W zeszłym miesiącu przedstawiłem trzy wskazówki dotyczące lepszego zarządzania projektami, w tym, jak właściwie delegować, jak najlepiej wykorzystać narzędzia i jak skutecznie zamknąć swój projekt. Ale zarządzanie projektami stwarza tak wiele wyjątkowych wyzwań, z szerokim zakresem badań, które stale przedstawiają nowe podejścia i perspektywy, więc nie mogłem się powstrzymać od dalszych wskazówek.
Te wskazówki koncentrują się na proaktywnym zarządzaniu kilkoma rzeczami, które mogą cię podkraść i zniszczyć Twój sukces. Czasami czuje się, jakby małe demony porażek czaiły się w każdym rogu, czekając, aby dać ci dobre „gotcha!” Oto jak zarządzanie ryzykiem, zarządzanie zmianami i zarządzanie zakresem zwiększy twoje szanse na sukces.
1. Zwróć szczególną uwagę na swoje ryzyko
Ryzyko to zagrożenie, które musi się jeszcze zmaterializować, a pierwszą rzeczą, którą możesz zrobić, aby zapobiec jego zmaterializowaniu, jest po prostu wiedza o jego istnieniu. Jeśli opracowujesz nową aplikację, za pomocą której klienci będą mogli płacić rachunki, ryzyko może wahać się od mniejszego lub średniego (członek zespołu zostaje przeniesiony, pozostawiając niedobór personelu) do dużego (zmiany w przepisach dotyczących płatności mobilnych wymagają używać zupełnie innej technologii). Nie można zapobiec występowaniu każdego ryzyka, ale wyczerpujące i przemyślane zestawienie każdego możliwego ryzyka może pomóc w zarządzaniu tą możliwością.
Na etapie planowania projektu opracuj dziennik ryzyka, w którym możesz śledzić ryzyko, które może stanowić wyzwanie dla Twojej osi czasu, budżetu lub ogólnej zdolności do ukończenia projektu. Istnieje wiele różnych szablonów dostępnych online, ale większość z nich sugeruje dołączenie opisu ryzyka, daty jego powstania, prawdopodobieństwa jego wystąpienia oraz ciężkości konsekwencji, jeśli tak się stanie. Każde ryzyko powinno mieć przypisanego właściciela, który będzie go monitorować, a co najważniejsze, znaczący zestaw działań, które można podjąć, aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia tego ryzyka (jeśli takie istnieje). Na przykład ryzyko awarii serwera, powodującej utratę danych ludzi, może być niskie prawdopodobieństwo, ale duże zagrożenie, spełnione przez plan ograniczania ryzyka w celu zainstalowania serwera zapasowego. Chociaż prawdopodobieństwo jest niskie, wpływ byłby tak wielki, że wczesne i bezpieczne kroki, aby uwzględnić tę możliwość, byłyby warte kosztów i wysiłku.
Pamiętaj, że powinien to być żywy, oddychający dokument, a nowe zagrożenia powinny być rozliczane i monitorowane, gdy pojawiają się w trakcie realizacji projektu.
2. Położyć podwaliny pod zmiany
Zarządzanie projektami z konieczności oznacza, że w jakiś sposób zakłócasz status quo. I nie jest tajemnicą, że wiele osób uważa, że zmiana jest, cóż, trudna, co najmniej. W białej księdze dla Project Management Institute, konsultant Marge Combe omawia koncepcję gotowości do zmiany jako kapitału - zarówno człowieka, jak i poza nim - organizacji gotowej jest poświęcić się zmianie, a także psychologicznej gotowości ludzi, których współpraca jest wymagana do wprowadzić zmianę. Jeśli nie możesz sobie pozwolić na zmianę lub jeśli wszyscy twoi pracownicy stoją na zewnątrz z oznakami protestu, to oczywiście nie jesteś w stanie posunąć się naprzód.
Co więc możesz zrobić, aby położyć podwaliny pod zmianę, czy to dużą, czy małą? Namacalne aspekty zarządzania zmianami są nieco łatwiejsze do opanowania. Jeśli jasne jest, że nie masz pieniędzy, sprzętu ani możliwości technologicznych, aby wykonać pracę, to od razu musisz się zająć.
To praca kulturalna i psychologiczna wymaga bardziej starannego wykonania. Jeśli pracownicy lub klienci są odporni na zmianę, poświęć czas na zrozumienie, dlaczego. Być może istnieje nieporozumienie, które możesz wyjaśnić, lub poważna wada twojego planu, której nie rozważałeś. Zespół pracowników biurowych może narzekać na przejście z przetwarzania formularzy papierowych na formularze elektroniczne. Zamiast zakładać, że zespół jest odporny na zmiany, dyskusja z nimi na temat ich zastrzeżeń może ujawnić, że system elektroniczny nie ma możliwości radzenia sobie z wyjątkami, co ostatecznie doprowadzi do dezorganizacji i dwóch oddzielnych procesów. Zrozumienie perspektywy pracowników, którzy używaliby tego dnia na co dzień, może pomóc zapewnić, że zmiana służy całej organizacji.
Organizacje z ludźmi, którzy są otwarci na zmiany i którzy rozumieją zmianę oraz związane z nią korzyści, znacznie częściej widzą, że zmiana zachodzi bezproblemowo, niż te, które trzymają swoich ludzi w ciemności.
3. Pomyśl o Scree Creep jako twoim śmiertelnym wrogu
Pełzanie zakresu - gdy parametry projektu stopniowo wykraczają poza ustalone pierwotne granice - jest częstym wykolejeniem projektów. Dzieje się tak głównie dlatego, że często wydaje się sensowne, aby rozszerzyć swój pierwotny zakres. Może się zdarzyć, że uderzasz się w czoło w „dlaczego nie pomyślałem o tym” lub jesteś przekonany przez interesariuszy, że dodatkowy dzwonek lub gwizdek pozwoli zaoszczędzić godziny pracy każdego dnia.
Z reguły nie - powtarzam, nie - poddawaj się tym wymaganiom.
Oczywiście, czasami zmieniają się wymagania i może być łatwiej zmienić grę dzisiaj niż wrócić, kiedy wszystko zostanie powiedziane i zrobione. Ale te dodatki często się sumują, dostarczając prosto do niezadowolonego wszechświata z przekroczeniem budżetu i spóźnieniem.
Najlepszym sposobem, aby zapobiec pełzaniu zakresu, jest poświęcenie większej ilości czasu i energii na zbieranie wymagań, wyczerpujące wywiady z ekspertami w danej dziedzinie i zadawanie właściwych pytań, aby upewnić się, że niczego nie umknie. W nieuniknionym przypadku dokładnie rozważ koszty i korzyści wynikające ze zmiany zakresu. W razie potrzeby zachowaj listę ulepszeń fazy drugiej, do których możesz wrócić, gdy oryginalny projekt znajdzie się na ziemi.
Tak wiele wyników, których potrzebujesz na osi czasu, których potrzebujesz, można prześledzić jako proaktywnych. Wytrenuj się, aby poczuć problem, zanim się pojawi, i poczuć, jak szarpnięcie celownika przesuwa się, zanim ześle ci tunel czasoprzestrzenny. Nie pomyślisz o wszystkim, ale foresight przebije perspektywę każdego dnia.
