Oto coś wspaniałego w smartfonach: ktoś wysyła Ci wiadomość e-mail, a gdy czekasz w kolejce lub w transporcie, możesz szybko odpowiedzieć i sprawdzić ją z listy.
A teraz coś nie tak wspaniałego w smartfonach: pozwalają natychmiast reagować.
Pozwól mi wyjaśnić. Czy zdarza się, że przeglądasz przychodzącą wiadomość i odpalasz szybką odpowiedź, czekając lub przechodząc z miejsca na miejsce? (Spowiedź: Wysłałem e-maile, gdy byłem na bieżni.)
Wydaje się wygodne, celowe - a nawet rozważne - powrót do kogoś jak najszybciej. Jeśli jednak twoja odpowiedź nie spełnia wszystkich formalności (a nie jesteś na tym poziomie) lub, co gorsza, nie odpowiada na pytanie drugiej osoby; to sprawia, że źle wyglądasz.
Oto dwa razy, gdy czekanie na odesłanie e-maila zrobi znacznie lepsze wrażenie.
1. Gdy zostaniesz poproszony o nowe pomysły
Twój pomysł został zestrzelony. Zrozumiałe jest, że chcesz natychmiast wrócić i pokazać, że masz w głowie wiele innych wielkich myśli. Więc wpisujesz pierwszą, która przychodzi ci na myśl, i pytasz: „A może spróbujemy zamiast tego x?”
Jednak gdy ktoś prosi o nowe myślenie, chce, abyś był, no cóż, rozważny. Być może pomysł, który wpadnie Ci do głowy, nadal będzie twoim głównym rywalem po zakończeniu lunchu, zakończeniu spotkania, w którym masz zamiar wskoczyć, lub spaniu na nim. Ale może nie być - i wtedy będziesz musiał śledzić swoje działania, aby powiedzieć, że tym razem naprawdę to przemyślałeś.
Więc jeśli nie jest to pilne, daj sobie trochę czasu na sformułowanie odpowiedzi. Zanotuj ten wstępny pomysł w szkicach, aby go nie zgubić, ale pozwól sobie na burzę mózgów, aby mieć trochę opcji.
Chcesz natychmiast odpisać, aby udowodnić, że jesteś na szczycie? Wyślij wiadomość e-mail z potwierdzeniem odbioru, która mówi, że będziesz w kontakcie z nowymi pomysłami w określonym czasie (np. Później tego samego dnia, za 24 godziny lub do końca tygodnia). Jeśli druga osoba prosi o nowe podejście JAK NAJSZYBCIEJ, wypróbuj linijkę „Z góry mojej głowy…”, która pokazuje, że jest to szybka sugestia, a nie pełna wersja.
2. Gdy drugi e-mail jest naprawdę długi
Wyobraź to sobie: piszesz długą wiadomość dotykającą kilku delikatnych lub złożonych punktów, a ktoś odpowiada „Świetnie!” Zaledwie 30 sekund po naciśnięciu przycisku wysyłania. Prawdopodobnie zastanawiałbyś się, czy druga osoba rzeczywiście przeczytała to, co napisałeś.
Ale kiedy role zostaną odwrócone, możesz zapomnieć o tym odczuciu i skoncentrować się na efektywnym zarządzaniu skrzynką odbiorczą. Więc przeglądasz długi e-mail, a ponieważ nic nie wyskakuje, odpisujesz „Brzmi dobrze!” I odznaczasz go z listy.
I to dobrze - dopóki nie uświadomisz sobie, że zgodziłeś się na coś, o czym wcześniej nie rozmawiałeś lub nie masz pytania na temat jednej z kwestii.
Aby uniknąć tego problemu i zrobić lepsze wrażenie, zastosuj jedną z dwóch poniższych strategii. Jeśli wiesz, że ktoś pilnie potrzebuje odpowiedzi, wypróbuj powyższą sugestię - potwierdź otrzymanie i udostępnij, gdy będziesz w stanie pełniej przejrzeć wiadomość e-mail. Brzmi to tak: „Dziękuję bardzo za przesłanie tego dalej. Jestem na zebraniach przez cały ranek, ale później przyjrzę się dokładniej ”.
Strategia druga jest najlepsza, gdy przejrzysz wiadomość e-mail, działa ona dla Ciebie, a twoim głównym celem jest wykazanie, że nawet jeśli odpowiesz szybko, naprawdę ją przeczytałeś. W takim przypadku należy wspomnieć o jednej konkretnej rzeczy - niezależnie od tego, czy zdecydowanie zgadzasz się z punktem pierwszym, czy doceniasz aktualizację w punkcie czwartym. I, chyba że jesteś znany ze swoich umiejętności szybkiego czytania, nadal daj mu co najmniej kilka minut.
Tak, wstrzymywanie się z odpowiedzią w celu uzyskania lepszego wrażenia wydaje się sprzeczne z intuicją, ponieważ terminowość jest zaletą. Ale w końcu wszystkim zaangażowanym jest łatwiej, jeśli poświęcisz czas na wysłanie jednego przemyślanego e-maila, niż szybkiej odpowiedzi, pytania, kiedy później przeczytasz w całości e-mail, i wyjaśnienia, gdy się nad tym zastanowisz. Więc zrób sobie przerwę i daj sobie czas na jej przetworzenie - och, i sprawdź swoją odpowiedź.
