Opcje sprawdzania poprawności danych w programie Excel obejmują tworzenie listy rozwijanej, która ogranicza dane, które można wprowadzić do konkretnej komórki, do wstępnie ustawionej listy wpisów.
Po dodaniu listy rozwijanej do komórki obok niej wyświetlana jest strzałka. Kliknięcie na strzałkę otworzy listę i pozwoli wybrać jedną z pozycji listy, aby wejść do komórki.
Dane używane na liście mogą znajdować się:
- w tym samym arkuszu roboczym co lista
- w innym arkuszu roboczym w tym samym skoroszycie
- w innym skoroszycie
Samouczek: Używanie danych zapisanych w innym skoroszycie
W tym samouczku utworzymy listę rozwijaną, korzystając z listy wpisów znajdujących się w innym skoroszycie.
Zalety korzystania z listy wpisów znajdujących się w innym skoroszycie obejmują scentralizowanie danych listy, jeśli jest ona używana przez wielu użytkowników i chroni dane przed przypadkową lub celową zmianą.
Uwaga: Gdy dane listy są przechowywane w oddzielnym skoroszycie, oba skoroszyty muszą być otwarte, aby lista działała.
Wykonanie kroków opisanych w poniższych samouczkach poprowadzi Cię przez tworzenie, używanie i modyfikowanie listy rozwijanej podobnej do tej widocznej na powyższym obrazku.
Te instrukcje nie zawierają jednak kroków formatowania dla arkuszy.
Nie przeszkadza to w ukończeniu samouczka. Twój arkusz będzie wyglądał inaczej niż przykład na stronie 1, ale lista rozwijana da takie same wyniki.
Tematy ćwiczeń
- Otwieranie plików i zapisywanie danych samouczka
- Tworzenie dwóch nazwanych zakresów
- Otwieranie okna dialogowego Sprawdzanie poprawności danych
- Wprowadzanie źródła danych i uzupełnianie listy rozwijanej
- Zmienianie elementów listy
- Opcje ochrony listy rozwijanej
Wprowadzanie danych samouczka
Otwieranie dwóch skoroszytów programu Excel
Jak już wspomniano, w tym samouczku dane z rozwijanej listy zostaną umieszczone w innym skoroszycie z rozwijanej listy.
W tym samouczku wykonaj następujące kroki:
- Otwórz dwa puste skoroszyt programu Excel
- Zapisz jeden skoroszyt z nazwą data-source.xlsx - ten skoroszyt będzie zawierał dane z rozwijanej listy
- Zapisz drugi skoroszyt z nazwą drop-down-list.xlsx - ten skoroszyt będzie zawierał listę rozwijaną
- Pozostaw oba skoroszyty otwarte po zapisaniu.
Wprowadzanie danych samouczka
- Wprowadź poniższe dane w komórkach od A1 do A4 of data-source.xlsx skoroszyt jak widać na powyższym obrazku.
-
A1 - Piernik A2 - Cytrynowy A3 - Płatki owsiane z rodzynkami A4 - Chocolate Chip
- Zapisz skoroszyt i pozostawi go otwarty
- Wprowadź poniższe dane w komórkach B1 w drop-down-list.xlsx zeszyt ćwiczeń.
-
B1 - Typ pliku cookie:
- Zapisz skoroszyt i pozostawi go otwarty
- Lista rozwijana zostanie dodana do komórki C1 tego skoroszytu
Tworzenie dwóch nazwanych zakresów
Tworzenie dwóch nazwanych zakresów
Nazwany zakres umożliwia odniesienie się do określonego zakresu komórek w skoroszycie programu Excel.
Nazwane zakresy mają wiele zastosowań w programie Excel, w tym używanie ich w formułach i podczas tworzenia wykresów.
We wszystkich przypadkach nazwany zakres jest używany zamiast zakresu odwołań do komórek wskazującego położenie danych w arkuszu.
W przypadku użycia na rozwijanej liście znajdującej się w innym skoroszycie, należy użyć dwóch nazwanych zakresów.
- Jeden jest tworzony dla elementów listy w zeszycie, w którym znajdują się dane
- Sekundę tworzy się w zeszycie, w którym znajduje się rozwijana lista. Ten drugi nazwany zakres łączy się z nazwanym zakresem w pierwszym skoroszycie
Kroki te
Pierwszy nazwany zasięg
- Wybierz komórki A1 - A4 z data-source.xlsx skoroszyt, aby je podkreślić
- Kliknij pole Nazwa znajdujące się nad kolumną A
- Wpisz "Cookies" (bez cudzysłowów) w polu Nazwa
- wciśnij WCHODZIĆ klawisz na klawiaturze
- Komórki od A1 do A4 z data-source.xlsx skoroszyt ma teraz nazwę zakresu Ciasteczka
- Zapisz skoroszyt
Drugi zakres nazwany
Ten drugi nazwany zakres nie używa odwołań do komórek z pliku drop-down-list.xlsx zeszyt ćwiczeń.
Przeciwnie, będzie to, jak wspomniano, link do Ciasteczka nazwa zakresu w data-source.xlsx zeszyt ćwiczeń.
Jest to konieczne, ponieważ program Excel nie przyjmuje odwołań do komórek z innego skoroszytu dla nazwanego zakresu. Będzie jednak z wyjątkiem innej nazwy zakresu.
