Przyznaję - uwielbiam, kiedy spotkania są odwołane. Kiedy na moim komputerze pojawia się powiadomienie z informacją, że mam godzinę, czuję się wolny. Ciężar został podniesiony i czuję, że kontroluję mój harmonogram. (Eee, nie, nie mam problemów z kontrolą, dlaczego pytasz?)
Ale rozumiem również znaczenie spotkań, gdy są one wykonywane prawidłowo. Niektóre rzeczy są po prostu lepiej osiągnięte, gdy możesz rozmawiać z ludźmi w czasie rzeczywistym i nie zgubić się w śladach wiadomości e-mail i czatów.
Biorąc to pod uwagę, czasami nadal konieczne jest odepchnięcie jednego do tyłu. Oto kilka przypadków, w których masz na razie pozwolenie na usunięcie jednego z kalendarza (jeśli to ty go zaplanowałeś).
1. Nie jesteś w pełni przygotowany
Upuściłeś piłkę. Być może zapomniałeś o zbliżającym się spotkaniu lub wciąż zaniedbywałeś czas przeznaczony na przygotowanie się do niego. Tak czy inaczej, po prostu nie jesteś gotowy do pełnego i produktywnego prowadzenia dyskusji.
Jeśli nadal będziesz się spotykać, prawdopodobnie nie będzie miał żadnego kierunku i sprawi, że wszyscy będą się zastanawiać, jakie są dania na wynos (jeśli w ogóle). No cóż, to tylko strata czasu wszystkich, prawda?
Ale usłysz to: nie chcesz, aby „niestabilna i zawodna” była Twoją wizytówką. (Przynajmniej nie sądzę, że tak.)
Tak, jest OK, jeśli zdarza się to tak często. Życie się dzieje - ale nie pozwól, by stało się nawykiem. Zamiast tego postaw na swoją misję, aby pozostać przy zadaniu, być odpowiedzialnym i szanować czas innych ludzi.
I uważaj na rodzaje spotkań, które planujesz. Jeśli na przykład nieustannie odkładasz swoją relację jeden na jednego z szefem lub raport bezpośredni, prawdopodobnie skończysz z zaufaniem do tego ważnego związku.
2. Nie masz wszystkich informacji
Ten miesiąc był zablokowany w twoim kalendarzu. Spędziłeś kilka godzin, zbierając wszystko, czego potrzebujesz, i opracowałeś szczegółowy, ale realistyczny plan. Ale pomimo całej pracy przygotowawczej, którą wykonałeś, wciąż brakuje ci niektórych ważnych informacji.
Klient nie podpisał umowy, szef nie zatwierdził budżetu projektu, przebudowujesz witrynę, ale marketing nie zdecydował się na jakiś temat - cokolwiek to jest, bez tych bryłek wiedzy po prostu będziesz kręcąc kołami w błocie i nigdzie się nie ruszając.
Opóźnij spotkanie, aby uzyskać potrzebne informacje.
3. Dzieje się coś większego
Firma, dla której pracowałem, została przejęta, a kierownictwo przekazało nam tę wiadomość pod koniec dnia, kiedy większość ludzi pakowała się, aby odejść.
Oznaczało to, że następny dzień był pełen niepewności. Nikt nie chciał się spotkać, aby porozmawiać o najdrobniejszych szczegółach konkretnego projektu. Chcieli odpowiedzi na pytania typu „Czy nadal będę miał pracę?”
Ludzie potrzebują czasu na przetworzenie, gdy nastąpią zmiany w dużej firmie, bez względu na to, czy będzie to zapowiedź zwolnień, czy wiadomość o reorganizacji firmy.
I oczywiście potrzebują także czasu i przestrzeni, gdy coś wielkiego wstrząsa światem, jak klęska żywiołowa lub atak terrorystyczny. W rezultacie czasami trzeba odłożyć mniejsze przedmioty codziennego użytku. Będziesz miał dużo czasu, aby się z nimi zająć, gdy wszyscy poczują się bardziej stabilni i gotowi do skupienia się. Spotkanie może poczekać.
Spotkania nie są moimi ulubionymi i nie jestem sam. Więc błagam - bądź ostrożny, planując i realizując jeden z nich.
Kiedy musisz anulować lub zmienić termin, zrób to ostrożnie. Po naciśnięciu tego przycisku usuń wyjaśnienia uczestnikom. Nie musi to być poeta, tylko krótki i słodki powód:
lub
Konkluzja: Jeśli umieścisz coś w kalendarzu, powinieneś starać się go trzymać.
Ale jeśli jedna z tych sytuacji się pojawi, to na wszelki wypadek odłóż. Spotkanie, w którym nic nie da się osiągnąć - albo dlatego, że coś większego jest rozproszeniem, albo dlatego, że nie masz wszystkich elementów układanki - zwykle nie jest tego warte.
