Po przybyciu do biura w poniedziałek rano jesteś przeciążony pracą. Podnosisz projekty i odpowiadasz na niekończące się e-maile, a zanim się zorientujesz, jest godzina dziewiętnasta, a na liście rzeczy do zrobienia ledwo zrobiłeś wgniecenie.
Ale potem nadchodzi piątek i płyniesz. Wcześniejszą część tygodnia spędziłeś stresując się i spiesząc, aby ukończyć zadania, a resztę tygodnia kręcić kciukami.
Co możesz zrobić, aby wyrównać obciążenie? Zacznij od zadania sobie tych trzech pytań:
1. Kto wywiera na ciebie presję, aby wszystko zrobić w jednej chwili ?
Każdy ma terminy - ale ile z tych terminów nakładasz na siebie i ile narzuca ci ktoś inny?
Jeśli zdasz sobie sprawę, że jesteś powodem, powinieneś przejść do pytania drugiego. Ale…
Jeśli to twój szef
Twój menedżer może oczekiwać od ciebie pewnych zadań w określonym czasie i nie zdawać sobie sprawy, że terminy te powodują nierówności w twoim przepływie pracy. I chociaż możesz zgłosić się do kogoś, kogo nie obchodzi, jak wpływają na ciebie jego wybory, mam nadzieję, że tak nie jest.
Tak czy inaczej, nie będziesz wiedział, dopóki tego nie poruszysz. Znajdź czas, aby usiąść ze swoim przełożonym - najlepiej, gdy nie są przytłoczeni - i przedyskutować, które terminy są najważniejsze do dotrzymania, a które mogą rozważyć przeniesienie lub przedłużenie. (Wskazówka: te szablony e-mail mogą pomóc w rozpoczęciu rozmowy).
Jeśli to Twoja branża
Ale czasami jest to tylko branża, w której się znajdujesz. Niektóre prace przebiegają według harmonogramów sprintu, inne pracują w niewygodnych terminach. Jeśli jesteś zadowolony z roli, w której jesteś, być może będziesz musiał po prostu zaakceptować, że tak to działa.
Można jednak zrobić kilka rzeczy, które sprawią, że poczujesz się mniej przytłaczający (ale o tym później).
2. Czy pilnie traktujesz zadania niepilne?
Robimy to cały czas - przychodzi wiadomość e-mail, na którą czujemy się zobowiązani, aby natychmiast odpowiedzieć, lub szef odrzuca inny projekt i zakładamy, że powinniśmy zacząć tego dnia, albo klient poprosi o spotkanie tego samego popołudnia.
Czasami te sytuacje są pilne. Ale innym razem po prostu traktujesz je tak przyzwyczajone. Więc weź głęboki oddech następnym razem, gdy znajdziesz się w jednej z tych sytuacji, zrób listę wszystkiego, co musisz zrobić, i uszereguj według priorytetów jak teraz lub później . W razie wątpliwości poproś o termin lub odsuń go. (Spoiler: Ludzie częściej mówią „tak, oczywiście”, jeśli wyjaśnisz dlaczego).
Aha, a jeśli nadal masz problemy z ustalaniem priorytetów zadań, te strategie list zadań mogą pomóc.
3. Czy mógłbyś spędzać wolne dni przed nami?
To, że wszystkie terminy są podzielone na kilka dni, nie oznacza, że musisz je wszystkie wypełnić jednocześnie. Wykorzystaj wolniejsze dni, pracując do przodu. Może to być nawet tak proste, jak nakreślenie raportu, więc wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić puste pola później. Lub spędzając piątek na pisaniu wiadomości e-mail, które zwykle wysyłasz w poniedziałek, i planowaniu ich (za pomocą narzędzia takiego jak Boomerang), aby wyjść w odpowiednim czasie.
Nie możesz iść naprzód w wolne dni, ponieważ brakuje elementów, potrzebujesz podpisu od swojego szefa lub czekasz na zmiany współpracownika? Zastanów się, czy nie wykorzystać tego czasu na zorganizowanie się i przygotowanie do pracowitych dni.
Oczyść biurko, skonfiguruj listę rzeczy do zrobienia na następny tydzień (wypróbuj ten szablon), czytaj artykuły branżowe, których nigdy nie masz czasu przeczytać, a może po prostu zrelaksuj się, jedząc lunch z dala od biurka lub popijając kawę kolega - cokolwiek trzeba, aby upewnić się, że będziesz najlepszy, gdy stres znów się pojawi.
Nie zawsze wydaje się sprawiedliwe, że niektóre dni zatrzymują cię w biurze do późna, podczas gdy inne sprawiają, że zastanawiasz się, dlaczego w ogóle tam jesteś, ale czasami taka jest rzeczywistość. Jeśli jednak maksymalnie wykorzystasz swój czas, nie ma powodu, aby wszystko nie zostało zrobione, gdy trzeba to zrobić.
