Rzeczy, które są klinicznie najgorsze: wciągnięcie się w rozmowę, gdy jesteś na drodze do złapania dwóch ostatnich kostek sera na imprezie sieciowej, słuchanie rozmowy przyjaciela o jej „zmaganiach” z rejestru ślubów oraz patrzenie na twój harmonogram i oglądanie spotkań wzajemnych.
Nie naprawdę! Czy słyszałeś kiedyś o tej rozmowie?
Ty: „Jak ci minął dzień?”
Twój normalny przyjaciel z młyna: „Wspaniale, miałem jedno spotkanie po drugim! PowerPoints, czy odważyłem się powiedzieć to w punkcie! ”
Nie, nie masz.
Jednak wszyscy jesteśmy winni nawiązywania spotkań w swoich kalendarzach - w tym ja. I, jak wie każdy, kto kiedykolwiek prowadził spotkanie, dość zniechęcające jest rozglądanie się po pokoju i podglądanie przez telefon wszystkich.
I dlatego zestawiłem tę krótką listę wszystkich powodów, dla których ludzie (OK, w porządku, ja) nie słuchają na spotkaniach, a także kilka szybkich poprawek. Ponieważ jeśli wszyscy zaczniemy planować lepsze spotkania, wszyscy zaczniemy ich nieco mniej bać.
1. Nie miałeś agendy
Rozumiem! Jesteś fajny, zrelaksowany, sprzedajesz chłodne pigułki ze swojej deskorolki.
Ale o to chodzi: kiedy zaczynasz spotkanie, „Przyprowadziłem dziś wszystkich tutaj, aby omówić naszą strategię sprzedaży - jakieś pomysły?” Natychmiast się wykluczam, ponieważ 90% odpowiedzi będzie na miejscu, całkowicie niepomocny rodzaj („Powinniśmy sprzedawać więcej, ogólnie rzecz biorąc!” i „Czy rozważaliśmy uczynienie psa naszym rzecznikiem?”).
A 100% kontaktu wzrokowego będzie niezręcznym rodzajem, w którym ludzie błagają się bez słów, aby mówić.
Zamiast
Zanim wyślesz zaproszenie na następne spotkanie, przygotuj i wyślij e-mailem informację o tym, jak zamierzasz wykorzystać ten czas. Pomoże to nie tylko ludziom się przygotować i przyniesie dobre pomysły, ale także zapewni odpowiednią ilość czasu.
To tak proste jak:
Protokół 1-5: Przekraczanie celów spotkania: Zatrudnij Airbud jako nowego rzecznika firmy.
5-15 minut: Omawianie celów: Porozmawiaj o rzeczywistości Airbud, która jest nie tylko dostępna, ale także prawdziwa.
Minuty 15–25: Pomysły na burzę mózgów: Przejdź się po pokoju, sugerując innym rzecznikom, którzy pełnią podwójną rolę przywódców myśli w przestrzeni.
Minuty 25–30: Podsumowując wszystko: wybierz najlepsze pomysły i wyznacz kolejne kroki.
2. Nie wyjaśniłeś, że byłby to koncert one-man
Jeśli nie jesteś Morgan Freeman, po prostu nie mogę słuchać, jak mówisz przez 30 minut bez przerwy. Jest powód, dla którego nie znajdziesz zbyt wielu popularnych TED Talks w ciągu ponad 20 minut.
Zamiast
Jeśli ty - i tylko ty - będziesz rozmawiać przez całe spotkanie, to, co mówisz, powinno być interesujące, łatwe do strawienia i dotyczy mnie.
Więc kiedy tworzysz ten program, o którym właśnie rozmawialiśmy powyżej, zaznacz wszystko, co nie doprowadzi do kroku działania (takie jak „zbadaj to…” lub „burza mózgów, która…” lub „obserwacja kotów grających w koszykówkę” ”).
Następnie - i przygotuj się na te czary i magię - usuń go. Sekundą, w której przestajesz się spotykać na temat „kolejnych kroków”, jest sekunda, w której tracisz ludzi.
Teraz, jeśli masz ochotę zatrzymać te rzeczy, wrzuć do prezentacji jeden slajd bonusowy w stylu „do omówienia w przyszłości …” lub dołącz jeden arkusz z interesującymi informacjami w tle do programu, który wysyłasz przed czas.
3. Nie potrzebowałeś ode mnie niczego specjalnie
To, co mówisz, jest stycznie związane z moją pracą i myślisz, że przydałoby mi się to wsłuchać. I teoretycznie, jasne!
Ale w rzeczywistości? Gdy tylko zdaję sobie sprawę, że nie będę musiał ważyć ani zabierać niczego ze spotkania, zwracam uwagę na listę rzeczy do zrobienia, która czeka na mnie przy biurku.
Zamiast
Nienawidzę rzucać ci słowa A, ale wszystko to wraca do tego porządku. Wysyłając go z wyprzedzeniem i oznaczając „słuchaczy” jako gości opcjonalnych, dajesz zaproszonemu możliwość dołączenia lub nie dołączenia (a tym samym upewnienia się, że wszyscy, którzy przyjadą, są podekscytowani, aby słuchać). Po co ktoś na twoim spotkaniu, który i tak spogląda z pustym spojrzeniem zombie?
Wiem, co myślisz: Jenni, ten „plan porządku dziennego” brzmi jak dużo pracy na spotkanie. I zgadzam się! Ale jeśli poprosisz kogoś o poświęcenie 30 lub 60 minut na cały dzień, musisz włożyć trochę wysiłku.
Lub - i nie, niestety, nie zamierzam mówić „po prostu skrzydluj, Czad” - możesz zmienić to spotkanie w e-mail. Zajmuje to trochę więcej czasu niż tworzenie harmonogramu, ale pozwala zaoszczędzić faktyczny czas spotkania. Na szczęście mamy tutaj instrukcje, jak łatwo to zrobić.
