Kiedy współpracownik zwrócił moją uwagę na starszy artykuł na temat e-maili autorstwa George'a Kao, który ponownie robił obchód, uświadomiłem sobie, że walka w skrzynce odbiorczej jest prawdziwa. Właśnie wróciłem z trzytygodniowego miesiąca miodowego w Japonii, więc wiem z pierwszej ręki, jak to prawda. Zarządzanie skrzynką odbiorczą to prawdziwy talent, a jeśli nie sztuka, to edukacja. Podczas naszej podróży mój mąż, który zasadniczo dąży do uzyskania skrzynki odbiorczej zero przez cały czas, spogląda na mój telefon, widzi ikonę poczty i numer unoszący się gdzieś w okolicach 400 i jest przerażony.
„To mnie stresuje”, powiedział, i praktycznie widziałem pot spływający po jego czole. Ale byłem na wakacjach! Miałem też odpowiedź na nieobecność - dla mojego konta służbowego i mojego osobistego adresu! Nikt nie oczekiwał ode mnie niczego, a po powrocie czułam się swobodnie, stawiając czoła tej stale rosnącej liczbie.
Oczywiście szczegóły w skrzynce odbiorczej, choć czasem nużące, są również wymagające. Nie ma znaczenia, czy sprawdzasz wiadomości w poniedziałek rano po odłączeniu wtyczki przez cały weekend, czy w środku popołudnia w losowy czwartek. Jeśli nie wiesz w ciągu kilku sekund, czy wiadomość wymaga - a tym bardziej zasługuje - odpowiedzi, prawdopodobnie marnujesz cenne minuty pracy, próbując ją rozgryźć.
Podtytuł utworu Kao „Jak regularnie dostać się do skrzynki odbiorczej Zero” przypomniał mi o znaczeniu po prostu wiedzieć, na co odpowiedzieć i kiedy. Ta świadomość może oznaczać różnicę między przepełnioną skrzynką odbiorczą a schludną i uporządkowaną. Oto krótkie wskazówki, które pomogą Ci podjąć decyzję.
1. Poszukaj wskazówek
Czasami są oczywiste. Jedna z moich koleżanek przesyła sporo e-maili dotyczących wydarzeń, badań i raportów, ale zawsze zauważa: „Zapraszam do archiwizacji”. Na początku miałem wrażenie, że być może jestem nieuprzejmy, ponieważ nie odpowiadam przynajmniej pobieżne odpowiedzi („Dzięki!”), ale szybko zdałem sobie sprawę, że jej rażąca notatka na temat archiwizacji oznaczała, że nie chce ani nie potrzebuje odpowiedzi.
Jeśli nie masz takiej bezpośredniej wskazówki, przeczytaj ją ponownie i naprawdę zastanów się, jak twoja odpowiedź wpłynie na notatkę. Jeśli nie - powiedzmy, osoba w twoim dziale po prostu dzieli się projektem, nad którym pracuje, a ty nie masz obecnie nic wartościowego do dodania, nie uderzaj w odpowiedź tylko dla potwierdzenia odbioru.
2. Wąchaj pytanie
Podobnie jak w przypadku powyższego, często będzie to proste. Jeśli masz jasne pytanie, na które chcesz odpowiedzieć, to oczywiście wymagana jest odpowiedź, a być może szybka - lub jedna w ciągu 24 godzin. Ponieważ nie wszyscy docierają do Ciebie z gwarancją pisania najbardziej elokwentnych lub trafnych wiadomości e-mail, być może będziesz musiał przeszukiwać akapity, aby sprawdzić, czy jest coś, na co możesz odpowiedzieć.
Jeśli ustaliłeś, że nie ma pytań, ale masz własne zapytania, to zdecydowanie odpowiedz na wyjaśnienia. Warto sprawdzić i uzupełnić czyjąś skrzynkę odbiorczą, jeśli ma ona potencjał, aby ocalić przyszłe nieporozumienia.
3. Mów głośno - jeśli chcesz zostać usłyszany
Ten jest najtrudniejszy z całej grupy, ale kiedy go zrozumiesz, stanie się jak druga natura. Wiele razy będziesz otrzymywać e-maile, które najwyraźniej o nic nie proszą. Możesz otrzymać odpowiedź na coś, co przesłałeś, informację zwrotną na temat ukończonego projektu, porady dotyczące radzenia sobie z sytuacją, dane wywiadowcze na temat konkretnego celu departamentu. Jeśli nie masz nic nowego do dodania do rozmowy lub jeśli możesz spokojnie wziąć komentarz i kontynuować pracę, możesz czuć się swobodnie, nie odpowiadając.
Ale jeśli z drugiej strony czujesz się zmuszony do wyrażenia siebie - w celu wyjaśnienia siebie lub opracowania decyzji, którą podjąłeś lub dostarczenia świeżego wglądu - to oczywiście powinieneś nacisnąć przycisk odpowiedzi. Może to być szczególnie prawdziwe, jeśli twoje środowisko pracy zachęca do samodzielnego myślenia i przyczynia się do omawiania tematów.
Oczywiste jest, że biuletyny, masowe wiadomości e-mail lub cokolwiek, co wydaje się opcjonalnym czytaniem, nie wymaga odpowiedzi. Jeśli uznasz to za pomocne, możesz tworzyć foldery zgodnie z sugestiami Kao, a porządkowanie skrzynki odbiorczej i utrzymywanie jej będzie praktycznie wydawać się automatyczne.
Kolejną rzeczą do rozważenia jest to: postaw się w miejscu nadawcy. Gdybyś to on wysłał tę wiadomość, czy szukałbyś odpowiedzi? Chociaż z pewnością są chwile, by wyrazić podziękowanie, jeśli regularnie korespondujesz z kimś lub masz dużo tam iz powrotem - z których niektóre wymagają bardziej przemyślanej odpowiedzi - prawdopodobnie możesz bezpiecznie zostawić wiadomość e-mail w spokoju i uważać, aby nie wysłać wiadomości niepotrzebna dwuliterowa odpowiedź do osoby, która, podobnie jak ty, najprawdopodobniej próbuje osiągnąć skrzynkę odbiorczą zero.
