Najważniejszym narzędziem handlu dla konsultantów jest PowerPoint. Prezentacje - czyli „pokłady” - są używane w prawie każdej sytuacji konsultacyjnej, w tym w raportach końcowych (tutaj nie ma obszernych dokumentów Word), formalnych prezentacji i szczegółowych dokumentów analitycznych.
Po stworzeniu ich w ciągu kilkuset (tysięcy?) Nauczyłem się kilku profesjonalnych wskazówek na temat tworzenia prezentacji, które są przekonujące, przekonujące i naprawdę imponujące. Wypróbuj te strategie w następnym programie PowerPoint, aby zachwycić klientów lub szefa.
1. Użyj zasady piramidy
Zanim zaczniesz budować swoją prezentację, ważne jest, aby pomyśleć o strukturze. Ponieważ prezentacje są często dostarczane do zapracowanych ludzi, którzy mają dużo na uwadze, wyraźna i zwięzła komunikacja jest niezwykle ważna. A jeśli nie planujesz wcześniej swojej ogólnej struktury, jest mało prawdopodobne, że Twoja prezentacja opowie łatwą do zrozumienia historię, którą chcesz.
Zasada piramidy jest metodologią stosowaną przez wiele firm konsultingowych do prowadzenia uporządkowanej komunikacji. Zasadniczo dobra prezentacja informacji powinna przechodzić od podsumowania najwyższego poziomu do bardziej szczegółowych informacji - podobnie jak kształt piramidy. Zatem twoja talia powinna zacząć od odpowiedzi lub zalecenia, a następnie poprzeć argumentami i faktami: „Polecam X i Y. Zalecenie X jest poparte faktami 1, 2 i 3…”
Pamięć o tej strukturze jest potężna z kilku powodów. Po pierwsze, pozwala przedstawić swoje punkty publiczności, zanim zaczną zadawać pytania, i pomaga im skupić się na tym, co ważne podczas prezentacji. Ułatwia to także tworzenie prezentacji, ponieważ nie trzeba od nowa wymyślać koła i martwić się, jak najlepiej zorganizować wiadomość.
2. Wsiądź do pociągu Tagline
Prawdopodobnie już używasz tytułów w prezentacjach PowerPoint, ale czy wiesz, że powinieneś również używać sloganów? Hasła to w zasadzie „zdania tematyczne”, które podsumowują kluczowe przesłanie każdego slajdu w jednym zdaniu. Zwykle umieszczane tuż po tytule powinny pomóc w przekazaniu Twojej historii podczas prezentacji i zapewnić czytelnikom szybkie przyswojenie treści slajdu.
Jaka jest różnica między tytułem a sloganem, pytasz? Tytuł mówi, co jest na slajdzie, a slogan wyjaśnia, czego można się nauczyć ze slajdu. Tak więc tytuł może być podobny do „Podsumowania”, a slogan mógłby brzmieć: „Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy w całej organizacji, zidentyfikowaliśmy pięć kluczowych możliwości prowadzących do potencjalnych oszczędności w wysokości około 100 milionów dolarów”.
Chcesz wiedzieć, czy masz je prawidłowo? Skanuj slajdy, patrząc tylko na slogany. Powinny one łączyć się w skuteczną historię o prezentowanej treści, nie pozostawiając mylących luk.
3. Dodaj slajdy z dodatku
Wiesz (a przynajmniej mam taką nadzieję), że proste i uporządkowane slajdy mają kluczowe znaczenie dla stworzenia prezentacji, którą ludzie mogą obserwować. Ale szczególnie, jeśli wyjaśniasz analizę lub wiesz, że Twoi odbiorcy naprawdę chcą, aby dane stanowiły kopię zapasową Twoich roszczeń, możesz poczuć się, jakbyś musiał zapakować swoje slajdy z mnóstwem informacji, aby być przekonującym.
Zatrzymać.
Nawet jeśli wiesz, że potrzebujesz mnóstwa informacji pomocniczych do tego, co mówisz do swoich odbiorców lub oczekujesz pytań na temat analizy lub projektu, nie przeciążaj to wszystko głównymi slajdami. Gwarantuję, że przytłoczy to twoją publiczność i nie otrzymają ostatecznej wiadomości, którą próbujesz przekazać.
Zamiast tego dołącz slajdy z dodatkami na końcu swojej talii ze wszystkimi materiałami pomocniczymi, które nie pasują do narracji twojej prezentacji, ale mogą być przydatne. Mogą to być różnego rodzaju rzeczy - dane, referencje, mapy procesów, dodatkowe wykresy - wszystko, co może być przydatne do tworzenia kopii zapasowych tego, co mówisz, ale niekoniecznie musisz opowiadać historię. Umieszczając je w załączniku, będziesz mieć tam informacje, do których można się cofnąć, jeśli pojawią się pytania, ale twoja publiczność nie będzie pomieszana w szczegółach i nie przeoczy dużego obrazu.
Połącz te wskazówki z radami Alexa Cavoulacosa, aby tworzyć piękne slajdy PowerPoint, a otrzymasz błyskawiczną prezentację.
