Jeśli kiedykolwiek prowadziłeś spotkanie, prawdopodobnie doświadczyłeś także próby wycofania sesji, która szybko zmieniła się w chaos.
Może masz do czynienia z dodatkową gadatliwą gromadą - lub z tą jedną osobą, która wydaje się mieć uwagę czterolatka. Być może wszyscy mają świetny pomysł na podzielenie się - a może królewskie dziecko zostało wreszcie nazwane i to wszystko, o czym każdy może mówić.
Niezależnie od przyczyny spotkania mogą i wymykają się spod kontroli. Ale jeśli jesteś odpowiedzialny za zgromadzenie, chcesz wydawać się nadrzędny i unikać marnowania czasu na nieefektywne spotkania.
Utrzymanie grupy na ścieżce można łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale dzięki inteligentnemu planowaniu i kilkudniowym strategiom będziesz na najlepszej drodze do bardziej skoncentrowanych spotkań zespołu.
Zacznij od planu
Pierwszym krokiem do ustanowienia kontroli jest przygotowanie agendy. Mam na myśli dobry, staromodny, napisany program, który może zostać przesłany do uczestników z wyprzedzeniem (a następnie wyświetlony lub rozdany na spotkaniu jako przyjacielskie przypomnienie). Zapisywanie wszystkiego może wydawać się zbyt oczywiste, ale zaufaj mi, mając kilka szczegółów w formie papierowej pomoże ci - i wszystkim innym - skoncentrować się na tym, o czym tak naprawdę jest spotkanie.
Przygotowując swój plan, pomyśl o ostatecznym celu, który chcesz osiągnąć na spotkaniu (np. Czy jest to burza mózgów, czy musisz sfinalizować niektóre kluczowe działania?). Następnie pracuj wstecz, aby ustalić, co należy omówić, aby osiągnąć ten cel, na jakie pytania należy odpowiedzieć i jakie obowiązki należy przypisać. Upewnij się, że któryś z tych luźnych celów ma miejsce w porządku obrad, aby każdy wiedział, czego się spodziewać, zanim dotrze.
Oprócz tych punktów programu, pomyśl także o osobach, które będą uczestniczyć. Ilu będzie ludzi? Czy oni się znają? Jakie są ich osobowości? Co zazwyczaj ich rozprasza? Pomoże Ci to zdecydować, czy musisz budować w dowolnym dodatkowym czasie na początku sesji. Na przykład, jeśli wiesz, że uczestnicy spotkania będą chcieli porozmawiać osobiście przed rozpoczęciem pracy, zaplanuj kilka minut, aby wszyscy mogli porozmawiać ze swojego systemu, zanim zabiorą się do pracy.
Ułatwienie skupienia
Następnym krokiem jest stworzenie miejsca spotkań, które zniechęci do rozpraszania uwagi i zakłóceń. Zacznij od fizycznej przestrzeni, upewniając się, że pomieszczenie jest zamknięte przed hałasem i rozmowami z zewnątrz oraz wolne od zakłóceń wizualnych, takich jak zapętlony ekran wideo lub materiały na stole. A tuż przed rozpoczęciem spotkania odłóż telefon i zamknij laptopa - to subtelny znak dla innych, że powinni zrobić to samo.
Następnie przygotuj scenę wydajności. Upewnij się, że plan jest dostępny - albo drukując kopie, albo wyciągając go na ekranie - i pamiętaj o ponownym ustaleniu celów spotkania, gdy witasz wszystkich (np. „Jesteśmy tu dzisiaj, aby sfinalizować szczegóły na zbiórkę pieniędzy. ”). Pamiętaj też, aby przypomnieć ludziom, kiedy spotkanie ma się kończyć. Po prostu powiedzenie: „Wiem, że wszyscy mamy wiele do zrobienia, więc postarajmy się, aby było to mniej niż 30 minut”, przypomni ludziom, że chcesz tak samo efektywnego spotkania, jak oni.
Mówiąc bardziej logistycznie, jeśli masz dodatkowe materiały na spotkania, rozdawaj je w miarę postępów, a nie na początku sesji. Słyszałem, jak inni sugerują, że takie podejście jest rozpraszające, ale dowiedziałem się, że większość ludzi będzie czytać z wyprzedzeniem i wykolejać się na spotkania, jeśli będą mieli okazję zobaczyć, co się zbliża.
Przywracanie grupy
Przejrzysty porządek obrad i czysta przestrzeń do spotkań mają duży wpływ na utrzymanie porządku, ale bez względu na to, jak starannie zaplanujesz spotkanie, nadal mogą wystąpić zakłócenia. Właśnie tutaj pojawia się sztuka przejścia. Przed pójściem na spotkanie upewnij się, że masz kilka uprzejmych, ale skutecznych sposobów na przekierowanie rozmowy z powrotem tam, gdzie chcesz. Oto kilka moich ulubionych:
Podsumuj to
Podobnie jak dobry esej (tak, wszyscy je pamiętamy), powinieneś zakończyć spotkanie krótkim streszczeniem. Jasno określ, co zostało osiągnięte, oraz wszelkie dalsze czynności do wykonania, kolejne kroki lub obowiązki. To nie musi być szczegółowe - w rzeczywistości nie powinno to trwać dłużej niż minutę lub dwie - ale pomaga ukłonić się w spotkaniu, aby powiedzieć coś w stylu: „Dziękuję wszystkim. Poczyniliśmy wielki postęp w finalizacji logistyki wydarzeń. Emily skontaktuje się z koordynatorem wydarzenia, podając te dane, a ja wyślę e-mail z listą wszystkich spraw do załatwienia. ”
Spójrzmy prawdzie w oczy, gdy umieścisz grupę ludzi w małym pokoju, ustalenie i utrzymanie kontroli może być trudne. Idąc na następne spotkanie z planem, porządkiem obrad i kilkoma kluczowymi liniami, aby zachęcić wszystkich do powrotu na właściwe tory, możesz mieć znaczenie.
Powiedz nam! Jak kontrolujesz swoje spotkania?
