Zmarnowany czas już nigdy nie wróci.
Benjamin FranklinCzas jest kluczowym zasobem, którego po prostu nie możemy uzupełnić. 24 godziny każdego dnia to wszystko, co otrzymujemy - raz spędzone te godziny są tracone na zawsze. Oznacza to, że jeśli starasz się dopasować wszystkie swoje priorytety i zadania do swojego dnia, nadszedł czas, aby poszukać metod efektywniejszego wykorzystania tych godzin i minut.
Oto kilka popartych badaniami sugestii, które mogą pomóc w maksymalnym wykorzystaniu czasu.
1. Wartość co minutę
Jako trener zdałem sobie sprawę, że na poziomie podstawowym sprzedajemy się krótko w dziale czasowym. W wielu przypadkach pozwalamy innym korzystać z naszego czasu. Zatem najważniejszym krokiem w zarządzaniu czasem jest przejęcie odpowiedzialności za nasz czas, zrobienie miejsca dla działań, które są znaczące i produktywne, oraz wyeliminowanie tych, które mają mniej długoterminową wartość.
To, co wyróżnia godne zadania, to wyniki związane z inwestycją czasu. Na przykład możesz rutynowo uczestniczyć w spotkaniu, które obejmuje wiele pojedynków, ale nie wiele akcji. Czy ten przydzielony czas można lepiej poświęcić na alternatywne działania, takie jak nawiązywanie kontaktów z klientami lub współpraca z kolegami? Często są możliwości „wydobywania” czasu na bardziej produktywne działania - po prostu je przeoczamy.
W tym celu dokładnie sprawdź, jak spędzasz czas, wypełniając audyt kalendarza. Rozpocznij od tego ćwiczenia: nagrywaj aktywności z godziny na godzinę przez dwa tygodnie. Następnie przejrzyj swoje wpisy, mając na uwadze następujące pytania: Czy dobrze spędziłeś czas? Czy ze spędzonym czasem związane były solidne korzyści? Czy znów wybrałbyś tę samą trasę? W wielu przypadkach problem „czasu” jest w rzeczywistości problemem „zadania”. Odrzuć więc zadania, które w niewielkim stopniu zwiększają twoją skuteczność.
2. Zrób miejsce dla większego skupienia
Od dzwonienia telefonów po współpracowników zatrzymujących się przy biurku na rozmowę, w większości środowisk biurowych rozprasza się uwagę. (Radzenie sobie z „drive-bys” może być prawdziwym wyzwaniem.) Chociaż te rozproszenia stały się akceptowaną częścią życia zawodowego, mogą siać spustoszenie na naszym poziomie wydajności. Kiedy cały dzień znajdujemy się w trybie zatrzymania i rozruchu, powtarzamy zadania, tracimy swoje miejsce i obracamy koła. W rzeczywistości ponowne ustawienie ostrości po przerwie może zająć 20 minut lub dłużej.
W niektórych przypadkach sprawcami są otwarte biura. Jednak przyczyniamy się również do problemu dzięki wyborom, których dokonujemy. Psycholog Daniel Goleman mówi, że musimy przejąć kontrolę i chronić się przed własnymi harmonogramami - poświęcając czas na życie zawodowe, aby głęboko skoncentrować się na ważnych zadaniach. Musimy zidentyfikować odcinki czasu, kiedy, jak wyjaśnia Goleman, mamy możliwość „kokonowania” i pełnej koncentracji.
Możesz rozważyć wyciszenie telefonu komórkowego lub skorzystanie z funkcji wstrzymania skrzynki odbiorczej Google, aby codziennie wyłączać przychodzące wiadomości e-mail na około godzinę. Możesz także poprosić swojego kierownika o odłożenie dwóch nieprzerwanych 30-minutowych okresów w ciągu dnia roboczego, być może na początku dnia, w porze lunchu lub na koniec dnia, gdzie możesz skulić się i skoncentrować na pracy.
Prawdopodobnie zdziwisz się, jak wiele z tego czasu wydostałeś.
3. Oswojone zwlekanie
Kunktatorstwo jest jednym z najczęstszych wyzwań w miejscu pracy - i dla niektórych z nas; może stać się ogromnym marnotrawcą czasu. Chociaż kunktatorstwo może wynikać z poczucia przytłoczenia lub niedostatecznego przygotowania (w takim przypadku nie zwlekaj z szukaniem wskazówek), badania sugerują również, że kunktatorstwo może wystąpić w wyniku tego, jak postrzegamy zadania i cele. Konkretnie rzucamy niektóre zadania w bardzo negatywne światło - na przykład: „Skończę raport do piątku, więc mój menedżer nie będzie się na mnie denerwował”. Są to tak zwane cele „unikania” - wykonujesz je, aby unikaj negatywnych konsekwencji - i, co ciekawe, mają większą tendencję do korelacji z kunktatorstwem.
Ale oto dobra wiadomość: możesz ograniczyć kunktatorstwo, próbując inaczej spojrzeć na te zadania, zmieniając je jako cel „zbliżania się” do celu „unikania”. Jeśli boisz się jakiegoś zadania, spróbuj spojrzeć na nie w kontekście bardziej atrakcyjnego wyniku. Czy jego ukończenie może przyczynić się do osiągnięcia większego, bardziej pozytywnego celu - na przykład wywarcia wrażenia na klientach lub bycia postrzeganym jako gracz zespołowy? To może pomóc ci utrzymać kurs. Dodatkowy bonus? Cele podejścia wydają się oferować więcej satysfakcji, gdy zostaną ostatecznie osiągnięte.
Wypróbuj jedną z tych strategii i sprawdź, czy wszystko zmieni się na lepsze. Poinformuj nas, jak sobie radzisz na Twitterze @dailymuse i @MRGottschalk.
Chcesz w pełni wykorzystać swój dzień? Zapisz się na naszą klasę Hack Your Work Life na Muse University!
