15 Zasady prowadzenia rozmów online ze współpracownikami - muza

Ach, luz! Coraz popularniejsze narzędzie (wraz z HipChat i czatem Google) twierdzi, że zwiększa współpracę i ogranicza liczbę e-maili w biurach. Chociaż może to być prawda, może to być również bardzo rozpraszający, nieodpowiedni sposób komunikacji, a ja słyszę i czytam coraz więcej narzekania na to, że zespoły nie są tak skuteczne, jak powinny.

Uważam, że większość z tych problemów wynika z faktu, że nowy zestaw norm społecznych nie został jeszcze określony i zinternalizowany, aby jak najlepiej wykorzystać te niesamowite nowe narzędzia komunikacji. Tak więc, zgodnie z zasadami mojego e-maila, telefonu i zasad spotkań, oto 15 zasad komunikacji cyfrowej, według których:

Gadanie pytania jest łatwe - w rzeczywistości zbyt łatwe. Więc zanim to zrobisz, upewnij się, że nie jesteś po prostu leniwy i unikasz znalezienia odpowiedzi dla siebie. Następnym razem, gdy zadasz swojemu koledze „super szybkie pytanie”, zadaj sobie dwa następujące pytania: Czy mogę to zrobić w Google? Czy mogę to znaleźć na wewnętrznym dysku lub w dokumentach?
Jeśli ktoś jest w trybie offline lub używa statusu „Nie przeszkadzać”, uważaj to za zamknięte drzwi do biura. Wyślij wiadomość do współpracowników tylko wtedy, gdy jest to problem, dla którego wpadniesz do ich biura, ponieważ to właśnie robisz. To powiedziawszy, jeśli nie chcesz, aby ci przeszkadzano, wyjaśnij to tak często, jak to możliwe, wylogowując się lub włączając DND.
Nie potrzebujesz dziś odpowiedzi? Następnie zawsze powinieneś wysłać e-mail zamiast czatu. Czat oznacza „Potrzebuję tego teraz”. Potrzebujesz odpowiedzi dzisiaj, ale potrzebujesz jej także, aby pokryć wiele gruntów? Jeśli odpowiedź zajmie więcej niż pięć minut, zawsze powinieneś wybrać e-mail. Daje to Twojemu koledze uprzejmość przy podejmowaniu decyzji, kiedy przerwać jego pracę w celu rozwiązania twojego problemu.
Wiedz, że kiedy mówisz „Masz minutę?” (Lub jakąkolwiek jego odmianę), naprawdę mówisz „Zajmę ci teraz swój czas”. Ponieważ odpowiedź, którą prawie zawsze otrzymasz, brzmi „Tak”., co słychać? ”, a rzeczywistość jest taka, że osoba prawdopodobnie znajdowała się w środku czegoś innego. Zamiast tego spróbuj: „Kiedy masz minutę, chciałbym coś od ciebie odrzucić. Bez pośpiechu!"
Podobnie jak w wiadomościach e-mail i SMS-ach, czat może być trudny do zmierzenia. Dlatego zawsze dawaj ludziom wątpliwości i przyjmuj dobre intencje. Myślisz, że są chytrzy lub sarkastyczni? Ponownie przeczytaj wiadomość dla siebie z przyjemnym tonem i uśmiechem jak kontrola jelit. Z drugiej strony, jeśli martwisz się, że Twoja wiadomość może być źle zinterpretowana, dodaj GIF lub emoji, aby wyrazić swoje intencje.
Podobnie jak odpowiedź na całą firmę jest najgorsza , wysyłanie czatu, który dotyczy tylko garstki osób do 50 współpracowników, jest nieznośne. Kiedy więc zastanawiasz się, kogo zapętlić, najpierw zapętlaj małe.
Jeśli jest to ogłoszenie, do którego Twój zespół ma się odwoływać, użyj adresu e-mail. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy Twoja firma regularnie korzysta z przypiętych czatów i wszyscy wiedzą, jak korzystać z tej funkcji i gdzie szukać kluczowych informacji.
Użyj narzędzi i wtyczek, aby czat był mądrzejszy. Pytanie „Czy wszyscy mogą wziąć udział w lunchu zespołowym w czwartek?” Otwiera wrota odpowiedzi i tam iz powrotem. Prosta wtyczka odpytywania, taka jak Simple Poll, dobrze się tym zajmuje i redukuje hałas do jednej wiadomości:

Zawsze prowadzisz osobliwe lub trudne rozmowy. Lub, jeśli nie jest to możliwe, zrób to przez telefon lub czat wideo - obejmuje to udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej, negocjowanie i recenzowanie projektów.
Dowiedz się, jak czytać między wierszami w rozmowie. Ponieważ swobodne rozmowy na czacie ułatwiają zejście z tematu, zdarza się często. (I jest OK! Przerwy są dobre!) Ale jeśli zauważysz, że dominujesz w rozmowie lub dostarczasz 75% reakcji GIF, prawdopodobnie oznacza to, że nie jest to najlepszy czas dla drugiej osoby.
Nigdy nie zakładaj, że ktoś widział twoją ważną wiadomość na czacie grupowym. Jeśli jest to coś, co w 100% chcesz, aby ktoś (lub wszyscy) zobaczyli, zamiast tego wyślij wiadomość e-mail.
Jeśli porozmawiasz z grupą, a wtedy zmieni się ona w konwój jeden na jednego, w którym cały kanał nie musi być wtajemniczony (lub nie powinien być), przenieś dyskusję. Nawet jeśli nie jest to poufne, często najlepiej jest rozmawiać z dala od grupy.
Jeśli biuro się nie pali, przed rozpoczęciem rozmowy spróbuj poświęcić chwilę na powiedzenie komuś „Cześć, jak się masz?”. Sprawi, że wszystko, co powiesz, pójdzie o wiele płynniej.
Jeśli rozmowa nie wymaga bezpośrednio Twojego wkładu, nie czuj się naciskany, aby włączyć się, jeśli jesteś zajęty. Z tego samego powodu, jeśli jesteś zajęty, nie rozpraszaj się, śledząc każdą rozmowę.
Wreszcie ten ostatni nie jest tak naprawdę regułą, a jedynie przypomnieniem. Nawet jeśli twój szef nie bierze udziału w losowych, głupich czatach grupowych, nadal może oglądać. A jeśli masz problemy z terminowym wykonaniem zadań, nie będzie zachwycony, aby zobaczyć, jak jesteś aktywny. Baw się dobrze, doceń, że pracujesz dla firmy, która rozpoznaje dobry GIF, ale także wykonuj swoją pracę.