogóle nie mówienia)?
Najprawdopodobniej zaprosiłeś wszystkich do pokoju, ponieważ chciałeś ich opinii lub wkładu w projekt - a ostatecznie pomysły i działania wynikające z twojego spotkania będą silniejsze i bardziej dostosowane, jeśli wszyscy się w to zaangażują. Więc chcesz mieć pewność, że wszyscy wnoszą swój wkład przynajmniej raz w trakcie wspólnego spędzania czasu.
Brzmi świetnie w teorii, ale nie zawsze jest rzeczywistością. Niektórzy ludzie są głośniejsi i bardziej pewni siebie niż inni, niektórzy są na wyższych stanowiskach władzy niż inni, a niektórzy nie czują się tak uwzględnieni i szanowani jak inni w pokoju. Przykład: badania pokazują, że kobiety częściej przerywają rozmowy niż mężczyźni.
Staraj się być odpowiednim liderem dyskusji. Zamknij kłopotliwych współpracowników. Nie przeszkadzaj. Trzymaj się ludzi, którym przeszkadza się. Zadzwoń do osób, które niewiele powiedziały lub które mogą być bardziej nieśmiałe. Dotyczy to szczególnie odległych ludzi, którzy nie są fizycznie w pokoju.
Pamiętaj również, że zaliczasz się do tej kategorii, nawet jako organizator spotkania! W niektórych przypadkach sensowne jest bycie osobą, która mówi najwięcej, ale nawet wtedy upewnij się, że wszystkie głosy w pokoju są słyszane i wzmacniane. (Oto kilka porad, jak powstrzymać się od wędrowania i rozpoznania, kiedy mówisz za dużo).
Pytania 8-10 Po spotkaniu
Prawie na miejscu! Jeśli chcesz, aby Twoje spotkania zawsze były homerunem, rozważ poniższe kwestie.
8. Czy wszyscy podejmują właściwe kroki?
Możesz powiedzieć, kiedy spotkanie poszło źle, kiedy wszyscy wychodzą z pokoju i wychodzą, aby robić rzeczy dokładnie tak, jak nie chcesz.
Unikaj tego, będąc bezpośrednim i jasnym na temat kolejnych kroków. Przed zerwaniem zwróć uwagę na następujące kwestie:
- Co trzeba zrobić?
- Jak trzeba to zrobić?
- Kiedy trzeba to zrobić?
- Kto będzie za to odpowiedzialny?
- Kto będzie nadzorował / śledził jego sukces?
9. Czy osiągnięto większy cel spotkania?
Czy ludzie wydają się bardziej zmotywowani do zrobienia czegoś później? Czy wydają się działać bardziej efektywnie? Czy zadaje się mniej zamieszania lub zadaje się mniej pytań? Czy osiągnąłeś swój pierwotny cel? Są szanse, że jeśli odpowiedź brzmi „tak”, dobrze się spisałeś (a jeśli odpowiedź brzmi „nie”, przeczytaj powyższe sekcje, aby dowiedzieć się, gdzie popełniłeś błąd).
10. Czy inni też czuli, że spotkanie było owocne?
Oddzielam to pytanie od powyższego, ponieważ wymaga to, aby zapytać ludzi, co sądzi o spotkaniu, zamiast zakładać.
Ważne jest uzyskanie bezpośredniej informacji zwrotnej (szczególnie jako menedżera). Możliwe, że poczułeś, że spotkanie przebiegło bez żadnych problemów, ale wszyscy się nie zgadzają - przesłuchanie pomoże ci odpowiedzieć, dlaczego nie powiodło się, i jak możesz lepiej sobie radzić następnym razem. Jasne, nie możesz zapytać wszystkich za każdym razem, kiedy się spotykasz, ale robienie tego co jakiś czas sprawi, że będziesz na dobrej drodze.
Nikt nie lubi spotkań, więc po co je śmierdzieć? Zajmij się tymi pytaniami osobiście, a masz mniejsze szanse na niepowodzenie spotkań.
