Szybkie pytanie: Czy jesteś podekscytowany, gdy w kalendarzu pojawia się zaproszenie na spotkanie? Domyślam się, że odpowiedź brzmi „nie”. A jednak częste - czasem nawet codzienne - spotkania są częścią kultury wielu firm.
Myślę, że przez większość czasu spotkania pracowników są stratą czasu. Jasne, rozumiem, że czasami potrzebne są spotkania wszystkich rąk. Ale przez większość czasu istnieją inne, bardziej wydajne sposoby, aby wszyscy w Twojej firmie lub dziale byli na bieżąco z tym, co dzieje się w biurze.
Oto cztery rzeczy, które należy rozważyć następnym razem, gdy planujesz spotkanie.
1. Przerwy to zabójcy produktywności (i potencjalnie zysku)
Kiedy odrobiłem matematykę i zdałem sobie sprawę, że jednogodzinne spotkanie z 17 osobami (licznymi pracownikami ShortStack, w tym z naszymi zdalnymi pracownikami, którzy dołączają do nas za pośrednictwem Hangoutów Google+) jest naprawdę 17-godzinnym spotkaniem, od razu poprosiłem o redukuj spotkania naszych pracowników do co drugiego tygodnia.
Jeśli chcesz mieć motywację do skrócenia czasu spędzanego przez ciebie i twoich pracowników na spotkaniach, sprawdź MeetingCalc. Gdy podasz średnią pensję swojego zespołu plus liczbę uczestników spotkania, a następnie zobaczysz koszt spędzonego czasu, są bardzo duże szanse, że również wprowadzisz zmiany. Weź pod uwagę, że godzinne spotkanie z 17 pracownikami, którzy zarabiają średnio 40 000 USD rocznie, kosztuje 232, 88 USD. Jeśli spotykasz się codziennie lub nawet kilka razy w tygodniu, ta cena szybko się sumuje.
2. Wiadomości błyskawiczne to skuteczny sposób na uzyskanie większości wiadomości - szybciej
W ShortStack korzystamy z aplikacji do przesyłania wiadomości o nazwie Slack. Każdy ma swoje własne konto, które może służyć do prywatnej komunikacji między pracownikami, a następnie istnieją kanały, które obejmują wszystkich członków niektórych działów.
Na przykład mamy kanał „ogólny”, w którym wychodzą wiadomości, które dotyczą wszystkich; kanał „programistyczny”, w którym członkowie zespołu programistów, w tym niektórzy zdalni pracownicy, dzielą się informacjami o zmianach technicznych oraz kanał „wsparcia” do rozmów na temat problemów z obsługą klienta.
I często używamy Slacka zamiast spotkań. Na przykład niedawno przeprojektowaliśmy naszego bloga i był to dość duży projekt. Niektóre firmy mogą czuć, że konieczne jest zorganizowanie spotkania w celu ogłoszenia takiego komunikatu. Był to jednak idealny czas na skorzystanie z naszego „ogólnego” czatu. Opublikowaliśmy notatkę, że nowy blog jest uruchomiony i sugerujemy wszystkim, aby to sprawdzili. Gdyby to była większa zmiana, powiedzmy, zmiana platformy wymagająca wersji demo, mielibyśmy szybkie spotkanie personelu. Ale ponieważ było to coś, co cały zespół mógł sprawdzić we własnym czasie, zdecydowaliśmy się pozostać przy czacie.
(Aha, mamy też „przypadkowy” kanał, w którym dzielimy się rzeczami, które nie mają nic wspólnego z pracą: filmy z głupimi ludzkimi sztuczkami, ważne wiadomości o stanie małżeństwa Jaya Z i Beyoncé oraz oczywiście memy kotów .)
3. Istnieją inne sposoby na spotkanie
Kilku członków zespołu programistów ShortStack idzie na spacer każdego popołudnia około 3 po południu. Tak, technicznie rzecz biorąc, są na spotkaniu, omawiając postępy różnych projektów, nad którymi pracują, ale różni się to od typowego spotkania w biurze. Wiem, że dzięki ćwiczeniom moja krew płynie i sprawia, że myślę lepiej, więc jestem w pełni poparty tych popołudniowych spacerów i rozmów.
Co więcej, zespół programistów często pracuje nad projektami, które nie angażują reszty biura. Popołudniowe spacery to idealny czas, aby porozmawiać o tych projektach i zorganizować coś w rodzaju „spotkania personelu” bez poświęcania całego czasu innym pracownikom na coś, co ich nie dotyczy ani nie angażuje.
Przeczytałem również badania, które pokazują, że spacery zwiększają kreatywne myślenie, z czego każdy mógłby skorzystać trochę więcej. Przeczytałem, że chodzenie w grupie sprawia, że ludzie czują się bardziej chętni do współpracy, ponieważ wszyscy poruszają się w tym samym kierunku, dosłownie, zamiast siedzieć przy stole. (Więcej o korzyściach z chodzenia na spotkaniach tutaj.)
4. Każde spotkanie powinno być planowane z myślą o wydajności
Jest czas i miejsce na większe spotkania personelu. Ale kiedy nadejdzie ten czas, upewnij się, że maksymalnie wykorzystasz jak najmniej czasu, mając plan i cele, a może nawet jasno określone cele. Na ShortStack nasz asystent biurowy wysyła wiadomość e-mail na kilka dni przed spotkaniami co dwa tygodnie z prośbą o elementy porządku obrad. Następnie jedna osoba z każdego działu udziela szybkiej - około trzech minut - aktualizacji na temat tego, co dzieje się w zakresie treści / PR, sprzedaży, obsługi klienta, rozwoju i innych działów. W tym momencie podaję również aktualizację „stanu biznesu” i sam składam szerokie wnioski. W większości tygodni spotkanie naszych pracowników trwa około 40 minut, maks.
Spotkania te odbywały się co tydzień i trwają dłużej, odkąd każda osoba przekazała swoją aktualizację. Ponieważ zmniejszyliśmy częstotliwość i długość, zauważyłem również, że mamy więcej zaimprowizowanych spotkań między mniejszymi grupami. Wydaje się, że pracownicy czują się bardziej upoważnieni do zajmowania się ważnymi i terminowymi sprawami, a następnie dzielą się aktualizacjami na większym spotkaniu.
Jestem ciekawy, co wszyscy myślicie o spotkaniach? Tak lub nie? Wydajna czy strata czasu? Jeśli nie jesteś fanem, co zamiast tego robisz?