Stworzenie drugiego nazwanego zakresu nie odbywa się zatem za pomocą Nazwa Box ale przy użyciu Menedżer nazw opcja znajduje się na Formuły zakładka wstążki.
- Kliknij komórkę C1 w polu drop-down-list.xlsx zeszyt ćwiczeń
- Kliknij Formuły> Menedżer nazw na wstążce, aby otworzyć Menedżer nazw Okno dialogowe
- Kliknij na Nowy , aby otworzyć Nowe imie Okno dialogowe
- W typie linii Nazwa: Dane
- W Odnośnych do typu linii: = 'data-source.xlsx'! Pliki cookie
- Kliknij przycisk OK, aby ukończyć nazwę zakresu i powrócić do okna dialogowego menedżera nazw
- Kliknij Zamknij, aby zamknąć okno dialogowe Menedżer nazw
- Zapisz skoroszyt
Otwieranie okna dialogowego Sprawdzanie poprawności danych
Otwieranie okna dialogowego Sprawdzanie poprawności danych
Wszystkie opcje sprawdzania poprawności danych w programie Excel, w tym listy rozwijane, są ustawiane za pomocą okna dialogowego sprawdzania poprawności danych.
Oprócz dodawania list rozwijanych do arkusza roboczego, sprawdzanie poprawności danych w programie Excel może być również używane do kontrolowania lub ograniczania typu danych, które można wprowadzić do określonych komórek w arkuszu.
Kroki te
- Kliknij komórkę C1 w drop-down-list.xlsx skoroszyt, aby uczynić z niego aktywną komórkę - tutaj znajduje się rozwijana lista
- Kliknij na Dane kartę menu wstążki nad arkuszem
- Kliknij na Walidacji danych ikonę na wstążce, aby otworzyć rozwijane menu
- Kliknij na Walidacji danych w menu, aby otworzyć okno dialogowe Sprawdzanie danych
- Pozostaw okno dialogowe otwarte na następny krok w samouczku
Używanie listy do sprawdzania poprawności danych
Wybór listy do sprawdzania poprawności danych
Jak wspomniano, istnieje wiele opcji sprawdzania poprawności danych w programie Excel oprócz rozwijanej listy.
W tym kroku wybierzemy Lista opcja jako typ sprawdzania poprawności danych, który ma być użyty dla komórki D1 arkusza roboczego.
Kroki te
- Kliknij Ustawienia kartę w oknie dialogowym
- Kliknij strzałkę w dół na końcu Dopuszczać linii, aby otworzyć rozwijane menu
- Kliknij Lista wybrać listę rozwijaną do sprawdzania poprawności danych w komórce C1 i aktywować Źródło linia w oknie dialogowym
Wprowadzanie źródła danych i uzupełnianie listy rozwijanej
Ponieważ źródło danych dla rozwijanej listy znajduje się w innym skoroszycie, drugi nazwany zakres utworzony wcześniej zostanie wprowadzony w Źródło linia w oknie dialogowym.
Kroki te
- Kliknij na Źródło linia
- Wpisz "= Dane" (bez cudzysłowów) w wierszu Źródło
- Kliknij dobrze aby ukończyć listę rozwijaną i zamknąć Walidacji danych Okno dialogowe
- Mały strzałka w dół ikona znajduje się po prawej stronie komórki C1
- Kliknięcie na strzałkę w dół powinno otworzyć rozwijaną listę zawierającą cztery nazwy ciasteczek wpisane w komórkach od A1 do A4 of data-source.xlsx zeszyt ćwiczeń
- Kliknięcie jednej z nazw powinno wprowadzić tę nazwę w komórce C1
Zmiana listy rozwijanej
Zmienianie elementów listy
Aby aktualizacja listy była aktualna, konieczna może być okresowa zmiana opcji na liście.
Ponieważ użyliśmy a nazwany zakres jako źródło naszych pozycji na liście zamiast rzeczywistych nazw list, zmieniając nazwy plików cookie w nazwanym zakresie znajdującym się w komórkach od A1 do A4 data-source.xlsx skoroszyt natychmiast zmienia nazwy z rozwijanej listy.
Jeśli dane wprowadzane są bezpośrednio do okna dialogowego, wprowadzanie zmian na liście wymaga powrotu do okna dialogowego i edycji linii źródłowej.
W tym kroku zmienimy Cytrynowy do Bułka maślana z rozwijanej listy, zmieniając dane w komórce A2 nazwanego zakresu w data-source.xlsx zeszyt ćwiczeń.
Kroki te
- Kliknij komórkę A2 w polu data-source.xlsx skoroszyt (Lemon), aby uczynić go aktywną komórką
- Rodzaj Bułka maślana do komórki A2 i naciśnij klawisz Enter na klawiaturze
- Kliknij strzałkę w dół dla rozwijanej listy w komórce C1 w drop-down-list.xlsx skoroszyt, aby otworzyć listę
- Pozycja 2 na liście powinna teraz zostać odczytana Bułka maślana zamiast Cytrynowy
Opcje ochrony listy rozwijanej
Opcje ochrony listy rozwijanej
Ponieważ nasze dane znajdują się w innym arkuszu roboczym z rozwijanej listy dostępnych opcji ochrony danych listy należą:
- Chroń arkusz roboczy, który obejmuje blokowanie komórek od A1 do A4 na arkuszu 2
- Wymaganie hasła do modyfikacji skoroszytu
- Posiadanie skoroszytu otwartego jako Tylko czytać
